Ein guter Office Manager kann für ein Team einen großen Unterschied in Bezug auf Produktivität und Bürokultur bewirken. In dieser Funktion unterstützt er das Büro bei verschiedenen Aufgaben wie der Wartung der Büroausstattung und der Auffüllung der Vorräte, der Organisation von Vor-Ort-Terminen mit externen Stakeholdern und der Kommunikation zwischen den Teams.
Der ideale Office Manager verfügt über diese Fertigkeiten und Eigenschaften:
- Einwandfreie schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gute Planungs- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Umfassende EDV-Kenntnisse
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Fähigkeit, Daten zu organisieren und zu verwalten
In einigen Fällen wird der Office Manager auch eng mit der Personal- oder Lohnbuchhaltung zusammenarbeiten, sodass eine gewisse Kenntnis dieser Verfahren von Vorteil ist.
Office Manager interviewen
Wenn Sie einen Office Manager in Ihr Unternehmen holen, kann dies sehr positive Auswirkungen auf alle Bereiche haben, von der Steigerung der Produktivität bis hin zur Verbesserung der Arbeitskultur. Ein großer Teil der Aufgaben des Office Managers besteht in der Verbesserung und Einführung von Büroverfahren. Diese Fragen zum Vorstellungsgespräch für einen Office Manager werden Ihnen helfen, jemanden auszuwählen, der optimal für die Stelle geeignet ist.
Beachten Sie bitte, dass die nachstehenden Fragen zu Beginn des Interviewprozesses eingesetzt werden sollten, um die Fähigkeiten des Bewerbers frühzeitig zu ermitteln.
Vorstellungsgespräch eröffnen
In den meisten Fällen wird ein Bewerber bei einem Vorstellungsgespräch nervös sein. Eine gute Möglichkeit, dem entgegenzuwirken und sicherzustellen, dass Sie ein klares Bild von der Persönlichkeit und den Fähigkeiten des Bewerbers erhalten, ist es, das Gespräch mit ein paar lockeren, anregenden Fragen zu eröffnen, die ihn beruhigen und aus der Reserve locken werden.
Diese Eröffnungsfragen sollten idealerweise ein positives Thema haben und offenen formuliert sein, um den natürlichen Gesprächsfluss zu fördern. Das nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, wird aber einen deutlichen Unterschied machen!