¿Qué es el coste de una vacante?

¿Cuándo se utiliza el coste de una vacante?

Las vacantes pueden surgir por muchos motivos. En el mejor de los casos, aparecen como consecuencia del crecimiento de una empresa, pero también pueden deberse a:

• Renuncias, por ejemplo debido a una baja retención de empleados
• Jubilaciones
• Baja por maternidad
• Baja por enfermedad, por ejemplo a causa del burnout
• Reducciones de plantilla

Independientemente de si está prevista una sustitución o no, muchas empresas no tienen en cuenta que un puesto sin cubrir también genera costes. Por ello, estos costes de vacante deben incluirse en la planificación presupuestaria.

¿Qué se tiene en cuenta para calcular el coste de una vacante?

Para determinar el coste de una vacante, es necesario considerar varios datos clave relacionados con el puesto sin cubrir. Estos son los elementos que se incluyen en la fórmula del coste de vacante:

Salario bruto anual del puesto

La base de la fórmula del coste de una vacante es el salario bruto anual que la empresa ofrece o habría ofrecido para ese puesto.

Días laborables potenciales al año

Igualmente importante es el número de días laborables que la persona habría trabajado durante ese periodo. No se tienen en cuenta los días de vacaciones ni las bajas por enfermedad.

Tiempo medio de vacante

Para calcular los costes que probablemente generará una vacante, primero es necesario definir la duración de la misma. Para ello, se utiliza el tiempo medio de cobertura del puesto.

Muchas empresas usan los términos time to hire y time to fill como sinónimos, pero esto no refleja todo el periodo del proceso de selección.

Para obtener un resultado preciso, deben incluirse todos los días desde que surge la vacante hasta el momento en que la empresa espera haberla cubierto con éxito.

Importancia del puesto

Por último, se tiene en cuenta la importancia del puesto para la empresa. Normalmente, se asigna un factor multiplicador de 1 para puestos necesarios pero menos importantes, 2 para puestos importantes o 3 para puestos críticos.

Estos son solo los componentes básicos de la fórmula del coste de una vacante. En función del puesto y del sector, pueden añadirse otros factores, como la facturación estimada que un comercial habría generado hasta que se cubra el puesto.

¿Cómo se calcula el coste de una vacante?

Una vez definidos los elementos clave, veamos la fórmula del coste de una vacante.

Primero, el salario bruto anual se desglosa en función de los días laborables potenciales del año para extrapolarlo al periodo estimado de vacante. A continuación, se multiplica por el factor asignado. De forma resumida:

Coste de la vacante = Salario bruto anual ÷ Ø días laborables × Ø time to fill × factor

Caso práctico

Una pequeña empresa necesita con urgencia un Content Manager que se encargue de mantener y ampliar el contenido del sitio web y de la tienda online siguiendo criterios SEO. Hasta el momento, nadie en el equipo cuenta con los conocimientos necesarios.

El salario bruto anual del puesto es de 45.000€. Dado que nadie en el equipo puede asumir completamente estas tareas y que el puesto es clave para el crecimiento de la empresa, se le asigna un factor 3.

Para el tiempo medio de cobertura, se asumen 121 días y se utiliza un valor medio de 250 días laborables al año.

Ejemplo de cálculo

Si aplicamos estos valores a la fórmula, obtenemos los costes que la empresa asumiría si el puesto permaneciera sin cubrir durante 121 días:

Coste de la vacante – Content Manager = 45.000€ ÷ 250 × 3 × 121 = 65.340€.

Los costes de mantener el puesto sin cubrir durante ese periodo son casi 1,5 veces superiores a los costes del puesto cubierto.

Además, la empresa también pierde los ingresos que un empleado cualificado probablemente habría generado durante ese tiempo.

¿Por qué es importante conocer el coste de una vacante?

El coste de una vacante es un indicador clave para las empresas, ya que resulta fundamental para su estabilidad y mantenimiento:

Riesgos económicos

Los puestos sin cubrir pueden afectar gravemente al crecimiento de una empresa y provocar dificultades económicas, especialmente en las primeras fases. Sin embargo, unos costes de vacante elevados también pueden convertirse en un problema para empresas más grandes si, como consecuencia, se ven obligadas a recortar puestos.

Pérdida potencial de facturación o ingresos

Cada empleado genera ingresos para la empresa a través de su trabajo y rendimiento.

Planificación del presupuesto para acciones de selección

Algunos puestos, por ejemplo en los sectores sanitario o IT, son actualmente especialmente difíciles de cubrir, lo que puede disparar los costes de vacante.

En estos casos, el coste de una vacante también puede utilizarse para definir el presupuesto destinado a acciones de selección orientadas a limitar el impacto económico.

¿Cómo pueden las empresas reducir el coste de una vacante?

Existen varias formas sencillas de reducir el coste de una vacante y mantener la competitividad de la empresa:

Trabajadores temporales

Si surgen dificultades para encontrar candidatos adecuados, puede ser útil incorporar de forma temporal a una persona con conocimientos similares hasta encontrar al perfil ideal. Esto permite al menos estabilizar el coste de la vacante.

Talent sourcing

Otra forma de reducir el tiempo necesario para cubrir una vacante es buscar candidatos de manera activa. A través del talent sourcing o social recruiting, las empresas identifican y contactan directamente con perfiles adecuados. Aunque es un proceso que requiere tiempo, puede acortar considerablemente el time to fill.

Crear un pool de talento

Mantener el contacto con candidatos cualificados de procesos anteriores permite aumentar las probabilidades de cubrir futuras vacantes con mayor rapidez. Esto no solo reduce parte del coste de la vacante, sino también el presupuesto destinado a selección.

Optimizar la planificación y la ejecución de procesos

La duración del proceso de selección influye directamente en el coste de una vacante. Sin una planificación adecuada, el time to fill puede dispararse. En nuestro blog explicamos cómo evitar procesos demasiado largos en el artículo sobre los imprescindibles del proceso de selección.

Utilizar las herramientas de selección adecuadas

Como complemento a todo lo anterior, el time to fill puede reducirse aún más con un ATS multifuncional como JOIN.

Con JOIN, las empresas pueden agilizar sus procesos de selección, atraer talento más rápido y contratar antes, lo que contribuye directamente a reducir los costes de vacante.