Always Friday: da 2 a 22 persone, con un processo di selezione condiviso prima di creare un team HR

Per modificare la pagina Lavora con noi di Always Friday serviva l’intervento del CTO. Gli annunci nascevano in Notion, venivano copiati su LinkedIn e pubblicati separatamente sui portali universitari. Quando arrivavano le candidature, Gianluca Sordano, cofondatore e CEO, doveva ricomporre le informazioni tra strumenti diversi.

Always Friday è un’agenzia italiana di eventi aziendali nata nel 2024 con l’intelligenza artificiale al centro della propria attività. Nel periodo raccontato da Gianluca, il team era passato da due a ventidue persone in meno di un anno e aveva chiuso un round pre-seed con investitori locali. La selezione occupava circa il 30% della sua settimana lavorativa, senza una figura HR dedicata.

Quattro strumenti per seguire una candidatura

Quando Gianluca ha iniziato ad assumere, a maggio 2025, ogni posizione richiedeva una sequenza di operazioni manuali. Notion, LinkedIn, i portali universitari e la pagina aziendale avevano interfacce e liste separate. Mancava una vista comune per capire chi si fosse candidato, a che punto fosse e quale fosse il prossimo passo.

Nel suo racconto, il limite di un solo annuncio gratuito attivo su LinkedIn costringeva a scegliere quale ruolo rendere visibile. Always Friday cercava contemporaneamente persone per i team tecnico, commerciale e operativo; sostenere il costo di più pubblicazioni a pagamento non era un’opzione in quella fase.

Anche le comunicazioni richiedevano di cambiare strumento. Gianluca esportava i contatti, apriva la posta e scriveva ogni messaggio da zero. Per fissare un colloquio seguivano altri scambi. Le risposte negative non venivano inviate con regolarità e, a volte, non partivano affatto.

Con la crescita del team, i CV passavano di mano via email e i pareri si disperdevano nelle conversazioni su Slack. Per ricordare a che punto fosse una candidatura ci si affidava spesso alla memoria. Più persone partecipavano alle decisioni, ma nessuno disponeva di un quadro completo e aggiornato.

Un processo accessibile a tutto il team

Gianluca ha trovato Join a maggio 2025 mentre cercava un modo migliore per pubblicare gli annunci. Lo ha attirato la prova gratuita: poteva pubblicare più posizioni contemporaneamente senza sostenere il costo delle pubblicazioni premium su LinkedIn. «Abbiamo dato una possibilità a Join e non siamo più tornati indietro», racconta.

Da lì, l’uso si è esteso alla gestione dell’intera selezione. Con il multiposting distribuiva gli annunci su più portali. Il software di gestione delle candidature raccoglieva in un’unica vista le risposte provenienti da LinkedIn, dai portali universitari e dagli altri canali gratuiti.

Per i ruoli tecnici, Gianluca ha impostato domande di preselezione con criteri di esclusione. La conoscenza dell’italiano era obbligatoria: chi indicava di non soddisfare il requisito veniva escluso automaticamente, prima della revisione manuale.

Ha poi preparato modelli di messaggio per confermare la ricezione di una candidatura, comunicare il passaggio alla fase successiva, inviare un esito negativo e proporre un colloquio. Ogni persona del team poteva usare quei testi al momento opportuno, senza ricominciare da una pagina vuota.

«Dalle comunicazioni con chi si candida alla pianificazione dei colloqui, ora faccio tutto in Join. Risparmio fino all’80% del tempo che prima dedicavo alla selezione»

Gianluca è stato tra i primi a usare la pianificazione dei colloqui in Join. Al momento del racconto, Always Friday ne aveva fissati 77 attraverso la piattaforma. È il totale cumulativo dall’inizio dell’utilizzo, non il dato di un singolo mese o trimestre. Tutti i colloqui venivano ormai prenotati e seguiti nello stesso sistema.

Sette persone del team avevano accesso all’account, con compiti distinti: chi gestiva l’annuncio, chi conduceva i colloqui e valutava CV e lettere di presentazione, e i fondatori, che seguivano l’andamento delle selezioni. Gianluca aveva definito una volta sola i modelli di comunicazione e la struttura dei colloqui; il resto del team poteva usarli per le proprie attività.

«Join ci ha dato l’organizzazione necessaria per gestire bene le candidature, cosa che prima semplicemente non riuscivamo a fare.»

Il tempo recuperato e il lavoro iniziale

Gianluca ha preparato i modelli di messaggio e definito la struttura dei colloqui prima di condividerli con il team. Una volta pronto il processo, una nuova persona del team imparava a usare Join in meno di un giorno.

Secondo la stima di Gianluca, riunire ricerca delle candidature, comunicazioni e colloqui ha ridotto fino all’80% il tempo dedicato alle attività amministrative della selezione. Il tempo recuperato è tornato al prodotto, alle vendite e alla strategia aziendale. Il dato riguarda il lavoro amministrativo, non la durata complessiva necessaria per coprire una posizione.

Le assunzioni hanno riguardato quattro tipi di ruolo nei team tecnico, commerciale e operativo. Le ultime due nel team tecnico, un AI engineer e un full-stack engineer, sono arrivate senza segnalazioni personali: entrambe le persone hanno trovato l’azienda, si sono candidate dalla pagina Lavora con noi ospitata su Join e hanno seguito il percorso fino all’offerta.

«Sono particolarmente orgoglioso delle ultime due assunzioni nel team tecnico. Non erano persone segnalate da qualcuno. Ci hanno trovato tramite Join. Questo significa che il processo funziona davvero», dice Gianluca.

Ogni selezione seguiva ormai un processo condiviso. Le persone candidate ricevevano aggiornamenti, chi assumeva vedeva lo stato delle candidature e i fondatori potevano seguire le decisioni. Gianluca descriveva la selezione come il processo interno più strutturato dell’azienda.

«Nella maggior parte delle startup, la selezione è caotica. Join ci permette di lavorare come un vero team HR, anche con le nostre dimensioni»

Al momento del racconto, Always Friday prevedeva di espandersi in Germania, Spagna e Regno Unito nei successivi 18 mesi, poi negli Stati Uniti. Gianluca intendeva usare Join anche in quei mercati, pubblicando gli annunci localmente e gestendo le selezioni nello stesso sistema. L’obiettivo dichiarato era arrivare a 100 persone entro la fine del 2027.