Wie können wir also in dieser neuen digitalen Arbeitswelt sicherstellen, dass unsere Zusammenarbeit remote genauso gut funktioniert, wie die persönliche Zusammenarbeit vor Ort?
Wir können Werkzeuge und Prozesse einführen, um eine bessere Kommunikation und eine stärkere Remote-Zusammenarbeit zu fördern.
Die Vorteile einer besseren Remote-Zusammenarbeit
Sie fragen sich vielleicht, ob das wirklich notwendig ist. Ihre Teams arbeiten im Moment vielleicht ganz gut, ohne dass es große Auffälligkeiten gibt.
Die Arbeit wird immer noch pünktlich abgeliefert und abgesehen von den üblichen Wachstumsschwierigkeiten in jedem Unternehmen laufen die Dinge in dieser Remote-Umgebung ziemlich reibungslos.
Doch selbst wenn das der Fall ist, kann es von großem Nutzen sein, an der Verbesserung Ihrer Remote-Zusammenarbeit zu arbeiten. Ein kleiner Überblick über die Vorteile der verbesserten Remote-Arbeit macht deutlich, wie sehr Ihr Einsatz sich lohnt:
Bessere Kommunikation
Mit der Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit geht zwangsläufig auch eine bessere Kommunikation einher. Wenn wir uns nicht im selben Raum befinden, besteht oft der Wunsch, zu viel zu erklären und mehr Informationen als nötig zu vermitteln, was die Remote-Arbeit ein wenig verwirrend machen kann.
Effektivere Problemlösung
Ein weiterer großer Vorteil, den Sie feststellen werden, sobald Sie mit der Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit beginnen, ist die effektivere Problemlösung.
Ihre Teams werden flexibler und dynamischer arbeiten, denn es ist einfacher, Rundmails und virtuelle Meetings zu organisieren, als Treffen im Büro zu organisieren, für das eine Stunde Zeit und ein geeigneter Besprechungsraum eingeplant werden müssen.
Mehr kluge Köpfe, die an der Lösung eines Problems arbeiten, bedeuten mehr innovative Lösungen.
Höhere Mitarbeiterbindung
Ein weiterer interessanter Vorteil der verbesserten Remote-Zusammenarbeit, der vielen Unternehmen kaum bewusst ist, ist die stärkere Mitarbeiterbindung.
Unterm Strich bleiben Beschäftigte viel länger, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Arbeit sinnvoll ist und dass man ihnen Vertrauen und Wertschätzung entgegenbringt.
Eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Team wird dieses Gefühl mit Sicherheit verstärken und dazu führen, dass Ihre Mitarbeitenden zufriedener sind und gern für Sie arbeiten.
Weniger unnötige Meetings
Die Reduzierung von Meetings ist ein zusätzlicher, großer Vorteil. Erinnern Sie sich noch daran, wie Sie jeden Tag im Büro saßen und das Gefühl hatten, die meiste Zeit in einem Raum voller Menschen zu sitzen und zu denken: “Ich muss wirklich nicht hier sein”.
Sie sagen kaum ein Wort und gehen mit dem Gefühl nach Hause, dass Sie mit Ihrer Arbeit nur noch mehr in Rückstand geraten sind als vor dem Meeting?
Meetings sind ein Produktivitätskiller, und es ist viel einfacher, die wirklich notwendigen Meetings zu erkennen, wenn man sich außerhalb des Büros befindet.
Zudem ist es einfacher, wenn eine Person in virtuellen Meetings die Zeit überwacht und dadurch weniger Zeit benötigt wird, um dieselben Dinge zu sagen.
So verbessern Sie die Remote-Zusammenarbeit in Ihrem Team
Nachdem wir uns einen Überblick über die Vorteile der besseren Zusammenarbeit verschafft haben, widmen wir uns nun der Praxis. Diese Schritte können Sie vornehmen, um die Remote-Zusammenarbeit in Ihrem Team effektiv zu verbessern:
Kommunikation ist der Schlüssel
Eine effektive Kommunikation über verschiedene Zeitzonen und Teams hinweg ist für eine bessere Zusammenarbeit unerlässlich. Es ist sogar noch wichtiger, als persönlich zusammenzuarbeiten, denn es ist nicht mehr möglich, kurz bei jemandem vorbeizuschauen, um eine Frage zu klären.
Natürlich ist es auch einfacher, einen Eindruck vom Tonfall oder den Absichten einer Person zu bekommen, wenn sie vor einem steht, als am Telefon oder in einer E-Mail.
Aus diesem Grund sollten Sie
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tägliche morgendliche Standup-Meetings anregen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Kenntnisstand sind, wobei diese Besprechungen so kurz wie möglich sein sollten.
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darauf achten, dass Sie sich einfach und prägnant in leicht verständlichen Sätzen ausdrücken. Überlegen Sie, ob die Informationen, die Sie vermitteln wollen, wirklich relevant sind und ob sie die Arbeitsweise des Teams beeinflussen. Zu viele Informationen können die eigentliche Aufgabe verzerren.
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virtuelle Kommunikationstools wie Slack verwenden; diese sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, etwas schnell zu bestätigen.
Ein hervorragender Tipp ist es, bei Gesprächen über ein Projekt teamweite Channels zu verwenden und mit Threads zu arbeiten, sodass alle Beteiligten die Meinungen, Änderungen und Aktualisierungen der anderen sehen können.
Wenn Ihr Team nur in privaten Nachrichten miteinander spricht, kann es für andere Personen sehr schwierig sein, den Status der einzelnen Aufgaben zu erfahren.
Klare Ziele definieren
Sie können in Ihren Besprechungen daran arbeiten. Definieren Sie auf wöchentlicher Basis, was Sie von Ihrem Team idealerweise wann erwarten. Ihr Team sollte Ihnen dann sagen, ob diese Ziele realistisch sind oder nicht.
Wenn Sie die Arbeitspläne mit Ihrem Team klar definieren, ist es für alle viel einfacher, zusammenzuarbeiten, Besprechungen zu geeigneten Zeiten anzusetzen und bestimmte Zeiten für Feedback-Runden und ähnliches festzulegen.
Arbeitet Ihr gesamtes Team in der gleichen Zeitzone? Arbeiten einige Mitarbeiter abwechselnd im Büro und zu Hause? Wenn ja, wäre es von Vorteil, diese Arbeitszeiten in einem gemeinsamen Kalender festzulegen.
Dokumentation
Bestimmen Sie eine Person pro Team, die sich um die Dokumentation des Gesagten kümmert. Das bedeutet, dass sie in Besprechungen Notizen zu anstehenden Aufgaben macht und diese in speziellen geteilten Laufwerken ablegt.
Wenn anschließend jemand eine Frage zu einer Besprechung hat, an der er vor einer Woche teilgenommen hat, kann er sich auf diese Weise die nötigen Infos aus der Dokumentation der Aufgaben beschaffen, was den Informationsfluss erleichtert und offen hält.
Die Durchführung von monatlichen, unternehmensweiten Update-Präsentationen ist eine weitere gute Möglichkeit, dem gesamten Team zu zeigen, dass Sie sich um Transparenz und Ehrlichkeit bemühen.
Auf diese Weise ist jeder über die unternehmensweiten KPIs informiert und weiß über die Projekte und Prozesse Bescheid, an denen andere Abteilungen arbeiten.
Eine derart offene Kommunikationsstrategie gibt Ihren Mitarbeitern außerdem das Gefühl, geschätzt zu werden und Vertrauen zu genießen, was sich wiederum in Motivation niederschlägt.
Feiern Sie die schönen Dinge
Remote-Arbeit kann sich wie Arbeit hinter den Kulissen anfühlen – die Arbeit wird erledigt, aber niemand sieht sie – ebenso wenig wie die Erfolge, die Teams aus ihrem Homeoffice (oder sonstigen Arbeitsort) heraus erzielen.
Das Feiern der kleinen und großen Erfolge stärkt das Zugehörigkeitsgefühl Ihres Teams und erhöht die Chance auf eine effektive Zusammenarbeit. Denn bleiben diese Erfolge unbeachtet, können sich die Mitarbeiter unterbewertet und isoliert fühlen, was es schwieriger macht, die gleiche Arbeit zu erledigen.
Veranstalten Sie Remote-Team-Events
Unterschätzen Sie nicht die Macht des geselligen Beisammenseins, wenn es um die Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit geht.
Wenn Sie Ihre Team-Events fortsetzen und sie in virtuelle Aktivitäten umwandeln, kann dies die effektive Zusammenarbeit nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch teamübergreifend erheblich verbessern.
Online-Teamevents können nach wie vor in Form von Mittagessen stattfinden, aber bei diesen Veranstaltungen sollte nicht über die Arbeit gesprochen werden, sondern es geht darum, die Menschen auf einer persönlichen Ebene zusammenzubringen.
Kurz und knapp: die Zusammenfassung
Kurz gesagt, Sie sollten sich über die Ziele und Vorhaben Ihres Teams im Klaren sein, die Projektzeitpläne mithilfe der richtigen Tools im Auge behalten und Ihre Kommunikationsstrategien überdenken.
Einer der schwierigsten Angelegenheiten bei der Leitung eines Remote-Teams ist es jedoch, persönliche Beziehungen zu knüpfen. Wenn Sie also auch bei den Team-Events nicht nachlassen, werden Sie schon bald eine Veränderung bei der effektiven Remote-Zusammenarbeit in Ihrem Team feststellen.
