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20.01.2022 Organisation & Prozesse

Perfekte Terminerinnerung zum Meeting: So klappt’s!

Perfekte Terminerinnerung zum Meeting: So klappt’s!

Dass Angestellte Besprechungen verpassen, ist keine Seltenheit: 96 % der Arbeitnehmer geben zu, in der Vergangenheit bereits die Teilnahme an Meetings versäumt zu haben. Das könnte am Ausbleiben einer freundlichen Terminerinnerung liegen …

Doch damit nicht genug: Fast 50 % der Angestellten gaben an, dass verspätet eintreffende oder vorzeitig abreisende Meeting-Teilnehmer den Ablauf stören und ein Indikator für ein schlechtes Meeting sind. Wenn also ein Teilnehmer den Termin vergisst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er für mindestens die Hälfte der anderen Teilnehmer nutzlos (und somit zur Zeitverschwendung) wird.

Doch wie kann der Organisator eines Meetings dagegen vorgehen? Nun, eine effektive Möglichkeit sind freundliche Terminerinnerungen! Nachfolgend erörtern wir einige der Punkte, die unserer Meinung nach in einer solchen Terminerinnerung enthalten sein müssen, damit alles reibungslos abläuft:

Beharrlich bleiben, ohne zu spammen

Das Versenden von nur einer Meeting-Terminerinnerung ist in Ordnung, wenn es sich um eine routinemäßige Besprechung oder kleine Updates handelt. Für komplexere Meetings reicht das allerdings nicht aus.

Die Teilnehmer komplexerer Meeting-Arten benötigen etwas Zeit, um die nötigen Unterlagen zu studieren und die Informationen zu verinnerlichen. Nur so können alle Anwesenden einen sinnvollen Beitrag leisten, anstatt die ganze Zeit vorgelesenen Informationen lauschen zu müssen, die ohnehin gleich wieder vergessen sind.

Das bedeutet, dass es am besten ist, die zu besprechenden Informationen so bald wie möglich zu übermitteln. Vorzugsweise werden diese Informationen zusammen mit der ersten Einladung übermittelt. Ist das nicht möglich, sollten Sie dies wenigstens ein paar Tage im Voraus tun.

Wenn sie die Informationen einige Zeit im Voraus versendet haben, empfiehlt es sich, etwa einen Tag vor dem Meeting eine Erinnerung an die Durchsicht der Materialien an die Teilnehmer zu senden. Auf diese Weise erreichen Sie auch diejenigen, die einen vollen Terminkalender und die erste Erinnerung verpasst haben. Das wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Gruppe vorbereitet ist.

Das ist dann jedoch keine Terminerinnerung im eigentlichen Sinne; denken Sie daran, dass die meisten Kalender die Teilnehmer automatisch etwa 15 Minuten vor dem Termin erinnern. Das Versenden einer zusätzlichen Terminerinnerung könnte also eher lästig als nützlich sein! Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer vorbereitet zum Meeting erscheinen.

Das Format der Terminerinnerung ist der Schlüssel

Wenn eine Meeting-Erinnerung als riesige Textlandschaft formatiert ist, besteht die Gefahr, dass sie nicht gelesen wird. Erstellen Sie stattdessen eine Liste mit Aufzählungspunkten, um den Teilnehmern die Vorbereitung zu erleichtern.

Diese Aufzählung sollte kurz und bündig sein, wie wir im folgenden Abschnitt zeigen werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass im Vorfeld des Meetings benötigte Zuarbeiten neben dem entsprechenden Aufzählungspunkt markiert werden sollten. Dies erweckt mehr Aufmerksamkeit und trägt dazu bei, dass die betreffenden Mitarbeiter die Verantwortung für diese Maßnahmen auch wirklich übernehmen. Auch hier ist es übrigens wichtig, Ihrem Team ausreichend Zeit für die Durchführung dieser Maßnahmen zu geben.

Relevante Informationen einfügen

Dies ist möglicherweise der wichtigste Faktor, wenn es um Ihre Terminerinnerung geht. Sicher, eine Erinnerung ist in erster Linie eine Aufforderung, um Ihre Teilnehmer daran zu erinnern, dass eine Besprechung ansteht. Erst die detaillierten Informationen über die Besprechung machen eine freundliche Erinnerung jedoch zu einer großartigen.

Um Ihre Besprechung wirklich erfolgreich zu gestalten, sollte Ihre Terminerinnerung Folgendes enthalten:

  • Beginn des Meetings
  • Treffpunkt des Meetings
  • Liste der Teilnehmer
  • Eine detaillierte Meeting-Agenda
  • Alle relevanten Unterlagen
  • Anforderungen an einzelne Teilnehmer

Wenn Sie diese Liste erstellen, bevor Sie die Terminerinnerung verschicken, können Sie Unklarheiten bezüglich des Meetings ausschließen und sicherstellen, dass Sie alles bis ins kleinste Detail perfekt geplant haben. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn man bedenkt, dass Arbeitnehmer bis zu 30 Minuten mit der Suche nach einem Meetingraum verbringen können.

Feedback zur Terminerinnerung annehmen

Wenn Sie Ihre Meeting-Erinnerung ein paar Tage im Voraus verschicken und die Unterlagen zur Lektüre direkt beifügen, haben Ihre Teilnehmer die Möglichkeit, Feedback zu geben.

So kann es beispielsweise sein, dass einer Ihrer Diskussionspunkte bereits erörtert wurde oder dass eine Entscheidung, die Sie in Ihre Tagesordnung aufgenommen haben, bereits getroffen wurde. Wenn Sie dies im Voraus mitteilen, erhalten Sie ein Feedback dazu und können den Punkt streichen, anstatt Zeit mit einer erneuten Diskussion zu verschwenden.

Wenn Meeting-Teilnehmer hingegen der Meinung sind, dass ein Diskussionspunkt mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, als Sie ihm zugeteilt haben, können Sie die Punkte noch entsprechend anpassen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nichts überstürzt wird. Ist zu befürchten, dass eine Besprechung zu lange dauert, können Sie die Dauer vorausschauend anpassen, sodass die Teilnehmer ihren Kalender entsprechend verwalten können.

Bieten Sie die Möglichkeit, abzulehnen

Wenn Sie eine Meeting-Erinnerung mit Agenda und Zeitplan verschicken, sollten Sie die Empfänger zudem darauf hinweisen, dass es ihnen immer noch freisteht, das Meeting abzulehnen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass dies von Zeit zu Zeit aus verschiedenen Gründen erforderlich sein kann.

Sollte sich herausstellen, dass sie nicht viel beitragen oder von der Teilnahme nicht profitieren würden, ist es für alle Beteiligten besser, wenn sie nicht teilnehmen. Doch auch andere, wichtige Verpflichtungen könnten eine Absage seitens der Teilnehmer erfordern.

Dadurch wird nicht nur die verschwendete Zeit für die ausscheidende Person reduziert, sondern auch die Produktivität innerhalb der Sitzung erhöht. Denn mangelnde Motivation ist ansteckend und wenn ein Teilnehmer den Eindruck erweckt, dass er sich aus der Besprechung zurückzieht, werden andere das Gleiche tun.

Die Förderung einer Kultur des Ablehnens einer Besprechungserinnerung, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nichts beizutragen haben, wird diese Situation vermeiden und dazu beitragen, dass Besprechungen in Zukunft besser ablaufen.

Der perfekt zugeschnittene Ansatz

Natürlich haben die einzelnen Teammitglieder unterschiedliche Präferenzen, wenn es darum geht, wie sie ihre Erinnerungen erhalten möchten. Wenn Sie sich das Feedback und die Gedanken zu Ihren Terminerinnerungen anhören, können Sie diese nach und nach so anpassen, dass sie möglichst effizient sind und bei allen Empfängern gut ankommen.

Wenn zum Beispiel ein Teammitglied täglich eine große Anzahl von E-Mails erhält, besteht die Gefahr, dass es die eine Woche zuvor versendete Erinnerung völlig vergessen hat, wenn der Termin dann stattfindet. Wenn Sie auch mit ihnen einen idealen Zeitplan ausarbeiten, wird sich das positiv auf ihre Produktivität auswirken und Ihrem Team insgesamt zugutekommen!

Wenn Sie diese Erinnerungshilfe mit unseren Guides zu Meeting-Agenda und Meeting-Planung verbinden, können Sie sich besser und umfassender auf Ihre Sitzungen vorbereiten. Damit endet die Aufgabe jedoch noch lange nicht. Genauso wichtig ist es, mit einer engagierten Einstellung in ein Meeting zu gehen.

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