Stellenanzeigen-Vorlage

Eventkoordinator

Sie fragen sich, was ein Eventkoordinator ist und worauf Sie achten sollten, wenn Sie diesen neu einstellen? Wir haben die Antwort für Sie:

Eventkoordinatoren sind die Planer, Organisatoren und Veranstalter eines breiten Spektrums von Events. Sie bauen Produkteinführungen und Marketingveranstaltungen auf und ab und sind in der Lage, die erfolgreichen und weniger erfolgreichen Elemente einer jeden Veranstaltung zu analysieren.

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Was beinhaltet die Stellenbeschreibung eines Eventkoordinators?

Ein Eventkoordinator plant und veranstaltet Events zu Marketingzwecken, hat eine Leidenschaft für Veranstaltungen, ist kreativ und organisiert und verfügt über ein großes Kommunikations- und Verhandlungsgeschick. Sie konzentrieren sich dabei ganz auf das Ziel, den Bekanntheitsgrad der Marke zu steigern, um langfristig den Absatz, die Zahl der Abonnements oder der Anmeldungen zu erhöhen.

Weitere wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung für Eventkoordinatoren:

Da Eventkoordinatoren in der Regel an mehreren Veranstaltungen gleichzeitig arbeiten, sind hervorragende Organisations- und Planungsfähigkeiten und eine gewisse Multitasking-Fähigkeit unverzichtbar.
Eventkoordinatoren spezialisieren sich auf das Eventmanagement zu Branding- und Marketingzwecken. Eine Leidenschaft für Branding und Kampagnen ist eine weitere wichtige Grundvoraussetzung hierfür.
Weil sie außerdem mit vielen Abteilungen und externen Dienstleistern gleichzeitig zusammenarbeiten müssen, sind Verhandlungsgeschick, fantastische Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, sowie die Fähigkeit, mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten, zwingend erforderlich.

Interviewfragen verfügbar

Zu unseren Interviewfragen für Eventkoordinatoren

Eventkoordinator Stellenbeschreibung (Muster)

Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter:innen.

Über die Rolle

English

Deutsch

We’re looking for an ambitious and creative Event Coordinator to help plan, organise and execute various types of events such as product launches, marketing events, conferences and exhibitions. You should have a passion for events and be interested in improving our organisation's branding and awareness through events and marketing.

To be successful in this role you should have a passion for organising a wide range of events. As well as this, you should also have a few years of hands-on experience within the events industry. You should also have the ability to work against tight deadlines and budgets. If you think this sounds like you, we may have your next adventure here with us at {company_name}.

Dein Herz schlägt für Marketing-Events und du hegst eine Leidenschaft für die Organisation eines breiten Spektrums unterschiedlichster Veranstaltungen? Du verfügst über praktische Erfahrung in der Eventbranche und bist in der Lage, mit engen Fristen und Budgets zu arbeiten? Dann wartet vielleicht dein nächstes berufliches Abenteuer hier bei {unternehmen_name}.

Wir suchen einen ehrgeizigen und kreativen Eventkoordinator (m/w/d), der uns bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedener Arten von Veranstaltungen wie Produkteinführungen, Marketingveranstaltungen, Konferenzen und Ausstellungen unterstützt. Mithilfe deines umfassenden Know-hows und deiner Leidenschaft für Veranstaltungen wirst du unser Branding und den Bekanntheitsgrad unserer Organisation durch Events und Marketing verbessern.

In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben der Bewerber:innen. Sie sollten ganz klar darlegen, was ein:e Bewerber:in von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
Verwenden Sie eine Sprache, die potenzielle Bewerber:innen direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidat:innen schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was seine Leitwerte sind.

Eventkoordinator Zuständigkeiten

English

Deutsch

Remember these are example responsibilities, not all of these will be relevant to your specific job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Liaise with both internal and external stakeholders, depending on the purpose of the event, and identify the client’s requirements.
• Work with PR and Events teams to plan, organise and execute events such as product launches, marketing events, company celebrations, conferences and exhibitions.
• Research and book vendors based on budget, quality and creativity.
• Book personnel to help with the event such as registration, set-up, audio/visual etc.
• Manage the set-up and tearing down of all events.
• Book and liaise with venues, speakers, photographers, catering, and any other relevant contractors.
• Maintain a working relationship with vendors, contractors and stakeholders.
• Assess the events’ overall success, analyse and submit findings, and improve event plans consistently according to those findings.
• Work with the Content and Design teams to create marketing materials and promotional materials for the events.

Denken Sie daran, dass es sich hier um Beispiele für Aufgaben handelt, die nicht alle für Ihre spezifische Stellenanzeige relevant sind. Bitte passen Sie den Text an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du nimmst Kontakt zu internen und externen Stakeholdern auf und ermittelst die Anforderungen des Kunden.
• Du arbeitest mit den PR- und Event-Teams zusammen, um Veranstaltungen wie Produkteinführungen, Marketing-Events, Firmenfeiern, Konferenzen und Ausstellungen zu planen, zu organisieren und durchzuführen.
• Du recherchierst und buchst Anbieter und Hilfspersonal, z. B. für die Registrierung, den Aufbau, Audio/Visualisierung usw. unter Berücksichtigung von Budget- und Qualitätsvorgaben.
• Du leitest den Auf- und Abbau aller Veranstaltungen.
• Du buchst Eventlocations, Redner, Fotografen, Caterer und andere relevante Vertragspartner.
• Du bewertest den Gesamterfolg der Veranstaltungen, analysierst und übermittelst die Ergebnisse und lässt deine Erkenntnisse in die künftige Veranstaltungsplanung einfließen.
• Du arbeitest eng mit unseren Content- und Design-Teams zusammen, um Marketing- und Werbematerialien für die Veranstaltungen zu erstellen.

Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, Bewerber:innen mit den benötigten Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden.
Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die potenzieller Bewerber:innen verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die Bewerber:innen wirklich brauchen, um die Stelle erfolgreich auszufüllen.
Sofern Quereinsteiger:innen für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Eventkoordinator Anforderungen

English

Deutsch

Remember these are example requirements, not all of these will be relevant to your specific job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• 2+ years of experience as an Event Manager/Coordinator or similar.
• Experience in the Hospitality industry or Public Relations would be beneficial.
• Proven track record of successful creative and educational events.
• Impeccable organisation skills and a great ability to work on several projects at once.
• As the nature of the role is people oriented, you should have great communication skills.
• Ability to negotiate with companies and vendors.
• Passionate about the events industry with an interest in using events to improve our brand identity and awareness to increase sales.
• Experience working with budgets.

Denken Sie daran, dass es sich hierbei um Beispielanforderungen handelt, die nicht alle auf Ihre spezifische Stellenanzeige zutreffen. Bitte passen Sie den Text an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du bringst mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Event-Manager/Koordinator oder Ähnliches mit und kannst eine Erfolgsbilanz bei kreativen und informativen Veranstaltungen vorweisen.
• Du hast idealerweise bereits Erfahrungen im Gastgewerbe oder in der Öffentlichkeitsarbeit gesammelt.
• Du überzeugst mit tadellosen Organisationsfähigkeiten und einer ausgeprägten Multitasking-Fähigkeit.
• Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungsgeschick mit Unternehmen und Anbietern.
• Du hegst eine Leidenschaft für die Veranstaltungsbranche und willst unsere Markenidentität und unseren Bekanntheitsgrad verbessern und unseren Umsatz steigern.
• Du bist erfahren in der Verwaltung von und kosteneffizienten Handhabung von Budgets.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.