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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Shortlisting – was ist das?

Unter Shortlisting versteht man den Prozess der Identifizierung von KandidatInnen aus dem Bewerberpool, die den Anforderungen und Kriterien einer Stellenausschreibung am besten erfüllen und die daher im Recruiting-Prozess weiter berücksichtigt werden sollen. Es geht also darum, eine Shortlist, also eine kurze Liste an qualifizierten KandidatInnen zu erstellen, die das Unternehmen kontaktieren möchte. 

Das Shortlisting erfolgt i. d. R. nach dem Sourcing der KandidatInnen und vor dem Interviewprozess. Oftmals finden Screening und Shortlisting auch gleichzeitig statt: Während die Lebensläufe gesichtet werden, werden die besten KandidatInnen in die engere Auswahl genommen und in die nächste Phase überführt. 

Warum ist Shortlisting wichtig? 

Das Shortlisting hilft dabei, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und besser zu steuern. Einer der Vorteile ist, dass währenddessen Standards für ideale Kandidaten festgelegt werden.

Es gibt dem Unternehmen zudem wertvolle Einblicke in die eigene Rekrutierungsstrategie. Sollte das Unternehmen beispielsweise Schwierigkeiten haben, BewerberInnen zu finden, die in die engere Wahl kommen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass die Erwartungen zu hoch sind oder die Stellenausschreibungen nicht auf den richtigen Plattformen ausgespielt werden. 

Wie funktioniert Shortlisting?

1. Legen Sie Ihre Kriterien fest!

Bevor eine Stelle ausgeschrieben wird, ist es notwendig, die wesentlichen und wünschenswerten Kriterien zu bestimmen, die für die Rolle erforderlich sind. Wesentliche Kriterien werden oft als „K.O.-Fragen bezeichnet, da der Kandidat bzw. die Kandidatin diese haben muss, um im Prozess weiter berücksichtigt zu werden. Wesentliche Kriterien können beispielsweise bestimmte Hard Skills, ein Arbeitsvisum oder ein Führerschein sein. Wünschenswerte sind hingegen Kriterien, die nicht zwingend notwendig, aber von Vorteil sind, z. B. Fremdsprachenkenntnisse oder Erfahrung mit einer bestimmten Software. Wichtig ist, dass die von Ihnen gewählten Kriterien konsistent und fair auf alle KandidatInnen angewendet werden können.

Einige typische Kriterien für die Shortlist sind: 

  • Ausbildung 
  • Berufliche Erfahrung
  • Skillset
  • Kompetenzen
  • Persönlichkeitsmerkmale 

2. Legen Sie die maximale Anzahl fest!

Entscheiden Sie sich für eine maximale Anzahl von KandidatInnen, die in die engere Wahl kommen. Das Ziel einer Shortlist ist es, den Bewerberpool auf eine überschaubare Anzahl von KandidatInnen einzugrenzen, weshalb Sie eine maximale Anzahl von KandidatInnen festlegen sollten, die weiter berücksichtigt werden. Die Festlegung dieser maximalen Anzahl kann von den verfügbaren Ressourcen abhängen oder davon, wie schnell eine Stelle besetzt werden muss. Manche Unternehmen entscheiden sich auch für einen Prozentsatz statt für eine feste Anzahl.

3. Screenen Sie Ihre KandidatInnen!

Eine Möglichkeit, BewerberInnen zu screenen, ist die manuelle Erstellung eines sog. Scorecard-Rasters, um die stärksten KandidatInnen zu identifizieren und in die engere Wahl zu nehmen. Heutzutage verwenden viele Unternehmen HR-Software-Tools, die Teile des Screening-Prozesses automatisieren und BewerberInnen anhand von Schlüsselwörtern oder Antworten auf Screening-Fragen aussortieren. 

Best Practices für erfolgreiches Shortlisting

  • Behalten Sie Vorurteile und diskriminierende Praktiken im Blick: Stellen Sie sicher, dass die Kriterien für die Shortlist fair sind und einheitlich auf alle KandidatInnen angewendet werden. 
  • Benachrichtigen Sie erfolglose KandidatInnen: Senden Sie eine kurze E-Mail an diejenigen KandidatInnen, die es nicht in die engere Auswahl geschafft haben, und geben Sie eine kurze Erklärung, warum sie nicht weiterkommen.
  • Blicken Sie über den Tellerrand: Betrachten Sie auch KandidatInnen, die nicht in Ihre Shortlist passen. Achten Sie auf übertragbare Fähigkeiten und bewahren Sie einen ganzheitlichen Blick auf Ihren Bewerberpool, um sicherzustellen, dass Sie eine vielfältige Gruppe von KandidatInnen interviewen.

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