Laut einer von Doodle durchgeführten Studie verbringen Berufstätige weltweit jede Woche zwei Stunden in Meetings, die keinen Sinn erkennen lassen. Das summiert sich auf 13 Tage im Jahr, die in sinnfreie Meetings und somit Zeitverschwendung fließen und ebenso gut in einer E-Mail, einem kurzen Anruf oder einem Slack-Memo hätten abgehandelt werden können.
Gute und schlechte Gründe für Business Meetings
Bei JOIN gehen wir deshalb wie folgt vor: Bevor wir eine Einladung zu einem Meeting versenden und die Pläne unserer Kollegen für die Woche durchkreuzen, überlegen wir, ob es wirklich notwendig ist, all diese Leute zusammenzubringen. Das entscheiden wir auf Basis einiger einfacher Richtlinien, die wir hier und jetzt mit Ihnen teilen wollen.
Nachfolgend geben wir einen kurzen Überblick über die häufigsten Gründe, ein Team zu einem Meeting einzuladen – und klären, ob sich der Aufwand wirklich lohnt. Hier ein kurzer Überblick vorab:
- Unternehmens- oder Status-Updates
- Präsentationen und Schulungen
- Brainstorming-Meetings
- Meetings zur Entscheidungsfindung
- Krisensitzungen
- Teambuilding-Meetings
- Kick-off-Meetings
- Wann Meetings angesetzt werden sollten
- Wann es auch eine E-Mail oder Direktnachricht tut
- Wie Sie Zeit und Geld sparen
Unternehmens- oder Status-Updates
Sind Übeltäter Nummer 1, wenn es um Besprechungen geht, die auch per Mail oder Slack hätten stattfinden können. Es handelt sich meist um wichtige Informationen, die an ein Team weitergegeben werden müssen. Allzu oft ist die Teilnahme mehrerer Personen an einem Business Meeting jedoch alles andere als eine optimale Nutzung der Zeit.
Wenn ein Team von zehn Personen an einem 15-minütigen Meeting zu den neuesten Entwicklungen im Unternehmen teilnimmt, kostet dies insgesamt über zwei Stunden produktive Zeit. Dabei ist noch nicht einmal die Zeit berücksichtigt, die für den Weg zum Konferenzraum und zurück draufgeht – geschweige denn die Zeit, die es braucht, um wieder in den Workflow zu kommen. Kurz gesagt, Ihr Team wird den Raum mit dem Gedanken verlassen: “Diese Besprechung hätte auch eine E-Mail sein können”.
Für größere, brisante Informationen sind Meetings ideal, da sie keinen Raum für Interpretationen und Buschfunk lassen. Sie können genutzt werden, um Einzelpersonen über eine Teamumstrukturierung oder das Ausscheiden eines leitenden Angestellten zu informieren.
Bei kleineren Aktualisierungen überwiegen jedoch die Nachteile, die durch die Ablenkung des gesamten Teams entstehen. Wir haben festgestellt, dass dies bei kleineren Angelegenheiten, wie z. B. der Ankündigung eines Vaterschaftsurlaubs, genauso effektiv ist, wenn es über einen Slack-Channel mitgeteilt wird. Wenn gute Slack-Praktiken angewandt werden, kann Ihr Team diese Nachricht in seiner eigenen Zeit überprüfen und bei Bedarf später Fragen stellen.
Präsentationen und Schulungen
Klug eingesetzt, können diese Maßnahmen äußerst nützlich sein, um das Verständnis Ihres Teams für ein Thema zu vertiefen. Leider führen Sitzungen, bei denen eine Präsentation “durchgegangen” wird, oft eher dazu, dass ein Raum voller geistig abwesender Personen eine halbe Stunde lang auf einen Bildschirm starrt.
Überlegen Sie, bevor Sie eine Einladung zu einer solchen Besprechung verschicken, ob Sie oder ein anderer Beteiligter etwas zu dem besprochenen Material beizutragen haben. Wenn nicht, vergeuden Sie möglicherweise die Zeit Ihres Teams. Anstatt die Präsentation Folie für Folie durchzugehen, schicken Sie das Material an Ihr Team, damit es dieses in Ruhe durchgehen kann. Organisieren Sie anschließend eine kürzere Diskussionsrunde, wenn nötig.
Es lohnt sich, das eigene Verständnis von richtig guter Planung und Durchführung einer Besprechung aufzufrischen, bevor Sie das Meeting organisieren. Auch so können Sie Zeit-verschwenderischen Meetings vorbeugen.
Brainstorming-Meetings
Wir haben festgestellt, dass diese Meeting-Art am besten in einem persönlichen Gespräch stattfindet. Eine Brainstorming-Session, die virtuell oder über ein Messaging-Netzwerk abgehalten wird, wird wahrscheinlich im Chaos versinken, daher ist es ratsam, sie in einem Besprechungsraum abzuhalten.
Es ist jedoch wichtig, dass sich Ihr Team im Vorfeld gründlich vorbereitet, damit die Besprechung effektiv abläuft. Wenn Sie ein Ziel vorgeben, das bis zum Ende der Sitzung erreicht werden soll, und auch, was Ihr Team vorbereiten soll, spart das Zeit und Energie in der Sitzung. Das bedeutet auch, dass der Kreativität freier Lauf gelassen wird, da Sie sich gegenseitig mit Ideen versorgen können, anstatt zu versuchen, sie an diesem Tag von Grund auf neu zu entwickeln.
Wenn Sie noch keine Ideen haben, sind Sie noch nicht bereit für das Meeting. Schicken Sie stattdessen eine E-Mail, in der Sie genau beschreiben, was Sie von Ihrem Team erwarten, und lassen Sie es sich einarbeiten, bevor Sie ein Treffen organisieren.
Meetings zur Entscheidungsfindung
Hier wird es etwas kniffliger. Wenn Ihre Entscheidung schnell und mit dem Input von zwei Teammitgliedern (oder weniger) getroffen werden kann, ist es wahrscheinlich, dass die Entscheidung in einem kurzen Zoom-Anruf getroffen werden kann. Unnötige Mitarbeiter in eine langwierige Beschlussfassung einzubeziehen, verschwendet Zeit und verkompliziert eine Entscheidung, die normalerweise in wenigen Minuten getroffen werden könnte.
Bei größeren Entscheidungen, die sich auf mehrere Faktoren auswirken, z. B. ein Kundenkonto oder den Arbeitsablauf eines ganzen Teams, ist ein Meeting unumgänglich. Es ist dann aber wichtig, vorher einen Aktionsplan für die zu treffende Entscheidung zu verschicken und die Gästeliste auf die unbedingt notwendigen Personen zu beschränken. Auf diese Weise lässt sich die Zeit, die für Diskussionen benötigt wird, erheblich reduzieren. Die anderen Teammitglieder können anschließend per E-Mail oder Slack-Nachricht über die getroffene Entscheidung informiert werden.
Krisensitzungen
Wenn ein Problem auftaucht, möchten Sie vielleicht instinktiv mehrere Personen zu einer Besprechung einberufen, um zu überlegen, wie dieses gelöst werden kann. In manchen Fällen kann das jedoch das Problem noch vertiefen. Überlegen Sie zunächst, ob eine Besprechung tatsächlich erforderlich ist.
Wenn jemand in Ihrem Team bereits über das Wissen verfügt, wie dieses Problem zu lösen ist, reicht es meist schon aus, ihn auf die Existenz dessen aufmerksam zu machen. Das kann durch eine E-Mail oder eine Kurznachricht geschehen.
Handelt es sich jedoch um ein komplexeres Problem, das den Beitrag mehrerer Beteiligter erfordert, ist ein kurzes Treffen zur Erstellung eines Maßnahmenplans hilfreich. Auf diese Weise wird vermieden, dass es per E-Mail zu Missverständnissen kommt. Gleichzeitig kann jedem Beteiligten ein Verantwortungsbereich zugewiesen werden, an dem er als nächstes arbeiten wird.
Die Voraussetzung für diese Meetings ist eine klar definierte Frage oder ein Problem, das es am Ende zu lösen gilt. Ist das Problem oder die Frage noch nicht ganz klar, raten wir von einem Meeting ab – zumindest so lange, bis eine klare Frage oder Problembeschreibung zum Kalender-Termin hinzugefügt werden kann, die den Beteiligten die Vorbereitung auf das kommende Gespräch ermöglicht.
Teambuilding-Meetings
Teambuilding lässt sich am besten persönlich durchführen, das ist klar. Aber zweistündige Treffen im Büro zu organisieren, ist sicher nicht der richtige Weg, dieses Ziel zu erreichen.
Wenn Sie eine Teambuilding-Sitzung mitten in den Arbeitstag legen, bewirken Sie lediglich, dass die volle Aufmerksamkeit Ihres Teams weder der Teambuilding-Aktivität noch ihrer Arbeit gilt. Dadurch wird ihr Produktivitätsfluss während der Arbeit gestört und ihre Gedanken wandern wieder zu ihrer Aufgabenliste, während sie eigentlich Kontakte knüpfen und Verbindungen zu ihren Kollegen aufbauen sollten.
Anstelle dieses halbherzigen Teambuilding-Versuchs empfehlen wir, einen ganzen Tag für ein Offsite-Teambuilding einzuplanen oder ein gemeinsames Abendessen nach der Arbeit zu veranstalten. Auf diese Weise können Sie das Team in seiner Persönlichkeit voll zur Geltung bringen, ohne den Arbeitsablauf zu stören.
Kick-off-Meetings
Ob diese Angelegenheit tatsächlich eine Sitzung rechtfertigt, hängt von der Komplexität des Projekts ab. Bei kleineren Projekten, z. B. mit zwei oder drei Teammitgliedern und einfachen Handlungsschritten, ist eine Besprechung nicht erforderlich. Stattdessen kann dies normalerweise mit einer E-Mail oder einer Nachricht im entsprechenden Slack-Kanal (oder anderen Intercom-Tools) eingeleitet werden.
Bei schwierigeren Arbeitsschritten, bei denen die Maßnahmen vor ihrer Zuweisung besprochen und die Fristen festgelegt werden müssen, ist eine Besprechung vielleicht besser geeignet. Hier sollten die Maßnahmen aufgelistet werden und der Arbeitsablauf sollte klar sein, damit das Projekt ohne unnötige Verzögerung beginnen kann.
Checkliste: Meeting oder E-Mail?
Anhand dieser Liste können Sie schnell entscheiden, ob Sie wirklich ein Meeting planen oder es bei einer E-Mail belassen sollten.
Meetings sollten in diesen Fällen angesetzt werden:
- Für ein Projekt oder eine Kampagne muss ein Brainstorming durchgeführt werden.
- Sie haben komplexe Fragen, die den Beitrag mehrerer Beteiligter erfordern und bis zum Ende einer Besprechung beantwortet sein müssen.
- Sie haben komplexe Entscheidungen zu treffen, die den Beitrag mehrerer Beteiligter erfordern und bis zum Ende der Sitzung verabschiedet werden müssen.
- Die Informationen, die Sie weitergeben müssen, sind sensibel, haben direkte Auswirkungen auf die eingeladene Gruppe und werden zu einer Reihe von Folgefragen führen.
- Ein Projekt muss aufgegliedert und an eine Gruppe von Kollegen delegiert werden.
- Eine Präsentation oder ein Seminar, das diskutiert werden kann und bei dem Fragen zum Inhalt gestellt werden können.
- Zur Lösung komplexer Probleme.
In diesen Fällen tut es auch eine E-Mail oder Direktnachricht:
- Routinemäßige und unkritische Statusaktualisierungen oder Informationen müssen weitergegeben werden.
- Die geplante Sitzung zieht keine zu klärenden Fragen, zu treffenden Entscheidungen oder durchzuführende Maßnahmen nach sich.
- Sie halten eine Präsentation oder ein Seminar, bei dem keine Diskussion zu erwarten ist, z. B. einfache Informationen oder Berichte.
- Einfache Kick-offs für Projekte, bei denen die Rollen aller Beteiligten bereits klar festgelegt sind.
- Schnell oder einfach zu behebende Probleme.
Sparen Sie Zeit und Geld
Der Grundgedanke und Erfolgsfaktor unserer Meeting-Richtlinien ist der, dass wir leicht Stunden unserer Zeit zurückgewinnen können, indem wir Besprechungen streichen, für die eine E-Mail oder eine Sofortnachricht ebenso ausreichen würde.
Der bereits erwähnte Bericht von Doodle zeigt, dass 46 % der Schweizer, 40 % der britischen und 38 % der deutschen Berufstätigen der Meinung sind, dass schlecht organisierte Meetings die größten Kosten für ihr Unternehmen darstellen. Eine Reduzierung dieser Meetings spart also nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Wenn ein Business Meeting also wirklich unumgänglich ist, muss zwecks Effektivität jedoch auch sichergestellt werden, dass die Besprechung so reibungslos wie möglich abläuft. Darauf gehen wir in unserem Guide für effektive Meetings ein.
