Die besten Interviewfragen für Rezeptionisten

Rezeptionist: Fragen fürs Vorstellungsgespräch

Der Rezeptionist ist oft die erste Person, die Kunden, Klienten und andere Besucher des Unternehmens treffen. Deshalb müssen sie jederzeit professionell, freundlich und positiv sein. Sie müssen Besucher begrüßen, sie an die richtigen Personen oder Abteilungen weiterleiten und dafür sorgen, dass ihr erster Eindruck vom Unternehmen so angenehm wie möglich ist. Ein guter Rezeptionist weiß, wie man ein stickiges Büro in einen einladenden Raum verwandelt.

Da Rezeptionisten das Aushängeschild des Unternehmens sind, ist die Auswahl einer kompetenten Person für diese Aufgabe von essenzieller Bedeutung. Deshalb ist es wichtig, einen gut durchdachten Einstellungsprozess zu haben, der Ihnen dabei hilft, diese besondere Person zu finden.

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch mit Ihrem potenziellen neuen Rezeptionisten führen, sollten Sie auf die folgenden Fähigkeiten und Eigenschaften achten:

Tadellose soziale Kompetenz
Sympathisch und freundlich, aber auch professionell und repräsentativ
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl persönlich als auch telefonisch
Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten

Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Talentgewinnung ist es, die besten Fragen für ein Vorstellungsgespräch mit einem Rezeptionisten bereits zu Beginn des Auswahlprozesses zu stellen.

Rezeptionist interviewen

Sie haben Dutzende von Bewerbungen für Ihre offene Stelle eines Rezeptionisten erhalten und nun ist es an der Zeit, einige der Bewerber zu einem Interview einzuladen. Um sicherzustellen, dass Sie die besten Chancen haben, den idealen Bewerber zu finden, müssen Sie vorbereitet sein.

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie die guten Bewerber besser von den weniger guten Bewerbern unterscheiden. Und da kommt unsere Liste mit Fragen fürs Vorstellungsgespräch mit Rezeptionisten gerade recht.

Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Fragen relativ allgemein gehalten sind, da sie zu Beginn des Interviewprozesses gestellt werden sollen. Sobald Sie in die nächste Gesprächsrunde gehen, sollten Sie mehr erfahrungsspezifische Fragen vorbereiten, die auf Ihr Unternehmen und Ihren Bewerber zugeschnitten sind.

Vorstellungsgespräch eröffnen

Auch wenn Ihr neuer Rezeptionist gut kommunizieren kann, kann es sein, dass er vor dem Vorstellungsgespräch nervös ist. Das ist ganz natürlich und muss kein Problem darstellen. Um die Nervosität ein wenig zu lindern, raten wir Ihnen, das Gespräch mit einigen einfachen Eröffnungsfragen zu beginnen. Das hilft dem Bewerber, sich zu entspannen und sich für den Rest des Gesprächs wohler zu fühlen.

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Für das Vorstellungsgespräch

Ein positiver Einstieg

Erzähle mir ein wenig über dich selbst.

Wie hat sich dein bisheriger beruflicher Werdegang gestaltet?

Was gefällt dir am besten an der Arbeit als Rezeptionist?

Verhaltensbezogene Fragen

Erzähle mir, wie du in einem früheren Job etwas getan hast, das dem Unternehmen geholfen hat, Geld zu sparen, mehr Geld zu verdienen oder Zeit zu sparen.
Eine gute Frage, um dem Bewerber die Möglichkeit zu geben, mit etwas Großartigem zu glänzen, das er in seinem vorherigen Job getan hat. So bekommen Sie einen Eindruck von der Erfahrung, die er hat, und von der Leistung, auf die er stolz ist.
Wie würdest du einem wichtigen Kunden das Gefühl geben, willkommen zu sein?
Die Begrüßung von Besuchern im Unternehmen ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Empfangsmitarbeiters. Wenn es sich um einen wichtigen Kunden handelt, möchten Sie, dass die Rezeptionistin sich besonders viel Mühe gibt.
Wie würdest du den Schutz der Privatsphäre unserer Kunden gewährleisten?
Als Empfangsmitarbeiter muss der Bewerber die Vertraulichkeit wahren und die Privatsphäre der Kunden schützen. Finden Sie heraus, wie sie dies in ihrem Job sicherstellen.

Soft Skills

Wie gehst du mit Stress um?
Die Arbeit eines Empfangsmitarbeiters kann unglaublich stressig sein, mit anspruchsvollen Besuchern, einem ständig klingelnden Telefon und verärgerten Kollegen, weil die Kaffeemaschine schon wieder kaputt ist. Sehen Sie, wie gut der Bewerber mit solchen Situationen umgeht.
Warum glaubst du, dass du für diese Stelle gut geeignet bist?
Diese Frage gibt Ihnen einen Überblick über die Qualitäten, die der Bewerber für diese Stelle für am wichtigsten hält, und darüber, was er selbst am besten kann.
Was sind deine größten Schwächen, wenn es um die Arbeit als Rezeptionist geht?
Wir alle haben unsere Schwächen. Sich diese einzugestehen und zu akzeptieren, ist eine wichtige Fähigkeit und der gekonnte Umgang mit diesen Schwächen im Berufsleben ist die Königsdisziplin eines jeden Rezeptionisten.
Wie bleibst du bei deiner Arbeit organisiert und strukturiert?
Organisationsfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise sind Schlüsselqualifikationen für jeden Rezeptionisten. Achten Sie darauf, welche Maßnahmen der Bewerber ergreift, um jederzeit für Ordnung zu sorgen.
Ein Kunde kommt eine Stunde zu spät zu seinem Termin. Was tust du?
Manchmal muss der Rezeptionist hart bleiben/durchgreifen und einem Kunden erklären, dass er seinen Termin einfach verpasst hat. Die Antwort zeigt Ihnen, wie professionell der Kandidat mit einer solchen Situation umgeht.
Ein Kollege kommt deutlich zu spät zu einem Kundentermin. Was tust du?
Auch das kann vorkommen und dafür kann ein Rezeptionist nichts. Trotzdem muss er die unangenehme Situation auffangen und abmildern können. Die Antwort zeigt, ob ein Bewerber auch dazu in der Lage ist.

Hard Skills

Welche Art von Sicherheitsprotokoll hast du während deiner früheren Tätigkeit als Rezeptionist befolgt?
Eine konkretere Frage nach den spezifischen Erfahrungen, die der Bewerber in diesem Bereich hat.
Wie viele Wörter kannst du pro Minute tippen?
Ein Rezeptionist muss unglaublich schnell tippen können, um im Eifer des stressigen Alltags wichtige Informationen schnell zu verschriftlichen und/oder weiterleiten zu können.
Welche anderen Computerkenntnisse bringst du mit?
Diese Frage gibt Aufschluss über die praktische Erfahrung des Bewerbers im Umgang mit dem Computer.
Was kannst du mir über unser Unternehmen erzählen?
Mit dieser Frage wird geprüft, ob der Bewerber sich vor dem Vorstellungsgespräch gründlich über das Unternehmen informiert hat.

Operative / Situative Fragen

Zwei Kunden kommen zur gleichen Zeit ins Büro und verlangen, dass du ihnen sofort hilfst. Was würdest du tun?
Das wird jedem Rezeptionisten irgendwann passieren. Sehen Sie, wie der Bewerber in dieser Situation Prioritäten setzt und wie er sicherstellt, dass er beiden Besuchern den besten Kundenservice bietet.
Wie würdest du reagieren, wenn kurz nach Ende der offiziellen Bürozeiten noch schnell ein Kunde reinkommt, während du gerade gehen willst?
Diese Frage vermittelt Ihnen einen Eindruck von der Arbeitsmentalität des Bewerbers. Ist er ein strikter 9-bis-5-Angestellter oder macht es ihm nichts aus, Überstunden zu machen, wenn dadurch ein besserer Kundenservice gewährleistet wird?
Ein Besucher verlangt ein Gespräch mit dem Geschäftsführer und weigert sich, das Gebäude zu verlassen. Wie löst du die Situation?
Besucher können wütend und schwierig werden. Als Rezeptionist wird der Kandidat oft die Hauptperson sein, die damit umgehen muss - und das stets freundlich und professionell ...