¿Qué es un Applicant Tracking System (ATS)?
La definición de un Applicant Tracking System (ATS) es la de un software digital que ayuda en el proceso de reclutamiento y contratación.
La función principal de un ATS es recopilar, clasificar y filtrar a los candidatos que envían su candidatura a un anuncio de empleo. Otras funcionalidades de un sistema ATS para reclutamiento incluyen:
- Hacer seguimiento de un candidato a lo largo del pipeline de contratación (de ahí el significado de “AT” en ATS).
- Sugerir y enviar emails y respuestas automatizadas a los candidatos.
- Mostrar analíticas sobre las candidaturas gestionadas.
Desde qué es un ATS hasta cómo aprovecharlo al máximo para reclutar. Principales aprendizajes de este artículo del glosario:
¿Cómo funciona un software de seguimiento de candidatos?
Los Applicant Tracking Systems recopilan, almacenan y hacen seguimiento de candidatos, información de los candidatos y currículums enviados a una vacante abierta. Normalmente, todo esto se guarda y gestiona en una base de datos del ATS que puede consultarse, buscarse y ordenarse en cualquier momento.
En otras palabras, las herramientas ATS ayudan a las empresas y a los reclutadores a hacer seguimiento de las diferentes fuentes de candidaturas, así como de los patrones de los candidatos. Esto facilita entender qué portales de empleo funcionan mejor, junto con otras métricas como:
- Si una estrategia de reclutamiento diverso está funcionando o necesita ajustes.
- Qué títulos de empleo y palabras clave generan más interés en un anuncio de empleo.
- Qué días y momentos de la semana son mejores para publicar vacantes.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo un ATS puede ayudar en el reclutamiento. Algunos sistemas ATS, como JOIN, también ofrecen una funcionalidad de ranking automático que compara automáticamente los currículums de los candidatos con la descripción del puesto. Esto acelera el proceso de contratación, ya que el manager de selección puede decidir revisar solo las candidaturas que el sistema de seguimiento de candidatos identifica como de alta coincidencia.
Además, el software de seguimiento de candidatos puede funcionar como una herramienta de candidate relationship management, ofreciendo una visión completa de todo el recorrido de la candidatura y automatizando tareas como la comunicación con candidatos y la programación de entrevistas. Las funcionalidades concretas dependerán del ATS que utilices.Todo lo anterior contribuye a mejorar la experiencia del candidato, facilita la captación de talento y refuerza el employer branding.make sourcing candidates easier and improve employer branding.
¿Cómo mejora un sistema ATS el reclutamiento y la contratación en pymes?
Los portales ATS no son solo para grandes empresas con un gran volumen de vacantes. El software ATS también es muy beneficioso para pequeñas y medianas empresas, ya que mejora la eficiencia del reclutamiento y hace que contratar sea más rápido y sencillo.
Estos son algunos de los principales beneficios de usar un ATS para reclutar:
Publica anuncios de empleo en múltiples portales fácilmente
Una de las mayores ventajas de un ATS para la mayoría de las empresas es la funcionalidad de Multiposting. Esta opción te permite crear un anuncio de empleo dentro de tu software de seguimiento de candidatos y publicarlo automáticamente en decenas, o incluso cientos, de bolsas de empleo con un solo clic.
Esto acelera enormemente el proceso de publicación y te ahorra muchas tareas manuales, como iniciar sesión en cada portal, crear el anuncio y publicarlo por separado. Así, puedes dedicar ese tiempo a centrarte en encontrar al candidato ideal.
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Optimiza aún más tus procesos
Acelerar la publicación de vacantes es solo una de las muchas formas en las que un ATS te ayuda a optimizar tus procesos.
Un ATS permite gestionar de forma eficiente actividades de reclutamiento como el filtrado de candidatos, el envío de emails, la programación de entrevistas y la comunicación con candidatos. Con un sistema de seguimiento de candidatos, puedes automatizar y agilizar procesos que, de otro modo, requerirían mucho trabajo manual.
Mejora la organización
Todos los currículums y candidaturas se recopilan y almacenan dentro del sistema ATS, lo que mejora la organización y reduce el tiempo administrativo para los managers de selección. Esto significa que tienes todo lo que necesitas en un único lugar centralizado: tu software ATS.
En lugar de iniciar sesión manualmente en múltiples portales de empleo cada vez que quieres comprobar el rendimiento de un anuncio de empleo o ver si hay nuevas candidaturas, todo se gestiona cómodamente desde tu ATS.
Ahorra tiempo en la selección de candidatos
El pool de talento se reduce más rápido, ya que la herramienta ATS destaca a los candidatos cualificados y filtra automáticamente a los que no lo son. Esto hace que todo el proceso de selección y cribado sea mucho más rápido y sencillo.
Además, según el sistema ATS que utilices, puedes añadir preguntas al formulario de candidatura que los candidatos deben responder al postularse. Por ejemplo, puedes marcar como obligatorias preguntas sobre si el candidato tiene permiso para trabajar en tu país, y el ATS puede rechazar automáticamente candidaturas en función de las respuestas.
Mejor evaluación del proceso
El seguimiento de candidatos ofrece una visión más clara de todo el proceso y aporta información sobre qué áreas de la contratación necesitan mejoras. El software de seguimiento de candidatos te permite medir, analizar y evaluar fácilmente cada fase del proceso de selección para tomar decisiones mejor fundamentadas en el futuro.
Colaboración sencilla con otros perfiles clave
En la mayoría de los sistemas ATS (incluido JOIN), puedes colaborar fácilmente dentro del propio software con otros miembros del equipo o managers de selección. En lugar de largas cadenas de emails o conversaciones dispersas en Slack, toda la comunicación relacionada con la contratación se centraliza en una sola herramienta.
Esto facilita mucho la colaboración entre equipos y ayuda a tomar la decisión de contratación adecuada en menos tiempo.
Onboarding sin fricciones
Con toda la información relevante ya centralizada en el ATS, es muy fácil transferir los datos del candidato a un perfil de empleado una vez contratado. Muchas herramientas ATS, como JOIN, también permiten integrar el ATS con otros softwares y herramientas de RR. HH., de modo que puedas sincronizar los datos de los candidatos entre plataformas.
Para más información, consulta el resumen de las integraciones que ofrecemos.
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