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08.09.2021 Remote

Produktivität in der Remote-Arbeitsumgebung

Produktivität in der Remote-Arbeitsumgebung

Zahlreiche Menschen wollten schon lange mehr Fernarbeit, mehr Freiheit, das Vertrauen, dass die Arbeit erledigt wird, mehr Fokus auf Qualität statt Quantität und weniger Druck, sofort auf Nachrichten zu reagieren.

Das führte bei vielen Unternehmen zu Anlaufschwierigkeiten und Widerstand. Es fiel dem Management zunächst schwer, daran zu glauben, dass jemand, der mehr Zeit im Homeoffice verbringen wollte, sich auch wirklich genau so anstrengen würde wie im Büro.

Da uns die letzten Jahre jedoch in die Heimarbeit gezwungen haben, musste fast jeder von seiner Küche oder seinem Wohnzimmer aus arbeiten oder sich einen Büroraum einrichten, um sich besser konzentrieren zu können. Während das von vielen als eine vom Himmel geschickte Gelegenheit wahrgenommen wurde, mussten andere versuchen, 8 Stunden am Tag zu arbeiten, während sie sich um ihre Kleinkinder kümmerten. Nicht wenige hatten außerdem schlechtes Internet, das sie noch dazu mit ihren drei Mitbewohnern teilen mussten. Wie die Situation in Ihrem Unternehmen auch ausgesehen haben mag, auch hier gab es sicherlich einige Rückschläge und eine lange und schwierige Testphase.

Konzentration = Produktivität

Konzentration ist heutzutage die neue Bedeutung von Produktivität. Schwierig, wenn man bedenkt, dass wir in einer Welt leben, in der unsere Aufmerksamkeit permanent überstrapaziert wird. Unsere Geräte schreien ständig nach unserer Aufmerksamkeit und verlangen von uns, dass wir in jedem Moment antworten, etwas ansehen, liken und teilen. Wenn wir nicht die perfekten Einstellungen für Benachrichtigungen haben, wird das sogar noch schwieriger, wenn wir unseren Arbeitsbereich mit unserem Wohnbereich teilen.

Wie also können wir unseren Mitarbeitern helfen, sich zu konzentrieren, nachdem die Pandemie die Art und Weise, wie wir arbeiten, für immer verändert hat? Jetzt, da wir wissen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit auch dann erledigen werden, wenn sie außer Sichtweite sind, wie können wir ihnen das bestmögliche Instrumentarium an die Hand geben, um Großartiges zu leisten?

Schluss mit den vielen Anrufen

Wenn Sie die Konzentrationsfähigkeit Ihres Teams zu ihrem besten Werkzeug machen können, werden Sie zufriedenere Mitarbeiter, einen besseren Teamgeist und die Kompetenz vorfinden, schneller und effizienter an umfangreicheren Projekten zu arbeiten.

Betrachten Sie die Produktivität bzw. den Fokus Ihres Teams wie ein Glas Wasser. Zu Beginn des Tages füllen Sie Ihr Team bis zum Rand. Es ist dann motiviert und bereit, die Aufgaben in Angriff zu nehmen und an Sitzungen mit Leidenschaft und Energie teilzunehmen. Im Laufe des Tages wird Ihr Team jedoch mehr und mehr „seichte“ Aufgaben haben, die um seine Aufmerksamkeit betteln.

Jede Slack-Benachrichtigung, die beantwortet werden will, jede E-Mail, die kurz beantwortet werden muss, jede Besprechung, die für sie nicht wirklich relevant war, nimmt einen Schluck aus Ihrem Wasserglas. Das macht es sehr viel schwieriger, sich auf eine Arbeit zu konzentrieren, die große Aufmerksamkeit erfordert, da der Tank Ihres Teams weniger gefüllt ist.

Da aber auch diese kleinen Aufgaben wichtig sind, können wir sie nicht gänzlich abschaffen. Wir können allerdings die Art und Weise, wie wir unsere kleinen und großen Aufgaben angehen, so organisieren, dass wir das Beste aus beiden herausholen können.

Ein Problem, mit dem viele Menschen bei der Fernarbeit zu kämpfen haben, ist, dass sie das Gefühl haben, dass ihre Leistung davon abhängt, wie schnell sie auf diese oberflächlichen Aufgaben reagieren können, anstatt sich auf die tiefgründige Arbeit zu konzentrieren. Dieser Fokus auf die eher seichten Aufgaben führt allerdings zu einer schlechteren Qualität der Arbeiten, die für das Unternehmen wirklich von Bedeutung sind.

Fokus an die erste Stelle setzen

Fokus-Zeit in Kalendern blockieren

Jedes Teammitglied sollte eine geblockte Zeitspanne in seinem Kalender haben, in der es sich auf seine größeren Projekte konzentriert. Das wird bei jedem etwas anders aussehen, denn manche sind morgens produktiver, andere können sich erst konzentrieren, wenn sie wissen, dass sie ihren Posteingang geleert haben, und wieder andere können sich nur in Blöcken von etwa 20 Minuten konzentrieren.

So können das auch Ihren Mitarbeitern erklären und ihnen die Verantwortung dafür überlassen, herauszufinden, was für sie am besten funktioniert; Hauptsache, sie nehmen sich Ruhezeiten, in denen sie ihre Arbeit ungestört und konzentriert erledigen können.

Slack-freie Zeiten fördern

Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können entweder den Mitarbeitern erlauben, Slack komplett abzuschalten, damit nichts reinkommt oder Sie richten einen Emoji-Leitfaden ein, um anderen Teammitgliedern auf einfache Weise zu zeigen, wenn jemand „im Flow“ ist.

Vielleicht können Sie hierfür eine Welle oder ein nicht-stören-Emoji in der Statusleiste verwenden. Das bedeutet, dass bei gesetztem Status nur wichtige Nachrichten gesendet werden sollten und Teammitglieder keine Benachrichtigungen erhalten sollten, sofern sie nicht speziell für ein zeitkritisches Thema bestimmt sind.

Kurze Auszeiten erlauben

Das mag vielleicht ein wenig kontraproduktiv klingen, aber erlauben Sie Ihren Mitarbeitern 10–15 Minuten ihrer Arbeitszeit zu nutzen, um im Internet zu surfen, spazieren zu gehen oder grundsätzlich etwas zu tun, das nichts mit der Arbeit zu tun hat. Sobald sie ihre Arbeit wieder aufnehmen, können sie sich viel besser konzentrieren.

Es ist unrealistisch, von jemandem zu erwarten, dass er sich 8 Stunden am Tag von nichts ablenken lässt, also lassen Sie Ihre Mitarbeiter Instagram, YouTube und Co. checken (in einem vernünftigen Maß), um ein effizienteres Team zu ermöglichen.

Die gute alte Liste

Es gibt Dinge, die werden niemals alt: Eine gute alte To-do-Liste zu erstellen, wirkt Wunder, um organisiert zu bleiben. Am besten ist es, alle Aufgaben zu notieren, die während des Arbeitstages nicht erledigt werden konnten, sodass beim Einloggen am nächsten Tag keine Verwirrung aufkommt und man nicht vergisst, ob man eine Aufgabe wirklich erledigt hat oder nicht. Mit diesem Überblick kann Ihr Team sich sofort gezielt an die Arbeit machen.

Grenzen setzen

Diese können für Ihr Team lebensrettend sein. Sie sollten jedoch nicht nur aus der Führungsperspektive, sondern auch vonseiten des Personals gefördert werden. Ihr Team sollte kein schlechtes Gewissen haben, wenn es seine eigenen Grenzen setzt. Es sollte vielmehr Teil der Unternehmenskultur sein und erwartet werden, dass niemand außerhalb der Arbeitszeit E-Mails beantwortet.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Festlegung von „Arbeitszeiten“ in den Kalendern aller Mitarbeiter, sodass Besprechungen weder zu früh noch zu spät anberaumt werden können und trotzdem alle auf dem gleichen Stand sind.

Täglich Stand-ups abhalten

Ein wichtiger Teil der Organisation und Konzentration ist es, eine klare Vorstellung davon zu haben, worauf sich jeder Einzelne an diesem Tag konzentrieren wird. Diese Besprechungen können sehr kurz gehalten sein, und das Ziel sollte sein, nacheinander mitzuteilen, was am Vortag erledigt wurde und woran an diesem Tag gearbeitet werden soll.

Auf diese Weise lässt sich sehr gut feststellen, in welchem Stadium sich das jeweilige Projekt befindet, ob sich etwas verzögert oder ob es irgendwelche Hindernisse gibt, die jemand anderes aus dem Weg räumen kann.

Senden Ihre Unternehmenskultur mit ins Homeoffice

Nur weil sich das Arbeitsumfeld verändert und die Kollegen nicht mehr täglich im Büro anwesend sind, bedeutet das nicht, dass es weniger wichtig ist, sich auf die Unternehmenskultur zu konzentrieren. Im Gegenteil, es ist jetzt sogar noch wichtiger, den Menschen das Gefühl zu geben, dass sie geschätzt werden und Teil eines Teams sind, auch wenn sie räumlich getrennt sind. Falls nicht schon so praktiziert, sollten Sie einige Dinge beibehalten oder auf jeden Fall einführen:

  • Planen Sie sowohl für die einzelnen Teams als auch für das gesamte Unternehmen Remote-Lunches.
  • Veranstalten Sie „just for fun“-Treffen, bei denen Sie sich übers Wochenende austauschen oder gemeinsam eine Kaffeepause einlegen können; diese Treffen können sowohl freiwillig als auch unverbindlich sein.
  • Übungen für die mentale Gesundheit und Gespräche mit Ihren Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass alle auf einem guten Weg sind. Sie könnten sogar Gutscheine für Meditationskurse einführen.
  • Halten Sie jährliche oder halbjährliche Tagungen ab – es ist schön, wenn alle einmal am selben Ort sind.
  • Organisieren Sie regelmäßig Teambuilding-Veranstaltungen.

Auch die Kommunikation ist für die Konzentration und Produktivität entscheidend. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Führungsteam eine offene Tür für alle Anliegen hat, die sich auf die Arbeit auswirken (privat oder beruflich) und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Wenn Sie offen für Gespräche sind, Einfühlungsvermögen zeigen und den Ton angeben, überträgt sich das auch auf die anderen Teammitglieder.

Wenn Sie einige der oben genannten Praktiken anwenden, werden Sie viel mehr Erfolg haben und die Arbeit in diesem neuen Zeitalter wird nicht mehr so belastend sein. Sie wollen ein konzentrierteres Team? Dann sollten Sie sich auf Organisation, Kultur und Kommunikation konzentrieren, um eine bessere Work-Life-Balance für alle zu erreichen.

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