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Legal Secretary

Sie müssen eine Stellenanzeige schreiben und fragen sich, was ein Legal Secretary macht? Legal Secretaries (Rechtsanwaltsfachangestellte) unterstützen Anwälte in einer Kanzlei bei der Verwaltung und dem Büromanagement von der Kommunikation mit Mandanten bis zur Niederschrift von Sitzungen.

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Was beinhaltet die Stellenbeschreibung eines Legal Secretatry?

Ein Legal Secretary (manchmal auch Legal Assistant oder Rechtsanwaltsfachangestellter genannt) unterstützt Anwälte bei den eher administrativen und bürokratischen Aufgaben, die mit ihrer Tätigkeit verbunden sind. Dazu gehören die Prüfung potenzieller Mandanten, die Erstellung juristischer Schriftsätze und die Protokollierung von Sitzungen.

Weitere wesentliche Elemente der Stellenbeschreibung eines Legal Secretary:

  • Legal Secretaries arbeiten sowohl mit Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens als auch mit Mandanten zusammen.
  • Sie unterstützen einzelne Anwälte und das gesamte Team, um einen reibungslosen und effizienten Geschäftsablauf zu gewährleisten, was ein hohes Maß an Organisation und Struktur voraussetzt.
  • Bei den Unternehmen, für die sie arbeiten, handelt es sich in der Regel um Anwaltskanzleien jeder Größe, doch auch in Großunternehmen mit eigener Rechtsabteilung sind sie anzutreffen.
  • Obwohl dies nicht unbedingt erforderlich ist, wird dringend empfohlen, nicht nur nach Bewerbern mit Verwaltungserfahrung zu suchen, sondern auch nach Bewerbern, die Erfahrung mit der Arbeit in einer Anwaltskanzlei und dem Umgang mit vertraulichen Informationen haben.

Legal Secretary Stellenbeschreibung (Muster)

  • Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
  • Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
  • Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Über die Rolle

English

English

Deutsch

Do you have impeccable administrative skills? Do you seamlessly switch between handling phone calls with clients, scheduling meetings, and transcribing recordings? Do you have the ability to work with confidential and often sensitive information correctly and respectfully? Then you might be the perfect candidate to join us here at {Company_Name}.

We are currently on the lookout for a diligent and driven Legal Secretary. In this role, you will be in charge of a variety of secretarial and administrative tasks to support our team. You will answer the phone, have in-person meetings with clients, and coordinate appointments. Other responsibilities include preparing legal documents and transcribing meeting minutes.

For this position, you need to be friendly and a real people person with a passion for administrative legal work to provide our team with the best possible support. Does that sound like you? Then please don’t hesitate to apply for this position. We look forward to hearing from you!
Du bist eine freundliche Person, die gerne mit Menschen umgeht und eine Leidenschaft für die juristische Verwaltungsarbeit hat? Du verfügst über tadellose administrative Fähigkeiten? Du kannst nahtlos von der Abwicklung von Telefongesprächen mit Kunden über die Planung von Sitzungen bis hin zur Transkription von Aufzeichnungen übergehen? Sorgfalt und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und oft sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich? Dann bist du der perfekte Kandidat für uns hier bei {Name des Unternehmens}.

Wir sind derzeit auf der Suche nach einer/einem fleißigen und engagierten Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d). Als Legal Secretary unterstützt du unsere Rechtsabteilung in allen Verwaltungsangelegenheiten, nimmst Telefongespräche entgegen, koordinierst Termine, bereitest juristische Schriftsätze vor und führst gewissenhaft Protokoll.

Hört sich nach dir an? Dann freuen wir uns darauf, von dir zu hören!
  • In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben des Bewerbers. Sie sollten ganz klar darlegen, was der Bewerber von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
  • Verwenden Sie eine Sprache, die den Bewerber direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
  • Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidaten schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
  • Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was sind seine Leitwerte sind.

Legal Secretary Zuständigkeiten

English

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Deutsch

Remember these are example responsibilities, not all of these will be relevant to your specific Legal Secretary job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Handling phone calls with clients and taking messages.
• Hold in-person screening sessions with potential clients.
• Scheduling appointments and coordinating agendas accordingly.
• Transcribing recordings and meeting minutes with high attention to detail.
• Ability to work with sensitive and confidential information.
• Preparing legal documents or proofreading other peoples’ work.
• Maintaining a structured document filing and sorting system.
Denken Sie daran, dass es sich hier um beispielhafte Aufgaben handelt, von denen nicht alle für Ihre spezifische Stellenanzeige relevant sein werden. Bitte passen Sie den Wortlaut an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du führst Telefongespräche mit Kunden und nimmst Nachrichten entgegen.
• Du führst persönliche Erstgespräche mit potenziellen Kunden.
• Du planst Termine und koordinierst die Tagesordnungen entsprechend.
• Du erstellst Transkriptionen von Aufzeichnungen und Sitzungsprotokollen mit viel Liebe zum Detail.
• Du bereitest juristische Dokumente vor oder liest die Arbeit der Kollegen Korrektur.
• Du führst und verwaltest unser gut strukturiertes System zur Ablage und Sortierung von Dokumenten.
  • Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, den Bewerber mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit helfen werden.
  • Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die des potenziellen Bewerbers verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die der Bewerber braucht, um die Stelle erfolgreich zu auszufüllen.
  • Sofern Quereinsteiger für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Legal Secretary Anforderungen

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Deutsch

Remember these are example requirements, not all of these will be relevant to your specific Legal Secretary job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• 2-3 years experience as a legal secretary or a similar role.
• Solid understanding of legal terminology and documentation.
• Strong verbal and written communication skills.
• Skilful at handling multiple tasks and meeting deadlines.
• You are meticulous in your work and always pay strong attention to detail.
• Proficiency with Microsoft Office suite and a high typing speed of at least 45 wpm.
Denken Sie daran, dass es sich hierbei um Beispielanforderungen handelt, die nicht alle auf Ihre spezifische Stellenanzeige anwendbar sein werden. Bitte passen Sie die Anforderungen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du bringst 2-3 Jahre Erfahrung als Rechtsanwaltsfachangestellter oder aus einer ähnlichen Funktion mit.
• Du verfügst über solide Kenntnisse der Rechtsterminologie und der Dokumentation.
• Du verfügst über die nötige Diskretion, um mit sensiblen und vertraulichen Informationen zu arbeiten.
• Du besitzt ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du bist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Fristen einzuhalten.
• Du arbeitest akribisch und achtest stets auf Details.
• Du beherrschst die Microsoft Office Suite wie kein zweiter und überzeugst mit einer hohen Schreibgeschwindigkeit.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidaten verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidaten mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

  • Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
  • Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
  • Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidaten sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich dies auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

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