Die besten Interviewfragen für Virtual Assistants

Virtual Assistant: Fragen fürs Vorstellungsgespräch

Ein Virtual Assistant (virtueller Assistent) ist eine wertvolle Unterstützung für die Motivation und Produktivität eines Teams durch die Erledigung von Verwaltungsaufgaben und die Organisation von Unterlagen und Daten. Die Rolle des Virtual Assistant konzentriert sich in erster Linie auf Aufgaben wie die Erstellung, Pflege und Ablage von Rechnungen und Gehaltsabrechnungen. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der korrekten Eingabe und Organisation aller Daten sowie bei der Weitergabe von Informationen und Dateien zwischen den Teams.

Wenn Sie einen virtuellen Assistenten einstellen wollen, sollten Sie auf diese Fähigkeiten achten:

Korrekturlesefähigkeiten und ein scharfes Auge für Details
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und vergleichbarer Software
Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Datenerfassung und Aktenorganisation
Erfahrung und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wenn Ihr virtueller Assistent die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Buchhaltung oder die Personalabteilung unterstützen soll, sollten Sie auch prüfen, ob er über Kenntnisse in der Arbeit mit vertraulichen Daten verfügt.

Virtual Assistant interviewen

Ein virtueller Assistent entlastet das gesamte Unternehmen von Verwaltungsaufgaben, erspart das Durchsuchen unzähliger Dateien und Ordner und steigert die Produktivität, indem er die Kommunikation rationalisiert. Da diese Vorteile eine so große Wirkung haben, ist es besonders wichtig, dass Sie bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten die richtigen Fragen stellen.

Um sicherzustellen, dass Sie die bestmöglichen Talente für Ihr Team einstellen, haben wir diese Beispielliste mit Fragen fürs Vorstellungsgespräch mit virtuellen Assistenten zusammengestellt. Am besten stellen Sie diese Fragen bereits in der Anfangsphase des Interviewprozesses, damit Sie so schnell wie möglich feststellen können, ob der Bewerber zu Ihnen passt.

Vorstellungsgespräch eröffnen

Es ist verständlich, dass ein Bewerber in der Anfangsphase eines Vorstellungsgesprächs ziemlich nervös sein kann. Daher ist es eine gute Idee, ihm den Einstieg in das Gespräch zu erleichtern, damit Sie sich einen angemessenen Überblick über seine Persönlichkeit und Erfahrung verschaffen können. Das geht am besten, wenn Sie mit einigen positiven und „unterhaltsameren“ Eröffnungsfragen beginnen.

Für diesen Teil des Vorstellungsgesprächs müssen Sie nicht viel Zeit aufwenden, aber ein oder zwei lockere Einstiegsfragen werden einen großen Unterschied machen.

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Für das Vorstellungsgespräch

Ein positiver Einstieg

Welche Aktivitäten eines virtuellen Assistenten machen dir am meisten Spaß?

Auf welchen Moment in deiner Karriere bist du besonders stolz?

Verhaltensbezogene Fragen

Wie würdest du mit einer Verwaltungsaufgabe umgehen, bei der du dir nicht sicher bist, wie sie zu erledigen ist?
Anhand dieser Frage können Sie sich ein Bild von der Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeit des Bewerbers machen.
Wie organisierst du normalerweise deine täglichen Aufgaben?
Da die Tätigkeit eines virtuellen Assistenten in der Regel mit Remote-Arbeit verbunden ist, können Sie anhand dieser Antwort beurteilen, wie gut der Bewerber seine Zeit und seine Produktivität selbständig organisieren kann.
Welche Maßnahmen würdest du ergreifen, wenn du glaubst, dass du bei der Zusammenarbeit mit uns eine Frist nicht einhalten kannst?
Diese Antwort unterstreicht die Kommunikations- und Sozialkompetenz des Bewerbers sowie seine Fähigkeit, bei Problemen einen Maßnahmenplan zu entwickeln.
Wie bleibst du motiviert, wenn du remote mit einem Team zusammenarbeitest?
Aus der Antwort können Sie sich ein Bild von der Persönlichkeit und dem Arbeitsstil des Bewerbers ableiten.
Wie würdest du mit einem Kunden umgehen, dessen Kommunikationsstil überfordernd oder schwierig ist?
Mit der Antwort können Sie das Kommunikations- und Verhandlungsgeschick des Bewerbers gut einschätzen.
Wie stellst du aus der Ferne sicher, dass du benötigte Informationen innerhalb kurzer Zeit oder sogar sofort erhältst?
Dies wird zeigen, ob der Kandidat Prioritäten setzen kann und in der Lage ist, seine Anliegen zu vermitteln und durchzusetzen.

Soft Skills

Wie stellst du sicher, dass du die Aufgabe und die Bedürfnisse eines Kunden genau verstehst, wenn du einen neuen Auftrag erhältst?
Die Antwort, die der Bewerber hier gibt, ist wichtig, da sie Aufschluss über seine Fähigkeiten zum Zuhören, zur Kommunikation und zur Remote-Arbeit geben wird.
Beschreibe eine Situation, in der du die Bedürfnisse eines Kunden gut voraussehen konntest. Woran hast du erkannt, was du tun kannst?
Anhand dieses Beispiels können Sie sich ein Bild davon machen, wie gut ein Bewerber die Initiative ergreifen kann. Zusätzlich erhalten Sie einen Einblick in seine bisherigen Erfahrungen.
Wie kommunizierst du am liebsten mit einem Kunden?
Mit der Antwort können Sie sich ein Bild davon machen, wie Sie mit diesem Bewerber zusammenarbeiten würden und wie flexibel und anpassungsfähig er ist.
Wie gehst du mit technischen Problemen bei der Arbeit mit einem Kunden um?
Hier geht es darum, einen Einblick in die Ehrlichkeit und Kommunikationsfähigkeit eines Bewerbers zu bekommen.

Hard Skills

Mit welchen Tools und Softwares hast du die meiste Erfahrung?
Anhand dieser Antwort können Sie sich ein Bild davon machen, ob die Tools des Bewerbers mit den in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools übereinstimmen oder ob er in bestimmte Tools eingewiesen werden muss.
Welche Fähigkeiten zeichnen dich als einen guten virtuellen Assistenten aus?
Der Bewerber kann Ihnen hier einen Eindruck von seinen Fähigkeiten vermitteln und auch wieder einen Einblick in seine bisherigen Erfahrungen geben.
Welche Erfahrung hast du im Umgang mit vertraulichen Informationen oder Daten gemacht?
Da ein virtueller Assistent manchmal mit vertraulichen Daten arbeiten muss, kann er sein Wissen über die Prozesse, die bei der Arbeit mit solchen zu beachten sind, unter Beweis stellen.
Wie gehst du bei der Arbeit an mehreren ähnlichen Projekten gleichzeitig vor? Wie bleibst du organisiert und wie stellst du sicher, dass du jeden Termin einhalten kannst?
Diese Antwort ist besonders wichtig, wenn Sie den Bewerber mit vielen Projekten gleichzeitig betrauen werden. Die Antwort des Bewerbers sollte sich auf seine Organisationssoftware oder sein System beziehen und zeigen, dass er in der Lage ist, seine Projekte ohne allzu große Vorgaben zu priorisieren.
Welche Schritte unternimmst du, wenn du ein Treffen oder eine Informationsaustausch-Sitzung mit mehreren Beteiligten organisieren sollst?
Hier soll der Bewerber einen Eindruck von seiner Fähigkeit vermitteln, einen Kalender zu verwalten, wenn er mit dezentralen Beteiligten zusammenarbeitet.
Hast du schon mit Kunden außerhalb deiner Zeitzone gearbeitet, und wenn ja, wie gehst du damit um?
Diese Frage ist besonders wichtig, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber aus einem anderen Land führen. Sie gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was Sie bei der Zusammenarbeit mit ihm erwarten können und wie gut er in der Lage ist, zu kommunizieren, wenn Sie zu unterschiedlichen Zeiten online sind.

Operative / Situative Fragen

Beschreibe eine Situation, in der du mit schlechter Kommunikation mit einem Team zu kämpfen hattest. Welche Schritte hast du unternommen, um das Problem zu lösen?
Hier können Sie sich ein Bild davon machen, inwieweit ein Bewerber in der Lage ist, vor einem Team zu sprechen und die Führung bei der administrativen Seite eines Projekts zu übernehmen.
Wenn du mehrere Aufgaben zu erledigen hast, aber keine Fristen festgelegt sind, wie setzt du dann die Prioritäten?
So erhalten Sie einen kurzen Eindruck davon, wie gut der Bewerber die Ziele und Werte Ihres Unternehmens versteht und wie gut er seine Zeit einteilen kann.
Wie sind deine üblichen Arbeitszeiten?
Wenn Sie die typischen Arbeitszeiten des Bewerbers kennen, können Sie besser entscheiden, ob die Arbeitszeiten mit Ihren Bedürfnissen als Unternehmen übereinstimmen. Außerdem können Sie so Ihre Aufgaben für den Bewerber besser planen.
Beschreibe eine Situation, in der du die Arbeit aus der Ferne als Herausforderung empfunden hast. Wie hast du diese Herausforderung überwunden?
Diese Antwort gibt Ihnen eine Vorstellung von den Herausforderungen, die bei der Zusammenarbeit mit dem Virtual Assistant auftreten können, und wie Sie beide daran arbeiten können, diesen Prozess zu optimieren.
Wie würdest du mit einer Situation umgehen, in der ein Kunde etwas auf eine bestimmte Art und Weise erledigt haben möchte, du aber sicher bist, dass es einen besseren oder einfacheren Weg gibt?
Eine gute Eigenschaft, die ein virtueller Assistent haben sollte, ist das Vertrauen in seine Arbeit und die Fähigkeit, seine Meinung zu sagen. Anhand dieser Antwort können Sie feststellen, ob er diese Eigenschaften besitzt.