Qu’est-ce que le coût de vacance d’un poste ?

Quand le coût de vacance est-il utilisé ?

Un poste vacant peut apparaître pour de nombreuses raisons. Idéalement, il s’agit d’une conséquence de la croissance de l’entreprise, mais cela peut aussi être dû à :

• Des démissions, par exemple en raison d’un faible taux de rétention
• Des départs à la retraite
• Des congés maternité
• Des arrêts maladie, par exemple liés au burn-out
• Une réduction des effectifs

Qu’un remplacement soit prévu ou non, de nombreuses entreprises ne prennent pas en compte le fait qu’un poste non pourvu génère également des coûts. Ces « coûts de vacance » doivent donc être intégrés au budget.

Que prend-on en compte dans le calcul du coût de vacance ?

Pour déterminer le coût de vacance, plusieurs données clés liées au poste concerné doivent être prises en compte. Elles constituent la base de la formule de calcul.

Salaire annuel brut du poste

La base du calcul du coût de vacance est le salaire annuel brut que l’entreprise verse ou verserait pour le poste non pourvu.

Nombre potentiel de jours travaillés par an

Le nombre de jours travaillés sur l’année est également déterminant. Les jours de congé et les jours de maladie ne sont pas pris en compte dans ce calcul.

Durée moyenne de vacance

Afin d’estimer les coûts générés par un poste vacant, il est nécessaire de définir la durée de vacance. Pour cela, on utilise généralement le time to fill moyen.

De nombreuses entreprises utilisent les indicateurs time to hire et time to fill comme des synonymes, mais cela ne reflète pas toujours l’intégralité du processus de recrutement.

Pour obtenir un résultat précis, il convient de prendre en compte chaque jour écoulé entre l’apparition du poste vacant et le moment où l’entreprise peut raisonnablement considérer le poste comme pourvu.

Importance du poste

Enfin, l’importance du poste pour l’entreprise est intégrée au calcul. Un facteur de pondération est généralement attribué, par exemple :

• 1 pour un poste nécessaire mais peu stratégique
• 2 pour un poste important
• 3 pour un poste essentiel

Les éléments ci-dessus constituent les composantes principales du calcul du coût de vacance. Selon le poste et le secteur d’activité, d’autres facteurs peuvent s’ajouter, comme le chiffre d’affaires estimé qu’un commercial aurait généré pendant la période de vacance.

Comment calculer le coût de vacance ?

Une fois les éléments clés identifiés, il est possible d’appliquer la formule du coût de vacance.

Dans un premier temps, le salaire annuel brut est ramené au nombre de jours travaillés sur l’année, puis extrapolé à la durée moyenne de vacance. Le résultat est ensuite multiplié par le facteur attribué au poste.

Formule simplifiée :
Coût de vacance = Salaire annuel brut ÷ nombre moyen de jours travaillés × durée moyenne de vacance × facteur

Exemple de cas pratique

Une petite entreprise a un besoin urgent de recruter un Content Manager capable de gérer et de développer le contenu du site web et de la boutique en ligne selon les principes du SEO. À ce stade, aucun membre de l’équipe ne dispose des compétences nécessaires.

Le salaire annuel brut du poste est de 45 000 €. Comme personne ne peut reprendre cette mission et que le poste est essentiel à la croissance de l’entreprise, un facteur de 3 est attribué.

La durée moyenne de recrutement est estimée à 121 jours, avec une base de 250 jours travaillés par an.

Exemple de calcul

En intégrant ces données dans la formule, le coût de vacance pour un poste de Content Manager laissé vacant pendant 121 jours est le suivant :

Coût de vacance – Content Manager = 45 000 € ÷ 250 × 3 × 121 = 65 340 €.

Sur cette période, le coût du poste non pourvu est presque une fois et demie supérieur à celui du poste occupé. À cela s’ajoute la perte de chiffre d’affaires ou de valeur qu’un collaborateur compétent aurait pu générer.

Pourquoi est-il important de connaître le coût de vacance ?

Le coût de vacance est un indicateur essentiel pour les entreprises, notamment pour les raisons suivantes.

Risques économiques

Des postes non pourvus peuvent freiner la croissance d’une entreprise et représenter un risque financier, en particulier pour les structures en phase de développement. Dans les grandes entreprises également, des coûts de vacance élevés peuvent devenir problématiques et conduire à des suppressions de postes.

Perte potentielle de chiffre d’affaires

Chaque collaborateur contribue à la création de valeur et de revenus par son travail. Un poste vacant entraîne donc un manque à gagner direct ou indirect.

Planification du budget de recrutement

Certains postes, notamment dans les secteurs de la santé ou de l’IT, sont actuellement très difficiles à pourvoir et peuvent faire grimper rapidement les coûts de vacance.

Le coût de vacance peut alors servir de base pour définir le budget alloué aux actions de recrutement, dans une logique de limitation des pertes.

Comment les entreprises peuvent-elles réduire le coût de vacance ?

Il existe plusieurs leviers simples pour réduire le coût de vacance et préserver la compétitivité d’une entreprise.

Recours à des collaborateurs temporaires

Lorsque le recrutement s’avère difficile, faire appel à un intérimaire ou à un prestataire disposant de compétences similaires peut permettre de stabiliser la situation jusqu’à l’embauche du bon profil.

Talent sourcing

Une autre manière de réduire le time to fill consiste à rechercher activement des candidats. Le talent sourcing, ou social recruiting, repose sur une approche proactive des profils pertinents. Bien que chronophage, cette méthode peut considérablement raccourcir la durée de vacance d’un poste.

Constitution d’un vivier de talents

Entretenir des relations avec d’anciens candidats qualifiés et constituer un vivier de talents augmente les chances de recruter plus rapidement à l’avenir. Cette approche permet de réduire à la fois les coûts de vacance et le budget consacré au recrutement.

Optimisation de la planification et des processus

La durée du processus de recrutement influence directement le coût de vacance. Sans une planification rigoureuse, les coûts liés au time to fill peuvent rapidement exploser. Nous expliquons comment éviter un processus trop long dans notre article consacré aux indispensables du recrutement.

Utiliser les bons outils de recrutement

Pour aller plus loin, l’utilisation d’un ATS multifonctionnel comme JOIN permet de réduire encore davantage le time to fill.

Les entreprises peuvent ainsi fluidifier leur processus de recrutement, attirer les talents plus rapidement et finaliser les embauches plus efficacement, ce qui contribue à limiter les coûts de vacance.