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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Onboarding — was ist das?

Onboarding bezieht sich auf den Prozess der Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden in eine Organisation. Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Annahme des Stellenangebots und endet, wenn der Mitarbeitende mit den organisatorischen Abläufen vertraut ist und kompetent in der neuen Rolle agiert.

Das Onboarding besteht aus verschiedenen Aktivitäten. Jede Organisation legt für sich fest, aus welchen Elementen der Prozess besteht und wie lange er dauert – so kann das Onboarding einige Wochen, Monate oder auch bis zu einem Jahr dauern. 

Welche Aspekte sollte ein Onboarding beinhalten? 

Ein erfolgreiches Onboarding sollte dem Mitarbeitenden alle Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellen, die er oder sie benötigt, um sich so problemlos wie möglich im Unternehmen und in seiner neuen Rolle einzufinden. Folgende Themen sollten beim Onboarding mit neuen KollegInnen behandelt werden: 

  • Einführung in die Unternehmenskultur
  • Definition der Ziele und Wachstumsstrategie des Unternehmens 
  • Aufzeigen der Verantwortlichkeiten des Mitarbeitenden und Erwartungen 
  • Vorstellung der Abteilung, des Teams, der KollegInnen und ManagerInnen sowie anderer wichtiger Kontakte

Vorbereitung für das Onboarding neuer MitarbeiterInnen

Zum Onboarding gehört auch die Vorbereitung des ersten Tages. Diese Punkte sollten Sie im Vorfeld in Angriff nehmen: 

  • Senden Sie einen Zeitplan per E-Mail an den neuen Mitarbeitenden
  • Bestimmen und richten Sie den Arbeitsplatz ein 
  • Richten Sie Konten zur Lohnabrechnung und andere notwendige HR-bezogene Anwendungen ein
  • Richten Sie ein E-Mail-Konto sowie, falls nötig, andere Logins ein

Wie funktioniert ein virtuelles Onboarding?

Heutzutage ist es nicht unüblich, neue Mitarbeitende mit einem virtuellen Onboarding ins Unternehmen einzuführen. In vielerlei Hinsicht unterscheidet sich ein virtuelles Onboarding nicht allzu sehr von einem persönlichen Onboarding, allerdings sollten ein paar zusätzliche Schritte beachtet werden: 

1. Die notwendige Hardware zur Verfügung stellen

Stellen Sie sicher, dass die neue Kollegin bzw. der neue Kollege einen Laptop, Kopfhörer und weiteres Equipment hat, um am ersten Arbeitstag erfolgreich am virtuellen Onboarding teilnehmen zu können. 

2. Ein Willkommenspaket senden

Ein kleines Willkommensgeschenk wie Notizblock, Stift oder Tasse mit Unternehmenslogo kann dazu beitragen, dass sich der neue Kollege bzw. die neue Kollegin von Anfang an als Teil des Teams fühlt.

3. Papierkram im Vorfeld ausfüllen lassen

Versenden Sie personalbezogene Dokumente im Voraus, um einerseits Zeit zu sparen und andererseits zu zeigen, dass ihr Unternehmen gut organisiert und vorbereitet ist. 

4. Gelegenheiten zum persönlichen Austausch bieten

Virtuellen Onboardings fehlt es oft an Gelegenheiten, sich auf persönlicher Ebene mit KollegInnen auszutauschen. Daher ist es wichtig, einige soziale Elemente ins virtuelle Onboarding zu integrieren: Sogenannte Break-Out-Groups bieten in (Video-)Konferenzen die Möglichkeit, sich mit einzelnen Personen oder in kleineren Gruppen auszutauschen. Ferner erleichtern unverfängliche und alltägliche Themen sowie sogenannte Ice-breaker-Fragen zum Gesprächseinstieg das Kennenlernen. 

5. Ein Buddy-System etablieren

Bringen Sie den neuen Mitarbeitenden mit einem bereits gut eingearbeiteten in Kontakt. Ein fester Ansprechpartner kann dem neuen Kollegen bzw. der neuen Kollegin Fragen beantworten und dabei helfen, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden. 

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Training? 

Obwohl Onboarding und Training teilweise zeitgleich stattfinden, sind sie nicht das dasselbe. Hier sind einige der Hauptunterschiede:

Onboarding

  • Fokus auf die Unternehmenskultur
  • Behandelt die Mission, Vision und Werte des Unternehmens
  • Vorstellung des Managements, der KollegInnen und des Arbeitsplatzes

Training

  • Fokus auf Arbeitsabläufe und -prozesse
  • Behandelt bestimmte Aufgaben und technische Aspekte eines Jobs
  • Vorstellung und praktische Demonstration von Technologien und Equipment

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