Quasi ogni funzione di AI in un software per la selezione cade da una parte o dall’altra di una linea che pochi tracciano con chiarezza. Da una parte l’AI assiste una decisione umana. Dall’altra prende una decisione e la presenta come un aiuto. Nel primo caso risparmi tempo. Nel secondo ti prendi un rischio senza vederlo, e prima o poi una persona candidata ti chiederà perché è stata scartata.
Questa è una nota di lavoro sul criterio che usiamo in Join per giudicare ogni funzione di AI, nostra o di altri. L’abbiamo pubblicata a gennaio 2026; da allora le norme su cui poggiava sono cambiate, e a ottobre l’abbiamo aggiornata.
Cosa è successo
Il regolamento (UE) 2024/1689 mette tra i sistemi ad alto rischio quelli usati per assumere o selezionare persone. L’allegato III, punto 4, cita la pubblicazione di annunci mirati, l’analisi o il filtraggio delle candidature e la valutazione delle persone candidate. Una funzione che si limita a rifinire un testo può restare fuori, perché l’articolo 6, paragrafo 3 elenca le eccezioni. Un sistema dell’allegato III che profila persone fisiche, invece, resta sempre ad alto rischio. La classificazione dipende dalla finalità prevista di ogni funzione, non dal nome del prodotto.
Le date sono cambiate. Il testo originale prevedeva l’applicazione degli obblighi per i sistemi dell’allegato III dal 2 agosto 2026. Il regolamento (UE) 2026/1744, pubblicato il 24 luglio 2026 ed entrato in vigore il 27 luglio, la sposta al 2 dicembre 2027. Nel blocco rinviato ci sono gli obblighi di chi usa il sistema in azienda: informare le persone soggette alle decisioni (articolo 26, paragrafo 11) e, per il datore di lavoro, informare prima dell’uso i lavoratori interessati e i loro rappresentanti (paragrafo 7).
Il rinvio non lascia chi assume senza regole. Dal 2 febbraio 2025 lo stesso regolamento vieta i sistemi che inferiscono le emozioni di una persona sul luogo di lavoro, salvo motivi medici o di sicurezza (articolo 5, paragrafo 1, lettera f). Sull’informazione, poi, valgono già tre norme. L’articolo 1-bis del D.Lgs. 152/1997 obbliga il datore di lavoro a informare il lavoratore sull’uso di sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati che forniscono indicazioni rilevanti, tra l’altro, per l’assunzione. L’articolo 11 della legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, chiede che l’AI sul lavoro sia sicura, affidabile e trasparente e rimanda a quello stesso articolo per l’informazione. Vale poi l’articolo 22 del GDPR: nessuno deve essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
Come queste norme si applichino a un annuncio, a uno strumento che ordina le candidature o a una persona non ancora assunta dipende dal caso e dal testo. Per la tua azienda chiedi a un consulente del lavoro o a un professionista della privacy. Questa nota non è consulenza legale.
C’è poi la fiducia di chi si candida. Secondo un sondaggio Gartner del primo trimestre 2025 su 2.918 persone candidate, pubblicato da Gartner il 31 luglio 2025, solo il 26% si fida che l’AI lo valuti in modo equo e il 25% si fida meno di un datore di lavoro che la usa per valutare le candidature. Il comunicato non indica i paesi del campione: queste percentuali non descrivono la situazione italiana.
Cosa abbiamo cambiato
Nell’aggiornamento abbiamo riscritto la parte legale: l’obbligo europeo di informare le persone non è ancora operativo per questi sistemi, quindi ora la nota rimanda alle norme già in vigore, quelle appena citate. Il criterio è rimasto lo stesso, perché non dipende dalle date. Sono tre domande.
- Una persona attenta potrebbe farlo in 30 secondi, con le stesse informazioni? Se sì, l’AI è un aiuto di produttività. Scrivere la prima bozza di un annuncio da pochi appunti, con Job Studio o con un altro strumento. Riordinare l’esperienza di una persona in una cronologia. Riassumere un CV di cinque pagine nelle parti che servono a chi assume. Sono lavori da mezzo minuto per chi è concentrato, e l’AI toglie soltanto la fatica di concentrarsi.
- L’AI esprime un giudizio che qualcuno dovrà poi difendere? Se sì, si entra nel campo delle decisioni, e lì il software non deve avere l’ultima parola senza che nessuno lo veda. Classificare le persone per idoneità. Scartare chi sta sotto una soglia di punteggio. Prevedere la prestazione futura da un CV. Sembrano aiuti, ma quando devi spiegare a una persona candidata o a un’autorità perché è stata scartata, «l’ha deciso il sistema» non regge.
- Si può spiegare in una frase quale ruolo ha avuto? Se la risposta onesta sta solo nell’informativa privacy e non in una frase detta alla persona, il sistema è troppo autonomo. È la domanda di fondo degli obblighi di informazione che abbiamo appena visto, europei e italiani.
Applicate alle funzioni più comuni, le tre domande danno quattro verdetti: le bozze hanno via libera, ordinare e assegnare punteggi dipende da condizioni precise, decidere resta escluso.
| Funzione | Verdetto | Condizione |
|---|---|---|
| Bozze (annunci, domande di preselezione, schede di valutazione, email di risposta) | Via libera | Una persona rilegge prima dell’invio. L’AI supera la pagina bianca, il testo finale resta di chi lo firma. |
| Ordinamento | Sì, in modo trasparente | Per data, completezza o un «punteggio di corrispondenza» ben etichettato, che chi usa il software può vedere e correggere. Mai un ordinamento silenzioso, mai un rifiuto automatico. |
| Punteggio | Solo se si spiega | Un punteggio basato su una prova svolta dalla persona (ha fatto un test, ecco il risultato) è accettabile, perché la prova è la sostanza. Un «punteggio di affinità» dedotto da un CV no. |
| Decisione | Mai | «Assumi» o «scarta» non spetta all’AI. È una responsabilità che non ci prendiamo al posto tuo. |
Questa regola ha un costo, e lo dichiariamo: abbiamo rilasciato meno funzioni «di effetto» di chi mette un punteggio accanto a un nome e lo chiama risultato. Join vende un software di gestione delle candidature, quindi leggi queste righe come la posizione di un fornitore, con l’interesse che ne deriva.
Cosa faremmo diversamente
Se oggi dovessimo valutare lo strumento di un altro fornitore, porteremmo le tre domande alla demo, con la funzione sullo schermo, e ne aggiungeremmo quattro che nascono dal quadro normativo. In quale categoria il fornitore colloca la funzione secondo l’articolo 6? Chi risponde se il sistema sbaglia? Quali informazioni puoi dare alle persone candidate? La funzione si può spegnere senza perdere il resto del prodotto?
Un luogo comune sulle sanzioni va corretto. L’articolo 99 prevede per le violazioni degli obblighi di chi usa il sistema fino a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato mondiale annuo, se superiore. Per le PMI vale l’importo più basso tra i due (paragrafo 6). Non è una ragione per sottovalutare il rischio: per una piccola azienda il danno più concreto resta una persona scartata senza una spiegazione che regga.
In una selezione da quaranta candidature il rifiuto automatico non è l’unica strada praticabile, e la differenza tra assumere bene e male sta di solito nell’attenzione di qualcuno che ha il tempo di guardare. Preferiamo costruire strumenti che aiutano quella persona a guardare meglio e più in fretta, invece di strumenti che provano a farne a meno.
