Vorlagen für Stellenbeschreibungen

Verwaltungsassistent Job Description

Ein:e Verwaltungsassistent:in ist ein unverzichtbarer Teil jedes Büroteams. Sie kümmern sich um tägliche Büroaufgaben, unterstützen das Personal und sorgen dafür, dass die Büroabläufe reibungslos verlaufen. Die Rolle beinhaltet ein hohes Maß an Multitasking. Sie werden Büropläne handhaben, Meetings koordinieren und Ihrem Team administrative Unterstützung bieten.

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Was steht in einer Stellenbeschreibung für Verwaltungsassistent:innen?

Ein:e Verwaltungsassistent:in ist dafür verantwortlich, das Büro zu unterstützen, indem eine Vielzahl von Aufgaben ausgeführt wird. Dazu gehören das Beantworten von Anrufen, das Planen von Meetings und die Betreuung von Besucher:innen. Oft sind sie der erste Kontaktpunkt für Kund:innen und Besucher:innen und spielen daher eine Schlüsselrolle bei der Schaffung eines positiven ersten Eindrucks.

Wichtige Aspekte der Tätigkeit eines:r Verwaltungsassistent:in:

Erledigung von Büroaufgaben, wie das Ablageführen, Erstellen von Berichten und Präsentationen, Vorbereiten von Meetings und Nachbestellen von Büromaterial.
Filtern von Telefonanrufen und Weiterleiten der Anrufer:innen an die entsprechende Stelle.
Nutzung von Computern zum Erstellen von Berichten, Protokollieren von Sitzungsminuten, Erstellen von Präsentationen und Durchführen von Recherchen.

Zu unseren Interviewfragen

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Verwaltungsassistent Stellenbeschreibung (Muster)

Über die Rolle

[Company Name] is on the lookout for an organised and dependable Administrative Assistant to join our team. In this role, you will provide administrative support, ensuring efficient operation of the office. You will be supporting our managers and employees through a variety of tasks related to organization and communication.

As an Administrative Assistant, you will be the force that keeps our team on track, organized, and well-informed. Your role will be integral to the success of our team and [Company Name].

Does this sound like you? Then please don’t hesitate to apply for this position. We look forward to hearing from you!

[Unternehmensname] sucht eine:n organisierte:n und zuverlässige:n Verwaltungsassistent:in, um unser Team zu verstärken. In dieser Rolle werden Sie administrative Unterstützung bieten und einen effizienten Betrieb des Büros sicherstellen. Sie unterstützen unsere Manager:innen und Mitarbeiter:innen bei verschiedenen Aufgaben im Bereich Organisation und Kommunikation.

Als Verwaltungsassistent:in sind Sie die treibende Kraft, die unser Team auf Kurs, organisiert und gut informiert hält. Ihre Rolle ist für den Erfolg unseres Teams und [Unternehmensname] unerlässlich.

Klingt das nach Ihnen? Dann zögern Sie bitte nicht, sich auf diese Stelle zu bewerben. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

Verwaltungsassistent Zuständigkeiten

Remember these are example responsibilities, not all of these will be relevant to your specific Administrative Assistant job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Answer and direct phone calls.
• Organize and schedule appointments.
• Plan meetings and take detailed minutes.
• Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes, and forms.
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports.
• Develop and maintain a filing system.
• Update and maintain office policies and procedures.
• Order office supplies and research new deals and suppliers.
• Provide general support to visitors.

Denken Sie daran, dass dies beispielhafte Aufgaben sind und nicht alle für Ihre spezifische Stellenanzeige für eine:n Verwaltungsassistent:in relevant sein werden. Bitte passen Sie den Text an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Anrufe entgegennehmen und weiterleiten.
• Termine organisieren und planen.
• Meetings vorbereiten und detaillierte Protokolle führen.
• E-Mails, Korrespondenznotizen, Briefe, Faxe und Formulare schreiben und verteilen.
• Bei der Vorbereitung regelmäßiger Berichte assistieren.
• Ein Ablagesystem entwickeln und pflegen.
• Büro-Richtlinien und -Verfahren aktualisieren und pflegen.
• Büromaterial bestellen und nach neuen Angeboten und Lieferanten recherchieren.
• Besucher:innen allgemeine Unterstützung bieten.

Verwaltungsassistent Anforderungen

Remember these are example requirements, not all of these will be relevant to your specific job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Proven experience as an administrative assistant, virtual assistant, or office admin assistant.
• Knowledge of office management systems and procedures.
• Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines.
• Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular).
• Excellent time management skills and the ability to prioritize work.
• Attention to detail and problem-solving skills.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong organizational skills with the ability to multi-task.
• High School degree; additional qualification as an administrative assistant or secretary will be a plus.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

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