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31.01.2022 Organisation & Prozesse

10 Kalendermanagement-Tipps für effizienteres Zeitmanagement

10 Kalendermanagement-Tipps für effizienteres Zeitmanagement

Wenn Sie Ihr Kalendermanagement optimieren und Ihre Zeit besser einteilen, können Sie Ihre Produktivität bei der Arbeit steigern. Wie das geht, erfahren Sie mit diesen zehn einfachen, aber effektiven Tipps zur besseren Kalenderverwaltung.

Womit Sie Ihre Zeit bei der Arbeit verbringen, hängt nicht allein von Ihnen ab. Selbst wenn Sie der CEO sind, haben Sie immer noch Aufgaben zu erledigen, müssen an Meetings teilnehmen und Berichte schreiben. Alle haben ihren eigenen Zeitrahmen und ihre eigenen Fristen.

Aber wie Sie dieses Arbeitspensum aufteilen und Zeit dafür in Ihrem vollen Arbeitskalender einplanen, liegt immer noch in Ihrer Hand. Sie entscheiden, wie Sie Ihren Kalender führen und welche Kalendermanagement-Strategien Sie anwenden. Vom ultraradianen Rhythmus bis zum sprichwörtlichen Krötenschlucken (kein Tippfehler!): Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihren Kalender in ein leistungsstarkes Produktivitätsinstrument verwandeln können.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die 10 besten Kalendermanagement-Methoden vor, die wir hier bei JOIN ausprobiert und getestet haben. Nicht alle sind für jeden geeignet und das ist auch in Ordnung so.

Aber für viele haben diese Strategien zur Zeitplanung dazu beigetragen, ihre Fähigkeiten im Kalendermanagement zu verbessern. Sie arbeiten effizienter, produktiver und – was am wichtigsten ist – so, dass sie Freude an der Arbeit haben. Ein gutes Kalendermanagement wirkt sich also positiv auf das Wohlbefinden und die Leistung unseres Teams aus.

Wir hoffen, dass diese Tipps auch Ihnen und Ihrem Team helfen werden!

1. Planen Sie mehr als nur Meetings

Viele Menschen benutzen Kalender bei der Arbeit einfach nur, um ihre Termine im Auge zu behalten. Und das ist alles, wofür sie sie verwenden.

Wir haben festgestellt, dass der Kalender weit mehr kann, als nur die Verwaltung Ihrer Zeit und Ihrer Aufgaben. Er hilft auch Ihren Teammitgliedern, da sie eine bessere Vorstellung davon haben, wie Ihr Tag und Ihr Arbeitspensum aussehen.

Beispiele für Aktivitäten, die Sie – von Meetings mal ganz abgesehen – in Ihren Kalender eintragen können:

  • Mittagspausen
  • Abwesenheiten (z. B. ein Arzttermin oder ein 30-minütiger Spaziergang)
  • Konzentrationsphasen

Es ist auch wichtig, dass Sie nicht zu viel in Ihrem Kalender planen. Das kann Ihren Kalender unübersichtlich und chaotisch machen. Außerdem wird es dadurch für Ihre Teamkollegen schwieriger nachzuvollziehen, ob sie ein Meeting ansetzen können oder nicht.

Deshalb versuchen wir zu vermeiden, dass unsere Kalender zu To-Do-Listen werden. Stattdessen fassen wir Aufgaben gerne zu größeren Zeitblöcken zusammen. Wir werden uns gleich noch eingehender mit Zeitblockierung und Aufgabenbündelung beschäftigen.

Doch bevor Sie diese Art der Kalendernutzung an Ihrem Arbeitsplatz einführen, sollten Sie sich zunächst unseren Kalender-Knigge durchlesen. Die Aufstellung dieser einfachen Grundregeln hat uns wirklich geholfen, das Potenzial eines effektiven Kalendermanagements in unserer Organisation zu entfalten.

2. Fühlen Sie den Rhythmus

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, das unbewusst von sich ständig wiederholenden biologischen Zyklen gesteuert wird. Vielleicht haben Sie schon einmal vom sogenannten zirkadianen Rhythmus gehört? Das ist unsere biologische 24-Stunden-Uhr, die den Schlaf-Wach-Rhythmus unseres Körpers regelt.

Innerhalb dieses zirkadianen Rhythmus gibt es aber auch ultradiane Rhythmen. Das sind kürzere Zyklen, die sich über den Tag hinweg wiederholen. Ein Beispiel dafür ist unser tägliches dreimaliges Hunger- und Essensmuster: Frühstück, Mittagessen und Abendessen.

Die Art und Weise, wie unser Körper zu einem bestimmten Zeitpunkt des Tages funktioniert, wird stark von diesen Rhythmen beeinflusst. Von einer gleichmäßigen Konzentration am Morgen bis zu einem nachlassenden Energieniveau am Nachmittag. Und obwohl Sie und Ihre Teammitglieder einige Muster gemeinsam haben (praktisch niemand hat seinen Höhepunkt um 14 Uhr), sind diese Rhythmen bei jedem etwas anders.

Die Ermittlung Ihres persönlichen Rhythmus – d. h. wann Sie am konzentriertesten sind und wann Sie kaum noch wach bleiben können – hilft Ihnen, Ihr Arbeitspensum besser zu verwalten und zu planen. Kämpfen auch Sie mit dem gefürchteten Nachmittagstief?

Dann tragen Sie zwischen 14 und 16 Uhr einen Blocker in Ihren Kalender ein, um eine einfache Aufgabe zu erledigen. Sie brauchen nicht so viel Konzentration und Gehirnschmalz, aber Sie sind trotzdem produktiv, weil Sie eine Aufgabe erledigen, die erledigt werden muss.

Wenn Sie diesen Blocker in Ihren Kalender eintragen, ist es auch weniger wahrscheinlich, dass Ihre Teammitglieder für diese Zeit ein Meeting ansetzen, in dem Sie wahrscheinlich sowieso unproduktiv gewesen wären!

Wenn Sie mit dem Kalendermanagement und der Erstellung Ihres idealen Arbeitsplans beginnen, versuchen Sie, Ihren natürlichen Rhythmus zu berücksichtigen und Ihre Zeit entsprechend zu planen. Sie sind nicht acht Stunden am Stück in Bestform. Niemand ist das, und das ist auch gut so. Wichtig ist nur, dass Sie dies anerkennen und Ihre Zeit entsprechend strukturieren.

3. Arbeiten Sie mit Farbcodierung

So ein sorgfältig farbcodierter Kalender, diese farbenfrohe Anzeige, wenn Sie morgens den Kalender öffnen, hat etwas sehr Befriedigendes an sich. Aber mal von der Ästhetik abgesehen, kann die Farbcodierung Ihres Arbeitskalenders Ihnen auch helfen, Ihre Zeit besser zu strukturieren.

Zunächst einmal fällt es Ihnen leichter, Ihren Kalender zu überfliegen, wenn Besprechungen rot, Mittagspausen grün und Konzentrationszeiten gelb markiert sind. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeit besser zu visualisieren, und verringert die Gefahr, dass Ihr Kalender zu einem angsteinflößenden Durcheinander wird.

Und Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen, was die Farbgebung Ihres Kalenders angeht. Anstatt zufällige Farben auszuwählen, können Sie beispielsweise den Kalenderaufgaben Farben nach ihrer Priorität zuweisen. Oder folgen Sie dem Beispiel von Lara Hogan und kodieren Sie Kalenderereignisse nach dem Teil Ihres Gehirns, den Sie für sie verwenden.

4. Schluss mit FOMO – Sagen Sie „Nein”!

Ein wichtiger Teil des Kalendermanagements besteht darin, dass Sie Ihren Kalender nicht von anderen steuern lassen.

Wie oft sind Sie schon zu einem Meeting eingeladen worden, von der Sie schon vorher wussten, dass Sie dort nicht hingehen müssen? Und wie oft sind Sie dann trotzdem zu diesem gegangen?

Wahrscheinlich die meiste Zeit. Das liegt daran, dass wir aus irgendeinem Grund Angst haben, einfach auch mal “Nein” zu sagen, wenn uns jemand zu einem Treffen einlädt. Vielleicht ist es eine Sache der Höflichkeit, vielleicht ist es die Angst, etwas zu verpassen (FOMO).

So oder so, wenn der Termin für Sie nicht relevant ist, sagen Sie einfach nein. Lassen Sie nicht zu, dass andere Ihren Kalender mit ihren sinnlosen Meetings vollstopfen.

PS: Möchten Sie die Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen verbessern? Dann schauen Sie sich unsere Checkliste für effektive Meetings an.

Man giving a presentation about calendar management during a team meeting
Photo by Campaign Creators on Unsplash

5. Verwenden Sie Terminslots

Natürlich sind nicht alle Meetings falsch. Aber sie können Ihren Terminkalender ganz schön strapazieren. Und wenn Sie das nicht unterbinden, kann Ihr Arbeitsablauf empfindlich gestört werden oder es können unangenehme Überraschungen in Ihrem Arbeitstag auftreten.

Damit das nicht passiert, können Sie Ihren Teammitgliedern einen Schritt voraus sein und in Ihrem Kalender Terminslots für Meetings reservieren. Das sind Zeitfenster, die Sie so wählen, dass Sie wissen, dass es Ihnen nichts ausmacht, Dinge mit Ihren Kollegen zu besprechen.

Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass jemand einen Termin zu einer ungünstigen Zeit in Ihren Kalender einträgt. Indem Sie Ihre Zeit auf diese Weise im Voraus planen, behalten Sie mehr Kontrolle über Ihr eigenes Kalendermanagement.

Zum Erstellen von Zeitfenstern in Ihrem Kalender können Sie die Standard-Funktion des Google-Kalenders nutzen oder ein Kalendermanagement-Tool wie Calendly verwenden.

6. Beseitigen Sie Ablenkungen und konzentrieren Sie sich

Apropos Google-Kalender-Funktionen …

Eine weitere praktische Kalendereinstellung, die Sie im Google-Kalender finden, ist Focus Time, und wir können diese Einstellung nicht genug empfehlen. Sie hilft Ihnen, Ablenkungen während des Tages zu reduzieren, damit Sie den Überblick über Ihr Kalendermanagement behalten.

Wann immer Sie wissen, dass Sie sich stark konzentrieren müssen, können Sie sich in Ihrem Kalender eine Fokuszeit reservieren. Ihre Teammitglieder sehen dies in Ihrem Kalender und wissen, dass Sie nicht gestört werden dürfen.

Während der Konzentrationszeit sollten Sie versuchen, Ablenkungen so weit wie möglich zu vermeiden. Schalten Sie die Benachrichtigungen auf all Ihren Geräten aus, setzen Sie sich Kopfhörer mit einer Deep-Focus-Wiedergabeliste auf und machen Sie weiter mit Ihrer Arbeit.

Aber woher wissen Sie, wann Sie Ihrem Kalender Zeit zur Konzentration hinzufügen sollten? Mit dem nächsten Kalendermanagement-Tipp finden Sie es heraus.

7. Bündeln, blocken oder schachteln?

Beim Kalendermanagement geht es darum, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, um eine maximale Produktivität während des Tages zu gewährleisten. Um Ihr Energieniveau und Ihre Konzentrationsfähigkeit optimal zu nutzen, sollten Sie Ihre Zeit entsprechend planen.

Und genau hier kommen Konzepte wie time blocking und boxing, task batching und day theming ins Spiel. Sie sind alle ziemlich ähnlich und doch leicht unterschiedlich. Alle vier Konzepte folgen jedoch demselben Grundprinzip: Multitasking ist schlecht und solte vermieden werden.

Wie die American Psychological Association erklärt, hat die Forschung eindeutig gezeigt, dass Multitasking die Effizienz verringert. Der Grund dafür sind die sogenannten „Umstiegskosten”.

Jedes Mal, wenn Sie von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, muss sich Ihr Gehirn neu einstellen. Und wenn man ständig zwischen verschiedenen Aufgaben wechselt, kann das Gehirn leicht überfordert werden. Das macht Multitasking zu einer sehr unnachhaltigen Arbeitsweise.

Sie arbeiten effizienter, wenn Sie stattdessen versuchen, sich über einen längeren Zeitraum mit denselben oder ähnlichen Aufgaben zu beschäftigen. Und genau hier kommen diese Konzepte ins Spiel.

Time Blocking

Schauen wir uns zunächst das Time Blocking an. So würde das Blockieren von Zeit und das Wechseln von Aufgaben in Ihrem Kalender aussehen:

Screenshot of calendar comparing task switching & time blocking, showing time blocking is a better time management practice

Anstelle eines chaotischen Kalenders, der Ihr Gehirn zwingt, alle paar Minuten zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, können Sie größere Zeitabschnitte für ähnliche Aufgaben reservieren.

Mehrere Meetings hintereinander am Morgen. Das Schreiben mehrerer Texte hintereinander. Beantwortung von E-Mails für eine Stunde nach dem Mittagessen, anstatt sporadisch über den Tag verteilt.

Task Batching

Das nächste Konzept des Task Batching (Aufgabenbündelung) ist ähnlich und funktioniert am besten in Kombination mit Time Blocking.

Beim Time Blocking blockieren Sie einen Zeitabschnitt in Ihrem Kalender für eine bestimmte Art von Arbeit, z. B. für soziale Medien. Beim Task Batching werden die einzelnen Aufgaben, die in diesen Zeitblock passen, zu einem Stapel zusammengefasst. Der Zeitblock “Soziale Medien” könnte also aus drei kleineren, zusammengefassten Aufgaben bestehen: “Post auf Facebook”, “Post auf Instagram” und “Post auf TikTok”.

Time Boxing

Der dritte verwandte Tipp für das Kalendermanagement ist Time Boxing. Während Time-Blocking bedeutet, dass Sie einen Teil Ihrer Zeit für gleichartige Aktivitäten blockieren, ist Time-Boxing viel spezifischer und ergebnisorientierter. Zum Vergleich:

  • Time Blocking: Ich werde heute zwischen 13.00 und 15.00 Uhr Artikel schreiben.
  • Time Boxing: Ich werde den endgültigen Entwurf des Artikels “Tipps zur Kalenderverwaltung” heute zwischen 13 und 15 Uhr fertigstellen.

Day Theming

Und schließlich können Sie noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie Ihren Kalender mit einem Farbthema versehen. Sie geben einfach jedem Tag in Ihrem Kalender ein Thema. So könnte ein Tag der Verwaltung gewidmet sein, während ein anderer dem Schreiben gewidmet ist. Sie könnten sogar versuchen, alle Sitzungen der Woche an einem Tag zu planen (obwohl wir nicht sicher sind, ob jemand einen solchen Tag überleben würde).

Diese Technik der Kalenderverwaltung eignet sich besonders gut, wenn Sie in mehreren Teams oder Abteilungen Ihres Unternehmens arbeiten.

8. Schlucken Sie einfach die verdammte Kröte …

Eine weitere interessante Methode, die viele unserer Teammitglieder als nützlich empfunden haben, ist das Konzept “Schluck die Kröte”. Die Idee dahinter?

Beginnen Sie Ihren Tag oder Ihre Woche mit der schwierigsten Aufgabe (die Kröte schlucken), um sie aus dem Weg zu räumen. Wenn Sie die schwierigste Aufgabe schon früh in Ihrem Kalender einplanen, haben Sie für den Rest der Woche weniger Druck durch diese Aufgabe.

Das wird manchmal auch als Frontloading bezeichnet. Im Grunde ist es das, was Eltern ihren Kindern am Esstisch beibringen. Zuerst kommt das Gemüse, dann die guten Sachen.

9. Pausen und Freiräume einplanen

Sie sollten nicht vergessen, dass Ihr Gehirn nicht den ganzen 8-Stunden-Arbeitstag lang auf Hochtouren arbeiten kann. Unsere Tage sind mit kleinen Pausen gefüllt, um dem Kopf etwas Luft zu verschaffen.

Sie fragen Ihren Nachbarn nach seinen Plänen für das Wochenende. Sie machen sich ein paar Kaffees oder Tees. Sie scrollen durch TikTok, um sich nach einem miesen Meeting zu entspannen. Sie gehen spazieren oder rauchen ab und zu eine Zigarette.

All das gehört zu einem normalen Arbeitstag, und all das nimmt Zeit in Anspruch. Ein Anfängerfehler beim Kalendermanagement ist es, die Zeit zu knapp zu planen. Wenn Sie für die Erledigung einer Aufgabe 30 Minuten Zeit benötigen, sollten Sie in Ihrem Kalender 40 Minuten dafür reservieren. Sie müssen realistisch sein.

Eine Übung, die Ihnen helfen kann, Ihre Kalender- und Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, besteht darin, eine Woche lang alles zu protokollieren, was Sie tun. Besprechungen, Abfragen des Posteingangs, Mittagessen, Toilettenpausen. Einfach alles.

Das kann Ihnen wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen und wie Sie Ihren Kalender entsprechend gestalten können.

Sie können dafür ein Tool wie den Timeular-Tracking-Würfel verwenden, der Ihnen hilft, Ihre Zeit während des Tages zu erfassen.

10. Akzeptieren Sie Ihre Unvollkommenheit und lernen Sie daraus

Und schließlich müssen Sie akzeptieren, dass es so etwas wie einen perfekt geplanten Kalender nicht gibt. Ja, Sie können alle hier genannten Kalendertipps nutzen, um Ihre Zeit besser zu planen, aber Sie können nicht alles im Arbeitsleben berücksichtigen.

Es werden Ad-hoc-Besprechungen anberaumt, Aufgaben in letzter Minute zugewiesen, und unerwartete Hindernisse unterbrechen Ihren Arbeitsfluss. So ist das Geschäft. Anstatt zu versuchen, dagegen anzukämpfen, sollten wir lieber akzeptieren, dass wir nur versuchen, mehr Struktur in eine unvollkommene Welt zu bringen.

Aber mit diesen 10 Kalendermanagement-Tricks sind Sie besser gerüstet, um es etwas einfacher zu haben.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Arbeitsweise verbessern können? Dann schauen Sie sich unsere Checkliste für effektive Meetings an, um bessere Meetings abzuhalten.

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