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Entgeltabrechner

Sie möchten wissen, was ein Payroll Officer (deutsch: Entgeltabrechner) macht? Kurz gesagt, ein Entgeltabrechner kümmert sich um die Aufnahme von Mitarbeitern in das Gehaltsabrechnungssystem und stellt sicher, dass sie ihre Vergütung pünktlich und in der richtigen Höhe erhalten.

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Was beinhaltet die Stellenbeschreibung eines Entgeltabrechners?

Ein Entgeltabrechner (engl.: Payroll Officer) spezialisiert sich darauf, sicherzustellen, dass Ihr Team seine Vergütung ordnungsgemäß erhält. Er hilft dabei, neue Mitarbeiter in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem einzubinden, verfolgt und protokolliert die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und aktualisiert alle erforderlichen Informationen, wenn sich der Status ändert. Sie sind auch für die korrekte Gewährung von Boni oder die Vornahme von Abzügen zuständig.

Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung eines Entgeltabrechners:

  • Ein Entgeltabrechner arbeitet eng mit der Buchhaltungs- und der Finanzabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Gehaltszahlungen ordnungsgemäß ausgeführt und dokumentiert werden.
  • In enger Zusammenarbeit mit der Personalabteilung stellt er sicher, dass sie über neue Mitarbeiter oder Statusänderungen im Unternehmen informiert sind.
  • Ein Entgeltabrechner ist in der Lage, die Zahlungsprozesse zu rationalisieren, indem er etwaige Blockaden oder Engpässe im aktuellen Prozess auswertet.
  • Payroll Officer können in allen Unternehmen eingesetzt werden, sind aber in der Regel in Unternehmen mit einer höheren Mitarbeiterzahl zu finden.

Entgeltabrechner Stellenbeschreibung (Muster)

  • Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
  • Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
  • Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Über die Rolle

English

English

Deutsch

Are you an analytical thinker with a solutions oriented mindset? Do you proactively initiate and implement procedures to ensure timely and accurate payroll? Do you have a deep understanding of accounting and payroll procedures and have an advanced mathematical skill set? If yes, we may have the next adventure for you here at {Company_Name}.

We are currently on the lookout to fill the role of Payroll Officer within our Human Resources and Accounting teams. To succeed in this role you should have an advanced knowledge of labor legislation and be able to process payment checks on time with acute accuracy. You should be a good communicator with a high level of attention to detail and be able to handle confidential information.
Du bist ein analytischer Denker mit einer lösungsorientierten Denkweise? Du initiierst und implementierst proaktiv Verfahren, um eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung zu gewährleisten? Du verfügst über ein tiefes Verständnis von Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsverfahren und hast fortgeschrittene mathematische Fähigkeiten? Wenn ja, haben wir vielleicht das nächste berufliche Abenteuer für dich!

Wir sind derzeit auf der Suche nach einem Lohnbuchhalter (m/w/d) für unser Personal- und Buchhaltungsteam bei {Unternehmen_Name}. Mit deinen fortgeschrittenen Kenntnissen der Arbeitsgesetzgebung, deinen hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten und deinem Hang zur Genauigkeit verantwortest du die pünktliche und sachlich richtige Bearbeitung der Löhne und Gehälter. Bewirb dich jetzt!
  • In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben des Bewerbers. Sie sollten ganz klar darlegen, was der Bewerber von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
  • Verwenden Sie eine Sprache, die den Bewerber direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
  • Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidaten schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
  • Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was sind seine Leitwerte sind.

Entgeltabrechner Zuständigkeiten

English

English

Deutsch

Remember, these are just example responsibilities for a Payroll Officer's job description, you should edit and adapt as you need.

· Collect daily, weekly and monthly employee timesheets and calculate working hours, benefits and deductions.
· Ensure taxes comply with company and state legislation.
· Be the first point of contact for employee questions and concerns about compensation.
· Schedule all electronic payments, handle paychecks and prepare payroll reports.
· Exchange correspondence with health insurance providers, tax offices and legal authorities.
· Prepare and file tax returns.
· Honour the confidentiality of employees’ pay records.
Denken Sie daran, dass es sich hierbei nur um beispielhafte Aufgaben handelt, die Sie bitte nach Bedarf bearbeiten und anpassen sollten.

• Du erfasst die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter und berechnest Arbeitsstunden, Leistungen und Abzüge.
• Du stellst sicher, dass die Steuerabgaben mit den Unternehmens- und Landesgesetzgebungen übereinstimmen.
• Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter zum Thema Vergütung.
• Du planst alle elektronischen Zahlungen und die Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten.
• Du führst den Schriftwechsel mit Krankenkassen, Finanzämtern und Justizbehörden.
• Du bereitest Steuererklärungen vor und reichst sie ein.
• Du wahrst die Vertraulichkeit der Lohnunterlagen deiner Mitarbeitenden.
  • Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, den Bewerber mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit helfen werden.
  • Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die des potenziellen Bewerbers verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die der Bewerber braucht, um die Stelle erfolgreich zu auszufüllen.
  • Sofern Quereinsteiger für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Entgeltabrechner Anforderungen

English

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Deutsch

Remember, these are just example requirements, you should edit and adapt as you need.

· 2+ years experience within a Payroll Officer role.
· A Bachelor's degree in either Accounting or Human Resources.
· Advanced mathematical skills and a strong attention to detail with the initiative to improve processes.
· Experienced in using payroll software such as Quickbooks, Sage, EPAY and Gusto.
· Outstanding communication and interpersonal skills.
· The ability to prepare and present financial reports in an easily understandable manner.
· Experience in handling confidential and sensitive information.
· Fluency in English is a must, any other language skills would be a bonus.
Denken Sie daran, dass es sich hierbei nur um Beispielanforderungen handelt, die Sie nach Bedarf bearbeiten und anpassen sollten.

• Du bringst mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Funktion eines Lohnbuchhalters mit.
• Du besitzt einen Bachelor-Abschluss im Bereich Rechnungs- oder Personalwesen.
• Du verfügst über fortgeschrittene mathematische Fähigkeiten und eine ausgeprägte Liebe zum Detail und ergreifst gern die Initiative zur Verbesserung von Prozessen.
• Du bist erfahren im Umgang mit Lohnbuchhaltungssoftware wie Quickbooks, Sage, EPAY und Gusto.
• Du bringst hervorragende kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit.
• Du besitzt die Fähigkeit, Finanzberichte in leicht verständlicher Form zu erstellen und zu präsentieren.
• Du besitzt Erfahrung im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Du sprichst fließend Englisch, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidaten verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidaten mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

  • Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
  • Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
  • Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidaten sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich dies auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

Bringen Sie Ihren Einstellungsprozess aufs nächste Level!

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