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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was versteht man unter Interviewprozess?

Der Interviewprozess ist ein mehrstufiger Prozess für die Einstellung neuer MitarbeiterInnen. Die einzelnen Schritte bestehen hauptsächlich aus Vorstellungsgesprächen, die entweder einzeln, mit einer Gruppe von KandidatInnen oder mit einem Panel geführt werden.

Die Gespräche werden persönlich, per Telefon, per E-Mail oder per Video durchgeführt. Der genaue Ablauf variiert von Unternehmen zu Unternehmen und ist abhängig von den verantwortlichen Personen.

Der Interviewprozess besteht aus mehreren Schritten, die dem Arbeitgeber helfen, zu beurteilen, ob er einen Bewerber für eine Stelle einstellen möchte. Der genaue Inhalt der einzelnen Schritte kann je nach Unternehmen und der konkreten Stelle, die besetzt werden soll, variieren.

Es gibt jedoch eine Standardstruktur, an die sich die meisten Unternehmen halten und die bestimmte Arten von Fragen enthält, die in diesen 5 Phasen des Interviewprozesses gestellt werden. Beispiele für solche Fragen sind weiter unten aufgeführt.

Der Interviewprozess verfolgt im Wesentlichen zwei Interessen:

  • Feststellen, ob die KandidatInnen qualifiziert sind und über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. 
  • Prüfen, ob die KandidatInnen zum Unternehmens sowie zur Unternehmenskultur passen und ob ihre Ziele und Werte mit denen des Unternehmens einhergehen.

Ziel der Gespräche mit den Bewerbern ist es also, herauszufinden, ob die Einstellung eines Mitarbeiters für beide Seiten von Vorteil ist. 

Schritte des Interviewprozesses

Jede zu besetzende Position erfordert unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen, sodass die Anzahl der einzelnen Schritte im Interviewprozess entsprechend variiert. 

Nachfolgend führen wir die häufigsten Schritte und Phasen auf und ergänzen für jede Phase des Interviewprozesses Beispielfragen an die Bewerber, damit Sie den Zweck der einzelnen Schritte besser verstehen können.

1. Screening-Interview

Die meisten Arbeitgeber führen kurze Screening-Interviews, um die ausgewählten Bewerber zu überprüfen und sicherzustellen, dass ihre Fähigkeiten für die Stelle ausreichen. Wenn ein Unternehmen die Suche nach neuen Mitarbeitern an eine Agentur delegiert, übernimmt ein externer Personalvermittler die Screening-Interviews.

Diese werden mehrheitlich telefonisch oder per Videoanruf geführt und in der Regel recht kurz gehalten (ca. 15–20 Minuten). Sie dienen dazu, den Kandidatenpool einzugrenzen („Shortlisting“) und die Bewerber auszuwählen, die zur ersten offiziellen Interview-Runde eingeladen werden.

Die typischen Fragen in einem Screening-Gespräch sind daher relativ allgemein und einfach gehalten und zielen darauf ab, die Hard Skills und die Berufserfahrung des Bewerbers zu beurteilen. Über welche praktischen Erfahrungen und Fähigkeiten verfügt der Bewerber, um die Stelle ausüben zu können?

Beispielfragen für ein erstes Vorstellungsgespräch:

  • Erzählen Sie mir von Ihrem Werdegang/Ihrer bisherigen Laufbahn.
  • Warum möchten Sie für unser Unternehmen arbeiten?
  • Befinden Sie sich auch bei anderen Unternehmen im Bewerbungsprozess?
  • Was haben Sie während der einjährigen Lücke in Ihrem Lebenslauf gemacht? (im Falle einer Beschäftigungslücke)
  • Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen? 

In dieser Phase des Interviewprozesses sollten sich Personalverantwortliche noch nicht zu sehr auf die kulturelle Eignung (Cultural Fit) konzentrieren. Betrachten Sie es eher als eine Überprüfung, ob der Bewerber "auf dem Papier" die Anforderungen der Stelle erfüllt.

2. Erstes Vorstellungsgespräch

Der nächste Schritt im Interviewprozess wird im Allgemeinen als erstes Vorstellungsgespräch bezeichnet. Das erste Vorstellungsgespräch ist in der Regel ein persönliches Gespräch zwischen dem Bewerbenden und dem Hiring Manager. In der Regel findet das erste offizielle Interview persönlich und vor Ort statt, es kann sich aber auch um ein Telefoninterview handeln.

Das Ziel des ersten Vorstellungsgesprächs ist es, die Erfahrung und die Qualifikationen des Bewerbers zu beurteilen, indem es auf das Screening-Interview aufbaut.

Die häufigsten Fragen, die in einem ersten Vorstellungsgespräch gestellt werden, beziehen sich auf die Qualifikationen, die ein Unternehmen bei seinem Wunschkandidaten sucht. Der Gesprächsleiter wird sich nach dem beruflichen Werdegang, der Erfahrung und den Fähigkeiten des Bewerbers erkundigen, um festzustellen, ob der Bewerber die Aufgabe erfüllen kann und in die Unternehmenskultur passt.

Beispiel für Fragen beim ersten Vorstellungsgespräch:

  • Können Sie erläutern, welche Erfahrungen Sie bisher in unserer Branche/unserem Arbeitsbereich gesammelt haben?
  • Was ist Ihre größte Stärke?
  • Was ist Ihre größte Schwäche?
  • Können Sie mir ein Beispiel nennen, bei dem Sie ein großes Projekt geleitet haben?
  • Haben Sie schon einmal in einem agilen Unternehmen gearbeitet? Was hat Ihnen an dieser Arbeitsweise gefallen bzw. nicht gefallen?

In dieser Phase tauchen Personalverantwortliche etwas tiefer in die Erfahrung des Bewerbers ein und gehen deutlich über das hinaus, was im Lebenslauf des Bewerbers steht. Sie kann ebenfalls genutzt werden, um die Person etwas besser kennenzulernen. In der nächsten Phase des Interviewprozesses wird genau darauf verstärkt eingegangen.

3. Zweites Vorstellungsgespräch

KandidatInnen, die zu einem zweiten Vorstellungsgespräch eingeladen werden, sind ernsthafte Anwärter auf die Stelle. In dieser Phase des Interviewprozesses treffen sich die KandidatInnen oft mit verschiedenen AbteilungsleiterInnen und besichtigen den Arbeitsplatz (wenn das Interview vor Ort stattfindet). 

Das zweite Vorstellungsgespräch dient dazu, mehr über die Berufserfahrung des Bewerbers zu erfahren, aber auch um zu beurteilen, ob er kulturell gut zu uns passt. Die Fragen des zweiten Vorstellungsgesprächs vertiefen die in der ersten Runde besprochenen Themen und fragen gleichzeitig auch die Soft Skills der Bewerbenden ab. 

Beim zweiten Vorstellungsgespräch kann neben dem einstellenden Manager aus der ersten Runde auch ein Teammitglied anwesend sein, das direkt mit dem Bewerber zusammenarbeiten wird.

Der Fokus des zweiten Interviews liegt oft auf berufsspezifische Fragen, auf die BewerberInnen möglichst detailliert und mit Beispielen dafür beantworten sollen, wie ihre Fähigkeiten sie in die Lage versetzen werden, die Stelle gut auszufüllen. Weiterhin können Fragen zum Unternehmen oder zur Unternehmenskultur gestellt werden.

Daher umfasst auch diese Runde des Interviewprozesses in der Regel verhaltens- und situationsbezogene Fragen:

  • Verhaltensbezogene Fragen fordern die Bewerber auf, sich an ein Erlebnis zu erinnern, zu erklären, wie sie damit umgegangen sind, und das Ergebnis zu beschreiben. Sie ermutigen die Bewerber, Geschichten zu erzählen, in denen sie sich bei früheren Jobs hervorgetan oder Mühe gegeben haben.
  • Situative Fragen konfrontieren Bewerbende mit hypothetischen Situationen und hinterfragen, wie sie darauf reagieren würden. Diese Art von Fragen gibt Aufschluss über die Problemlösungsfähigkeiten eines Bewerbers und darüber, wie er mit Konflikten am Arbeitsplatz umgeht. Die Auswertung der Antworten auf diese Fragen wird dazu beitragen, die endgültige Shortlist zu erstellen.

Darüber hinaus sind jedoch auch Fragen möglich, die zum Beispiel die Motivation der KandidatInnen und ihr Wissen über das Unternehmen und seine Mission ergründen sollen.

Beispiele für Fragen im zweiten Vorstellungsgespräch:

  • Was würden Sie sagen, was das wichtigste Alleinstellungsmerkmal unseres Unternehmens ist?
  • Können Sie uns einige unserer wichtigsten Konkurrenten nennen und was sie gut machen?
  • Wir planen eine große Kampagne/ein großes Projekt und möchten, dass Sie dabei die Führung übernehmen. Wie würden Sie diese Situation angehen?
  • Können Sie mir von einer Situation erzählen, in der Sie einem Kollegen geholfen haben?
  • Können Sie mir ein Beispiel nennen, bei dem Sie abteilungsübergreifend an einem Projekt arbeiten mussten? Vor welchen Herausforderungen standen Sie, und wie haben Sie diese gemeistert?

Inzwischen sollten Personalverantwortliche ein solides Verständnis für die Berufserfahrung und die bevorzugte Arbeitsweise des Bewerbenden gewonnen und die Persönlichkeit des Bewerbers etwas besser kennengelernt haben, sodass Sie eine Vorstellung davon haben, ob er in Ihr Team passen würde.

Der Interviewprozess ist damit fast abgeschlossen und das neue Teammitglied ist möglicherweise bereits ausgewählt. Doch bevor eine finale Entscheidung getroffen wird, laden einige Unternehmen den Bewerbenden noch zu einem weiteren Gespräch ein.

4. Drittes Vorstellungsgespräch

Nicht alle Interviewprozesse sehen ein drittes Gespräch vor – die folgenden Inhalte können demnach auch bereits im zweiten Gespräch diskutiert werden. Ein drittes Vorstellungsgespräch kann beispielsweise nach der Bearbeitung einer Aufgabe stattfinden oder aus einer Präsentation bestehen. 

Wenn ein drittes Vorstellungsgespräch stattfindet, geht es darum, die Fähigkeiten und die Eignung des Bewerbernden für die Stelle noch genauer zu prüfen. In dieser Phase des Gesprächs werden meist weitere verhaltens- und situationsbezogene Fragen, aber auch darüber hinausgehende Interviewfragen gestellt, mit denen festgestellt werden kann, ob der Bewerber in Ihre Arbeitsplatzkultur und Teamstruktur passt.

Beispiele für Fragen im dritten Vorstellungsgespräch:

  • Können Sie beschreiben, wie Ihr ideales Arbeitsumfeld aussieht?
  • Erzählen Sie mir von einer Phase in Ihrer bisherigen Laufbahn, in der Sie sich besonders erfolgreich/in Ihrem Element fühlten. Wie sah Ihre Arbeitssituation zu dieser Zeit aus?
  • Angenommen, wir stellen Sie für die Stelle ein, was planen Sie in den ersten drei Monaten Ihrer Tätigkeit zu tun?
  • Angenommen, wir stellen Sie für diese Stelle ein, was erwarten Sie von uns in den ersten Monaten, um Ihnen zu helfen, sich im Team und in Ihrer Position einzuleben?
  • Wenn Sie eine Sache nennen müssten, die Sie davon abhalten könnte, sich unserem Team anzuschließen, was wäre das? Wie können wir sicherstellen, dass es Sie nicht davon abhält, ein mögliches Angebot anzunehmen?

Diese Fragen werden alle unter der Prämisse gestellt, dass der Bewerbende eingestellt wird. Die Fragen handeln von hypothetischen Situationen, die aufzeigen sollen, wie die Zusammenarbeit mit dem Bewerbenden aussehen könnte und wie er oder sie in Ihr Team passen wird.

5. Die Entscheidung

In diesem Stadium sollten nicht mehr als ein bis zwei KandidatInnen übrig sein. Beide Parteien hatten mehrfach die Gelegenheit, so viele Fragen zu stellen, wie sie wollten, sodass beide KandidatInnen eine gute Ergänzung für Ihr Team sein sollten. Nun ist es an der Zeit, die endgültige Entscheidung zu treffen.

Der Interviewprozess endet, wenn einem Kandidaten bzw. einer Kandidatin ein Angebot unterbreitet wird. Je nach Branche führen manche Unternehmen zunächst einen Background-Check durch oder kontaktieren die genannten Referenzgeber, bevor sie ein offizielles, schriftliches Angebot vorlegen. In welchen Fällen ein Background-Check vertretbar ist, regelt die DSGVO.

Es ist ebenfalls üblich, dass KandidatInnen zunächst ein mündliches Angebot am Telefon erhalten, um sicherzustellen, dass sie mit den Bedingungen zufrieden sind oder Inhalte identifizieren, die verhandelt werden müssen.

Sobald der/die ausgewählte KandidatIn das Angebot annimmt, können Unternehmen den Interviewprozess offiziell abschließen und der/die KandidatIn geht in die nächste Phase über: den Onboarding-Prozess.

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