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Verwaltungsassistent

Ein:e Verwaltungsassistent:in ist ein unverzichtbarer Teil jedes Büroteams. Sie kümmern sich um tägliche Büroaufgaben, unterstützen das Personal und sorgen dafür, dass die Büroabläufe reibungslos verlaufen. Die Rolle beinhaltet ein hohes Maß an Multitasking. Sie werden Büropläne handhaben, Meetings koordinieren und Ihrem Team administrative Unterstützung bieten.

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Was steht in einer Stellenbeschreibung für Verwaltungsassistent:innen?

Ein:e Verwaltungsassistent:in ist dafür verantwortlich, das Büro zu unterstützen, indem eine Vielzahl von Aufgaben ausgeführt wird. Dazu gehören das Beantworten von Anrufen, das Planen von Meetings und die Betreuung von Besucher:innen. Oft sind sie der erste Kontaktpunkt für Kund:innen und Besucher:innen und spielen daher eine Schlüsselrolle bei der Schaffung eines positiven ersten Eindrucks.

Wichtige Aspekte der Tätigkeit eines:r Verwaltungsassistent:in:

Erledigung von Büroaufgaben, wie das Ablageführen, Erstellen von Berichten und Präsentationen, Vorbereiten von Meetings und Nachbestellen von Büromaterial.
Filtern von Telefonanrufen und Weiterleiten der Anrufer:innen an die entsprechende Stelle.
Nutzung von Computern zum Erstellen von Berichten, Protokollieren von Sitzungsminuten, Erstellen von Präsentationen und Durchführen von Recherchen.

Interviewfragen verfügbar

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Verwaltungsassistent Stellenbeschreibung (Muster)

Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter:innen.

Über die Rolle

English

Deutsch

[Company Name] is on the lookout for an organised and dependable Administrative Assistant to join our team. In this role, you will provide administrative support, ensuring efficient operation of the office. You will be supporting our managers and employees through a variety of tasks related to organization and communication.

As an Administrative Assistant, you will be the force that keeps our team on track, organized, and well-informed. Your role will be integral to the success of our team and [Company Name].

Does this sound like you? Then please don’t hesitate to apply for this position. We look forward to hearing from you!

[Unternehmensname] sucht eine:n organisierte:n und zuverlässige:n Verwaltungsassistent:in, um unser Team zu verstärken. In dieser Rolle werden Sie administrative Unterstützung bieten und einen effizienten Betrieb des Büros sicherstellen. Sie unterstützen unsere Manager:innen und Mitarbeiter:innen bei verschiedenen Aufgaben im Bereich Organisation und Kommunikation.

Als Verwaltungsassistent:in sind Sie die treibende Kraft, die unser Team auf Kurs, organisiert und gut informiert hält. Ihre Rolle ist für den Erfolg unseres Teams und [Unternehmensname] unerlässlich.

Klingt das nach Ihnen? Dann zögern Sie bitte nicht, sich auf diese Stelle zu bewerben. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben der Bewerber:innen. Sie sollten ganz klar darlegen, was ein:e Bewerber:in von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
Verwenden Sie eine Sprache, die potenzielle Bewerber:innen direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidat:innen schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was seine Leitwerte sind.

Verwaltungsassistent Zuständigkeiten

English

Deutsch

Remember these are example responsibilities, not all of these will be relevant to your specific Administrative Assistant job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Answer and direct phone calls.
• Organize and schedule appointments.
• Plan meetings and take detailed minutes.
• Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes, and forms.
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports.
• Develop and maintain a filing system.
• Update and maintain office policies and procedures.
• Order office supplies and research new deals and suppliers.
• Provide general support to visitors.

Denken Sie daran, dass dies beispielhafte Aufgaben sind und nicht alle für Ihre spezifische Stellenanzeige für eine:n Verwaltungsassistent:in relevant sein werden. Bitte passen Sie den Text an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Anrufe entgegennehmen und weiterleiten.
• Termine organisieren und planen.
• Meetings vorbereiten und detaillierte Protokolle führen.
• E-Mails, Korrespondenznotizen, Briefe, Faxe und Formulare schreiben und verteilen.
• Bei der Vorbereitung regelmäßiger Berichte assistieren.
• Ein Ablagesystem entwickeln und pflegen.
• Büro-Richtlinien und -Verfahren aktualisieren und pflegen.
• Büromaterial bestellen und nach neuen Angeboten und Lieferanten recherchieren.
• Besucher:innen allgemeine Unterstützung bieten.

Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, Bewerber:innen mit den benötigten Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden.
Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die potenzieller Bewerber:innen verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die Bewerber:innen wirklich brauchen, um die Stelle erfolgreich auszufüllen.
Sofern Quereinsteiger:innen für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.