Deshalb ist die Führung eines Besprechungsprotokolls ein wesentlicher Bestandteil jedes effektiven Business Meetings – und ein fester Teil des täglichen Arbeitslebens bei JOIN!
Ihr Team hat keine Erfahrung mit der Führung von Besprechungsprotokollen? Wir teilen unsere bewährten Best Practices, die Sie beachten sollten, um Ihre Sitzungsprotokolle für den maximalen Meeting-Erfolg zu optimieren. Hier kommen unsere Tipps für das Protokollieren von Meetings.
- Notizen vs. Protokoll
- Tipps für effektive Protokollierung
- Protokollant ernennen
- Protokoll-Vorlage vorbereiten
- Basisdaten miteinbeziehen
- Maßnahmen klar definieren
- Besprechungsprotokoll teilen
- Feedback und Einheitlichkeit
Notizen und Protokoll sind nicht dasselbe
Das Wichtigste zuerst: Das Wissen um den Unterschied zwischen Meeting-Notizen und Besprechungsprotokollen trägt dazu bei, den Prozess der Protokollierung für alle Mitglieder Ihres Teams zu rationalisieren. Doch was genau ist ein Protokoll?
Besprechungsprotokolle dienen als formale Aufzeichnung dessen, was in einer Sitzung besprochen und beschlossen wurde. Sie sollten klar strukturiert sein und alle Aktionen, Kernaussagen oder Entscheidungen aller Teilnehmer einer Sitzung dokumentieren.
Meeting-Notizen sind weit weniger formell. Sie können handschriftlich von jeder im Meeting anwesenden Person angefertigt werden und beziehen sich eher auf ihre persönlichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und zugeteilten Maßnahmen. Handschriftliche Notizen werden sogar empfohlen, da man sich auf diese Weise den Sachverhalt besser merken kann und nicht so leicht abgelenkt wird!
Ein Besprechungsprotokoll sollte besser digital dokumentiert werden, wo es leicht geändert, an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert und mit den relevanten Interessengruppen geteilt werden kann.
Es kann vorkommen, dass Notizen eines Teilnehmers etwas enthalten, was der Protokollführer übersehen hat. Sollte das häufiger der Fall sein, können Sie auch gemeinsam nach dem Meeting ein Protokoll schreiben, indem das Team seine Notizen teilt und der Protokollant die Kerninformationen aufnimmt. Das muss natürlich keine ausführliche, zeitaufwändige Aufgabe sein, sondern eher eine kurze Überprüfung am Ende des Meetings, um sicherzustellen, dass alles dokumentiert ist.
JOINs Top 5 Tipps für effektive Protokollierung
Beim Protokollieren geht es um mehr als nur darum, alles zu notieren, was im Laufe einer Besprechung gesagt wurde. Gute Protokolle sind kurz und bündig formatiert und erlauben auch nicht teilnehmenden Personen, schnell und gut verständlich die Kernpunkte des Meetings zu erfassen.
Effektive Protokollführung will jedoch gelernt sein und auch wir bei JOIN brauchten etwas Zeit, um unsere diesbezüglichen Abläufe so effektiv wie möglich zu gestalten. Doch final haben wir bewährte Methoden entwickelt, mit denen auch Sie Ihre Protokollführung und das Ergebnis Ihrer Meetings ganz leicht optimieren können:
1. Protokollant zu Beginn des Meetings ernennen
Der wichtigste Faktor bei der Erstellung von Protokollen ist, dass sich der Protokollant seiner Rolle bewusst ist. Davon auszugehen, dass Meetingteilnehmer von sich aus Notizen machen, ist keine gute Idee, da sie in den meisten Fällen zu sehr in die Sitzung vertieft sind, um dies effizient zu tun. Das mussten auch wir bei JOIN zu Beginn feststellen. Es empfiehlt sich daher, einen Protokollanten vorab zu ernennen.
Durch die Zuweisung dieser Aufgabe an einen bestimmten Teilnehmer wird dieser in die Verantwortung genommen und sichergestellt, dass am Ende des Meetings niemand ohne Niederschrift dasteht. Doch wie wählt man denjenigen aus, der das Protokoll führen wird?
Da sich der Protokollant etwas mehr Verantwortung als die anderen Sitzungsteilnehmer trägt, ist es wichtig, Protokollführer auf faire Art und Weise zu bestimmen.
Zu Beginn des Meetings nach Freiwilligen zu fragen, ist ein guter Weg, wenn es in Ihrem Team Mitglieder gibt, die bekanntermaßen bereit und befähigt sind, Protokoll zu führen. Andernfalls verschwenden Sie eher wertvolle Minuten Ihres Meetings, während Sie warten, dass sich jemand freiwillig bereit erklärt.
Um zu verhindern, dass immer die gleiche Person Protokoll führen muss und sich womöglich mit dieser Aufgabe überfordert fühlt, wechseln wir bei JOIN uns ab. So kann außerdem jeder seine Fähigkeiten in diesem Bereich verbessern.
Alternativ kann diese Aufgabe jedoch auch jemandem fest zugeteilt werden, dessen Verantwortlichkeit die Moderation und Rationalisierung von Meetings ist, z. B. einem persönlichen Assistenten oder Projektmanager.
2. Protokoll-Vorlage vorbereiten
Ein häufiger Stolperstein bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen ist die unzureichende Vorbereitung. Schnell merkten wir, dass der gesamte Prozess der Protokollierung vereinfacht werden kann, indem man sich eine grobe Struktur zugrundelegt – etwa eine gut vorbereitete Meeting-Agenda, die sich als grobe Vorlage fürs Protokoll bewährt hat.
Denn unsere Agenda enthält bereits klare Diskussionspunkte, Fragen und/oder zu treffenden Entscheidungen und kann im Handumdrehen zur Protokoll-Vorlage umfunktioniert werden.
Dabei verwenden wir die wichtigsten Diskussionspunkte als Überschriften und fügen einfach Aufzählungspunkte für die gewonnenen Erkenntnisse und daraus abgeleiteten Maßnahmen hinzu. Und schon haben wir ein solides und übersichtliches Grundgerüst für unser Besprechungsprotokoll.
Es kann sich auch lohnen, einen weiteren Abschnitt (Überschrift: Notizen) hinzuzufügen, um alles besprochene, was nicht in den Rahmen der Sitzung fällt, ebenfalls zu dokumentieren (sollte nach Möglichkeit aber ein Minimum reduziert werden).
Eine solche Protokoll-Vorlage beseitigt alle Unklarheiten hinsichtlich der Formatierung und sorgt dafür, dass Ihre Dokumente einheitlich gehalten werden. Denken Sie auch daran, sich auf ein möglichst stringentes Benennungsmuster für die Dateien zu einigen. Wenn Sie in Zukunft einmal auf ältere Dateien zurückgreifen müssen, finden Sie dann sofort, was Sie brauchen.
3. Basisdaten ins Protokoll miteinbeziehen
Auch wenn es als unnötiger Mehraufwand erscheinen mag: Das Datum und die Teilnehmer des Meetings sollten Sie immer in Ihrem Protokoll vermerken. Dies erleichtert die Ablage, das Auffinden und die Bezugnahme auf frühere Protokolle bei Folgemeetings und in sonstigen Bedarfsfällen.
Die Möglichkeit, Teilnehmer einer vorherigen Besprechung nachzuschlagen, bedeutet gleichzeitig, dass Sie bei Fragen zu einer getroffenen Entscheidung wissen, wen Sie fragen können, ohne Ihre E-Mails und die Einladungsliste noch einmal durchsehen zu müssen!
4. Maßnahmen klar definieren (mit Deadline!)
Wenn es sich bei der Sitzung um ein Krisen- oder ein Brainstorming-Meeting handelt, ist es sehr wahrscheinlich, dass man den Raum mit einem Maßnahmenkatalog als Ergebnis verlässt – der natürlich zeitnah umgesetzt werden will.
Um das zu gewährleisten, werden diese Maßnahmen in unseren Protokollen klar festgehalten. Dabei werden auch die entsprechenden Verantwortlichen genannt und entsprechende Fristen definiert. So kennen unsere Teammitglieder nicht nur ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sondern können diese viel effektiver einplanen und nachvollziehbarer bearbeiten (z. B. mit JIRA, Asana, Trello oder ähnlichen Teammanagement-Softwares).
Gibt es für festgelegte Maßnahmen einmal keine klar definierten Verantwortlichen, teilen wir diese Aufgaben im Protokoll auch mal vorübergehend (bis ein passender Ansprechpartner gefunden ist) einem Projektmanager zu. Das verhindert, dass die Aufgabe verloren geht oder vergessen wird.
5. Besprechungsprotokoll mit Team teilen
Ein gut durchdachtes und hervorragend geschriebenes Meeting-Protokoll ist nutzlos, wenn es nicht mit dem Team geteilt wird. Nach der Besprechung versäubern wir das Dokument noch kurz (sowohl inhaltlich als auch im Format) und legen es dann in einem entsprechenden gemeinsamen Laufwerk oder Ordner ab.
Gleichzeitig senden wir das Protokoll aber auch den (geplanten) Teilnehmern und künftigen Beteiligten des Meetings zu. So können wir sicherstellen, dass alle nötigen Personen auf den gleichen Wissensstand aufbauen.
Feedback und Einheitlichkeit
Das Wichtigste, woran Sie beim Bearbeiten Ihrer Meeting-Protokolle denken sollten: Einheitlichkeit ist der Schlüssel. Protokolle funktionieren für ein Team viel besser, wenn es weiß, wonach es sucht und wo es die Informationen mit minimalem Aufwand findet. Wenn Sie also eine einheitliche Protokoll-Vorlage erstellen und sich daran halten, spart Ihr Team Zeit und rationalisiert den Prozess.
Wie bei allen Neuerungen im Zusammenhang mit Besprechungen ist es auch hier wichtig, das Feedback des Teams einzuholen, sich dieses anzuhören und die Prozesse entsprechend anzupassen. Wenn Sie beispielsweise die Rückmeldung erhalten, dass das Team mit der Länge Ihrer Meeting-Protokolle überfordert ist, sollten Sie dies berücksichtigen und die erforderlichen Änderungen so bald wie möglich vornehmen.
Das sind die Erfahrungswerte, die wir von JOIN gesammelt und in für unser Team effiziente Prozesse übersetzt haben. Für Ihr Unternehmen muss das nicht zwangsläufig die beste Lösung sein, doch die oben aufgeführten Punkte und Tipps sollen Sie dabei unterstützen, die für Ihr Unternehmen optimalen Protokoll-Prozesse zu identifizieren und implementieren. Das stetige Feedback Ihres Teams wird Ihnen helfen, diese Aufgabe zu meistern.
Noch mehr hilfreiche Tipps und Best Practices für Ihre Meetings finden Sie im nächsten Teil unserer Serie zur Verbesserung von Meeting-Etikette und Engagement.
