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20.01.2022 Organisation & Prozesse

Meetings: So finden Sie den optimalen Zeitpunkt

Meetings: So finden Sie den optimalen Zeitpunkt

Wenn Sie Ihr Team zu einem Meeting versammeln, könnten Sie versucht sein, sich ganz einfach zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu treffen. Dies kann jedoch ein großer Fehler sein. Bestimmte Wochentage und Tageszeiten ermöglichen effektivere Meetings als andere.

So können bei zu früh angesetzten Meetings Konzentration und Engagement der Teilnehmer verloren gehen, während bei zu spät angesetzten Meetings die Gefahr besteht, dass Ihr Team übereilte Entscheidungen trifft, um schnell nach Hause zu kommen. Natürlich gibt es auch hier wie immer Ausnahmen von der Regel – aber auch die werden wir später behandeln.

Es liegt also auf der Hand, dass sich verschiedene Meetings-Arten besser für verschiedene Tageszeiten eignen. Um sicherzustellen, dass Ihre Besprechungen mit dem nötigen Engagement durchgeführt werden, stellen wir Ihnen hier die besten Zeitpunkte für Besprechungen vor und beleuchten dabei diese Punkte:

Welcher Tag eignet sich am besten für ein Meeting?

Ein Meeting am Montagmorgen mag sinnvoll erscheinen. Ihr Team ist nach dem Wochenende frisch und erholt zurück im Büro. Wann könnte man sich besser über die Pläne und Maßnahmen der Woche abstimmen? Da gibt es definitiv bessere Meeting-Zeitpunkte!

Eine Besprechung am Montagmorgen unterbricht den Produktivitätsschub, den die Mitarbeiter zu dieser Zeit erleben. Montagmorgen ist die Zeit, in der die Mitarbeiter ihre E-Mails abrufen und die Aufgaben für die Woche planen. Viel höher als die zu erwartende Effektivität des Meetings ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitarbeiter gar nicht an der Besprechung teilnehmen. Denn nur eine von drei Personen nimmt an einem Meeting am Montagmorgen teil.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie den umgekehrten Weg gehen und alle Ihre Sitzungen auf einen Freitag legen sollten. Zu diesem Zeitpunkt ist die Produktivität ebenfalls unglaublich niedrig. Wenn Sie eine Besprechung auf einen Freitag legen, kann es sein, dass Ihr Team Entscheidungen überstürzt trifft und der Besprechung nicht seine volle Aufmerksamkeit widmet.

Daher ist es im besten Interesse des Teams, große Meetings in der Mitte der Woche anzusetzen. Ein Meeting am Dienstagnachmittag ist ideal, da die meisten Teammitglieder zu dieser Zeit keine Termine haben und außerdem sehr produktiv sind.

Unterschiedliche Zeiten für unterschiedliche Meeting-Arten

Wann Ihr Meeting am besten stattfindet, hängt – erneut – stark davon ab, welchem Zweck es dient. Hier ein Überblick der idealen Zeitpunkte für die gängigsten Meeting-Arten:

Der ideale Zeitpunkt für Entscheidungs-Meetings

Meetings zur Entscheidungsfindung erfordern den richtigen Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen vollständig und gründlich durchdacht sind.

Ein Beispiel dafür ist diese von PNAS dokumentierte Studie, in der die Entscheidungen von Richtern vor und nach ihren Essenspausen verfolgt wurden. Bei der Entscheidung über eine Bewährungsanhörung sank der Prozentsatz der “Ja”-Antworten im Verlauf jeder Sitzung langsam von 65 % auf fast Null. Nach der Pause – und einer Mahlzeit – stieg er schlagartig wieder auf 65 %.

Dies wird durch eine Studie der Universität Dundee bestätigt. Die Studie ergab, dass die Teilnehmer bei Hunger eher zu Optionen der schnellen Befriedigung greifen, auch wenn diese nichts mit Essen zu tun haben.

Wenn Ihr Team also eine schwierige Entscheidung zu treffen hat, ist es am besten, diese am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag gegen 14:30 bis 15 Uhr zu treffen. So ist sichergestellt, dass keine externen Einflüsse das Urteilsvermögen beeinträchtigen.

Der perfekte Zeitpunkt für Brainstorming-Meetings

Kreativität ist eine wichtige Voraussetzung für Meetings dieser Art. Werden solche an einem Freitag abgehalten (dem kreativsten Tag der Woche neben Samstag!), können Sie sicher sein, dass einige hochkarätige Ideen auf den Tisch gebracht werden. An diesem Tag sollten zwar keine Entscheidungen getroffen werden, aber ein Brainstorming ist eine gute Idee!

Laut dem renommierten Schlafmediziner Dr. Micheal Breus ist die beste Zeit für ein Brainstorming am frühen Morgen oder am späten Nachmittag, also nicht zwischen 11 und 15 Uhr. Das mag zuerst einmal dem gesunden Menschenverstand widersprechen, da Ihr Team dann schläfriger ist. Laut Breus sind es jedoch genau diese “groggy”-Momente, in denen man sich leicht ablenken lässt, die letztendlich zu kreativen und innovativen Ideen führen.

Daher könnte ein Freitag um 15 Uhr ein guter Zeitpunkt sein, die Woche mit einem kreativen Höhepunkt abzuschließen.

Der beste Zeitpunkt für Kundentermine

Kundentermine finden am besten am frühen Morgen eines Dienstags oder Donnerstags statt. Denn dann wird Ihr Kunde weniger wahrscheinlich unter Entscheidungsmüdigkeit leiden und in der Lage sein, Ihr Angebot gründlicher zu prüfen und schneller darüber zu entscheiden.

Die Planung des perfekten Zeitpunkts ist besonders dann wichtig, wenn Sie eine Idee vorstellen oder einen Kunden um zusätzliche Ressourcen bitten wollen.

Wenn Sie jedoch ein Upselling anstreben oder ein erstes Verkaufsgespräch mit einem neuen Kunden führen möchten, sollten Sie dies an einem Freitagmorgen tun. Nachforschungen von Pipedrive haben ergeben, dass die Konversionsrate an diesem Tag sehr hoch ist, ohne dass viel Aufwand betrieben werden muss!

Der ideale Zeitpunkt für Präsentationsbesprechungen

Wenn Ihre Präsentation darauf abzielt, Ihrem Team etwas Neues beizubringen und eine anschließende Lerndiskussion anzuregen, eignen sich Termine zwischen 10 und 14 Uhr sowie zwischen 16 und 22 Uhr am besten. Genau dann befindet sich das Gehirn in der Aufnahmephase, was bedeutet, dass es neue Informationen leichter aufnehmen kann.

Da die meisten Mitarbeiter jedoch gegen 16.00 Uhr nach Hause gehen, sollten Sie stattdessen eine Besprechung in der Wochenmitte zwischen 10.00 und 14.00 Uhr ansetzen (solange Ihre Mitarbeiter nicht hungrig sind!). So können Sie gewährleisten, dass sie sich für die Informationen, die Sie zu bieten haben, stärker begeistern und engagieren werden.

Es ist außerdem erwähnenswert, dass es für das Team nicht motivierend ist, wenn Sie ihm einfach nur Ihre Präsentation vorlegen. Es ist viel besser, die Präsentationsmaterialien zu besprechen, die Sie Ihrem Team vorab zugeschickt haben.

Der perfekte Zeitpunkt für Stand-up-Meetings

Ein Stand-up-Meeting wird in der Regel morgens gleich als Erstes abgehalten, um sicherzustellen, dass das Team seine Prioritäten und Pläne für den Tag festgelegt hat. Wird sie jedoch zu früh abgehalten, kann dies bedeuten, dass die Teammitglieder unvorbereitet in die Sitzung kommen.

Sie sollten daher idealerweise zwischen 9 und 9.30 Uhr stattfinden, damit Ihr Team die Möglichkeit hat, seine E-Mails durchzusehen und einen Kaffee zu trinken, bevor es sich auf das Meeting vorbereitet. Bei einem früheren Termin sind die geplanten To-dos des Tages möglicherweise nicht optimal durchdacht, sodass die Zeit nicht optimal genutzt wird. Findet das Meeting jedoch später am Tag statt, könnte es sein, dass der Tag zu wenig Struktur hat.

Dieses Treffen sollte generell sehr kurz gehalten sein und keine großen Entscheidungen beinhalten, um die Produktivität am Morgen nicht zu stark zu beeinträchtigen.

Der optimale Zeitpunkt für Ankündigungen an Mitarbeiter

In der Regel können solche Mitteilungen einfach per E-Mail erfolgen. Wenn Sie jedoch wirklich das ganze Team versammeln müssen, um Ihre Ankündigung zu machen, stellen Sie sicher, dass Sie dies zu einem Zeitpunkt tun, der die Produktivität möglichst wenig beeinträchtigt.

Der optimale Zeitpunkt für wichtige Ankündigungen ist kurz vor der Mittagspause. Dann sind alle zur gleichen Zeit im Büro und niemand wird übergangen. Außerdem hat das Team dann Zeit, die Neuigkeiten in einem geselligen Rahmen zu besprechen.

Keine Regeln ohne Ausnahmen

Wie bei allen anderen Regeln gibt es auch hier ein paar Ausnahmen. Teams mit weniger konventionellen Strukturen etwa werden mehr Mühe haben als andere, diese Meetingzeiten einzuhalten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Besprechungen besser nicht stattfinden sollten.

Meeting-Zeitpunkt für internationale Teams finden

Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, müssen von den vorherigen Richtlinien dieses Guides deutlich abweichen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter an allen Entscheidungen teilhaben und mitwirken kann.

Für diese Meetings ist es daher wichtig, sie etwa eine Woche im Voraus zu planen, damit jedes Teammitglied seinen Tag in Übereinstimmung mit diesen Meetings planen kann. Es ist nützlich zu wissen, dass es auch Tools wie diesen World Clock Meeting Planner gibt, mit dem Sie die störungsärmeren Zeiten für eine Besprechung mit einem internationalen Team einfacher bestimmen können.

Meeting-Zeitpunkt für Gleitzeit-Teams finden

Gleitzeit ist ein unglaublicher Vorteil für Mitarbeiter, der Wunder in Bezug auf Motivation und Produktivität bewirkt, indem er es den Kollegen ermöglicht, nach ihrem eigenen Tagesrhythmus zu arbeiten. Allerdings wird es kompliziert, wenn es darum geht, ein Meeting mit mehreren Teammitgliedern zu planen.

Das lässt sich allerdings umgehen, wenn Sie das Meeting auch hier im Voraus planen. Auf diese Weise hat Ihr Team Zeit, seine Arbeitszeiten zu planen, und es wird sichergestellt, dass niemand unerwartete Überstunden machen muss oder eine Überarbeitung riskiert.

Sollen häufiger oder regelmäßig Meetings stattfinden, könnte die Einführung von Kernzeiten (z. B. alle Mitarbeiter müssen mittwochs zwischen 14 und 15 Uhr anwesend sein) eine Option sein. Auf diese Weise können Sie Besprechungen in der Gewissheit ansetzen, dass Ihr Team teilnehmen kann.

Die Effizienz der Meetings verbessern

Es mag sich zwar so anfühlen, als ob die Berücksichtigung dieser Tipps zum perfekten Meeting-Zeitpunkt viel Zeit und Mühe kostet, aber auf lange Sicht werden Sie den Nutzen daraus ziehen.

Wenn Sie diese und die anderen Maßnahmen in unserem Guide für effektive Meetings umsetzen, werden Sie Ihrem Team einen Schub an Energie und Produktivität verleihen und in Zukunft unnötig investierte Zeit einsparen, die gewinnbringender genutzt werden kann.

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