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Stellenanzeigen-Vorlage Administrative Coordinator

Kennen Sie den Unterschied

Stellenanzeigen schreiben kann zeitaufwändig und mühsam sein, vor allem, wenn es sich um eine Rolle handelt, mit der man noch nicht allzu vertraut ist. Bevor Sie die Stellenanzeige für Ihren neuen Administrative Coordinator (m/w/d) online schalten, hier noch ein kurzer Blick auf die gängigsten Berufsbilder der Verwaltung. Was unterscheidet Verwaltungskoordinatoren von Office Managern? Welche Fähigkeiten braucht ein CEO-Assistent, die ein Koordinator nicht braucht?

Kurz gesagt: Administrative Coordinators sind Experten für Terminplanung und Datenerfassung, Office Manager sorgen dafür, dass ein Büro sein volles Potenzial entfaltet und CEO Assistants bieten speziell der Geschäftsführung administrative Unterstützung.

  • Verwaltungskoordinatoren (Administrative Coordinators) sorgen dafür, dass die Verwaltungsaufgaben eines Teams so reibungslos wie möglich ablaufen. Sie sind Experten für die Datenerfassung, die Organisation und Planung von Sitzungen, das schnelle Auffinden wichtiger Informationen und die unterstützen die Budgetverwaltung.
  • Office Manager sind Experten darin, die Bedürfnisse eines Teams vor Ort (im Büro) zu unterstützen. Die Kommunikation mit Besuchern vor Ort, die Wartung der Büroausstattung und die Aufnahme des Lagerbestands sowie die Unterstützung bei der Verwaltung des Bürobudgets sind nur einige der Aufgaben, die der Office Manager übernimmt.
  • Assistenten der Geschäftsleitung (CEO Assistants) sind qualifizierte Verwaltungs- und Planungsexperten, die sich in erster Linie auf die Unterstützung der administrativen Aufgaben des CEO eines Unternehmens konzentrieren. Dazu gehören u. a. die Verwaltung des Terminkalenders, die Kommunikation mit Interessengruppen im Namen des CEO und das Ausfüllen von Spesenabrechnungen.
  • Ein Virtueller Assistent (Virtual Assistant) bietet einem Team administrative Unterstützung aus der Ferne. Die Aufgaben dieser Rolle variieren in der Regel je nach den Bedürfnissen des Teams, können aber alles von Buchhaltung und Budgetverwaltung bis hin zur Datenerfassung umfassen.

Stellenanzeigen-Vorlage

  • Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
  • Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
  • Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Über die Rolle

Have you mastered the skill of data entry? Are you experienced in budget management and invoice processing? Can you manage clear communication across departments and help contribute to a smooth-running office? If these skills match your experience, then our Administrative Coordinator role at {Company_Name} could be the perfect opportunity for you!

Our Administrative Coordinator will be an integral part of the team, creating and preparing vital reports and ensuring they land with the relevant stakeholders. You will play a key role in managing online and offline communications with any external parties, including organising on-site and off-site meetings, and delivering any needed information to internal departments.

You’ll also work closely with the HR and accounting teams on projects that involve tracking and reporting payments, and assisting with payroll organisation.
Du beherrschst die Kunst der Dateneingabe? Du bist erfahren in der Verwaltung von Budgets und der Bearbeitung von Rechnungen? Du bist in der Lage, abteilungsübergreifend zu kommunizieren und liebst es, zu einem reibungslosen Bürobetrieb beizutragen? Wenn diese Fähigkeiten mit deiner Erfahrung übereinstimmen, dann könnte unsere Stelle als Verwaltungskoordinator bei {Unternehmen_Name} die perfekte Gelegenheit für dich sein!

Als unser Verwaltungskoordinator bist du ein fester Bestandteil des Teams, der wichtige Berichte erstellt und vorbereitet und dafür sorgt, dass diese bei den entsprechenden Interessengruppen ankommen. Du spielst eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung der Online- und Offline-Kommunikation mit allen externen Parteien, einschließlich der Organisation von Sitzungen vor Ort und außerhalb des Standorts und der Übermittlung aller benötigten Informationen an interne Abteilungen.

Darüber hinaus arbeitest du eng mit den Personal- und Buchhaltungsteams an Projekten zusammen, die die Verfolgung und Meldung von Zahlungen und die Unterstützung bei der Organisation der Gehaltsabrechnung beinhalten.
  • In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben des Bewerbers. Sie sollten ganz klar darlegen, was der Bewerber von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
  • Verwenden Sie eine Sprache, die den Bewerber direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
  • Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidaten schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
  • Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was sind seine Leitwerte sind.

Zuständigkeiten

Remember these responsibilities are just examples for an Administrative Coordinators job description not all of these will be relevant to your specific job ad. And, there may be extras that we’ve not mentioned! Please edit this draft text to match your company’s needs.

• Managing smooth communication between internal departments and relevant external stakeholders.
• Assisting HR departments with payroll and personnel-related tasks, as well as any needed reports.
• Aiding accounting departments with tracking and reporting expenses and invoices.
• Creating and maintaining various budgets on behalf of different departments.
• Frequently completing data entry projects in an organised and efficient manner.
• Taking the lead when developing new company policies and procedures to help streamline office operations.
• Experience resolving administrative problems.
Denken Sie daran, dass diese Aufgaben nur Beispiele für eine Stellenbeschreibung für Verwaltungskoordinatoren sind, die nicht alle auf Ihre spezifische Stellenanzeige zutreffen werden. Und vielleicht gibt es noch weitere Aufgaben, die wir nicht erwähnt haben! Bitte bearbeiten Sie diesen Textentwurf, damit er den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

• Du gewährleistest die reibungslose Kommunikation zwischen den internen Abteilungen und den relevanten externen Akteuren.
• Du unterstützt die Personalabteilung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, bei personalbezogenen Aufgaben sowie bei der Erstellung von Berichten.
• Du unterstützt unsere Buchhaltung bei der Verfolgung und Meldung von Ausgaben und Rechnungen.
• Du erstellst und pflegst verschiedene Budgets im Auftrag verschiedener Abteilungen.
• Du führst wiederkehrende Dateneingabeprojekte routiniert, organisiert und effizient durch.
• Du übernimmst die Führung bei der Entwicklung neuer Unternehmensrichtlinien und -verfahren, um den Bürobetrieb zu rationalisieren.
• Du verantwortest die Lösung von Verwaltungsproblemen.
  • Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, den Bewerber mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit helfen werden.
  • Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die des potenziellen Bewerbers verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die der Bewerber braucht, um die Stelle erfolgreich zu auszufüllen.
  • Sofern Quereinsteiger für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Anforderungen

Keep in mind, these requirements are just examples. Some of these may not be relevant to your specific role and there may be ones we have missed. Please edit this draft text to match your company’s needs.

• Proven work experience as an Administrative Coordinator or Assistant
• Fantastic time management skills.
• Intermediate experience with Microsoft Office (other productivity tools are a plus!)
• Ability to prioritise a high workload.
• Solid track record of managing communication with both internal and external stakeholders.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Comfortable analysing in-house costs and implementing cost-cutting strategies.
• Qualification in Office Administration or a similar field is a plus.
Beachten Sie bitte, dass diese Anforderungen nur Beispiele sind. Einige davon sind möglicherweise für Ihre spezifische Rolle nicht relevant, und es kann sein, dass wir andere wiederum übersehen haben. Bitte passen Sie diesen Textentwurf an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du verfügst über nachweisbare Berufserfahrung als Verwaltungskoordinator oder -assistent.
• Du besitzt einen Abschluss im Office Management oder einem ähnlichen Bereich.
• Du verfügst über hervorragende Zeitmanagement-Fähigkeiten.
• Du besitzt fortgeschrittene Anwenderkenntnisse für Microsoft Office (Erfahrung mit weiteren Produktivitätstools sind von Vorteil!)
• Du bist auch bei einer hohen Arbeitsbelastung in der Lage, Prioritäten zu setzen.
• Du kannst eine solide Erfolgsbilanz bei der Kommunikation mit internen und externen Beteiligten vorweisen.
• Du besitzt ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du analysierst souverän die internen Kosten und setzt Strategien zur Kostensenkung um.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidaten verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidaten mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

  • Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
  • Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
  • Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidaten sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich dies auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

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