Referent*in für Office Management und Teamassistenz in Teilzeit

Über den Job

Du bist ein Organisationstalent, hältst gerne alle Fäden in der Hand und sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag? Dann bist du bei uns genau richtig!

Unsere Büroflächen befinden sich in der Nähe des Gendarmenmarkts und erstrecken sich über drei Etagen – hier hältst du die Infrastruktur am Laufen, sorgst für einen funktionierenden Arbeitsalltag und unterstützt das Team mit allem, was es braucht. Von der Bestellung von Büromaterialien und Lebensmitteln über die Verwaltung unseres Inventars und IT-Zugängen bis zur optimalen Nutzung unserer Büroflächen – du bist die zentrale Ansprechperson für das Office Management und stellst sicher, dass alles reibungslos funktioniert.

Darüber hinaus bist du als Teamassistenz für administrative Aufgaben zuständig. Dies umfasst vor allem das Reisemanagement, aber auch eine strukturierte Dokumentenablage oder weitere Aufgaben, die den Arbeitsalltag des Teams erleichtern und effizient gestalten.

Konkret bedeutet das:

Office Management & Büroorganisation

• Du sorgst für einen gut funktionierenden Arbeitsalltag im Büro – vom Empfang bis zur Kaffeemaschine.
• Du übernimmst die Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Lebensmitteln und Getränken.
• Die Koordination von Dienstleistern sowie Verwaltung von Verträgen liegt in deiner Verantwortung.
• Du übernimmst die Organisation und Vorbereitung von Meetingräumen, inkl. Verpflegung bei Besuch.
• Du bist zuständig für das Aufsetzen aller Hardware für neue Mitarbeitende (z. B. Laptops, Monitore, Tastaturen) und die Sicherstellung, dass alle benötigten IT-Zugänge eingerichtet sind.
• Die Pflege und Verwaltung des Inventars sowie Verantwortung für die optimale Nutzung unserer Büroflächen gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Teamassistenz

• Du übernimmst die Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Für die Reiseorganisation (Buchung von Bahn, Flug und Hotel) bist du die Hauptansprechperson.
• Du übernimmst das Dokumentenmanagement: Ablage von Verträgen und weiteren Unterlagen.
• Du planst in unsere Teamveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern und Klausuren.
• Du unterstützt unsere*n People & Culture Manager*in beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden.

Über dich

Ob mit Ausbildung, Studium oder als Quereinsteiger*in – wir suchen eine organisierte und serviceorientierte Person, die den Überblick behält und unser Team tatkräftig unterstützt.

• Organisationsfähigkeit & Zuverlässigkeit: Du behältst den Überblick über mehrere Aufgaben gleichzeitig, setzt Prioritäten effizient und sorgst mit vorausschauender Planung für reibungslose Abläufe im Büroalltag.
• Hands-on-Mentalität & Lösungsorientierung: Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und findest pragmatische Lösungen für Herausforderungen im Arbeitsalltag.
• Teamfähigkeit & Serviceorientierung: Du hast ein Gespür für die Bedürfnisse des Teams, kommunizierst klar und professionell mit internen sowie externen Partner*innen und trägst aktiv zu einem reibungslosen Arbeitsalltag bei. Mit deiner hilfsbereiten und lösungsorientierten Art stellst du sicher, dass sich das Team auf seine Aufgaben konzentrieren kann.
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools: Du bist vertraut mit gängigen Office-Programmen und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.

Das erwartet dich

• Ein herzliches Team mit flachen Hierarchien und offenen Türen.
• Zentrale Lage in Berlin-Mitte mit modernen Büroräumen über drei Etagen.
• Ein jährliches Weiterbildungsbudget in Höhe von 600€ sowie eine monatliche Bezuschussung in Höhe von 30€ zu einem Benefit deiner Wahl (Du kannst wählen zwischen Urban Sports Club, dem Deutschlandticket oder dem BVG-Ticket).
• Viel Gestaltungsspielraum und Verantwortung ab dem ersten Tag.
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung.

Bewirb dich

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Bei der Personalauswahl interessiert uns dein individueller Werdegang und deine Persönlichkeit. Besonders möchten wir dich ermutigen, dich bei uns zu bewerben, wenn du von einer oder mehreren Formen der Diskriminierung negativ betroffen bist.

Wir erkennen an, dass unsere Arbeit nicht losgelöst von gesellschaftlichen Machtverhältnissen und externen Einflüssen stattfindet. Wir bewegen uns in einem Umfeld, das Diversität stark herausfordert – umso wichtiger ist es für uns, im Team klar und transparent zu kommunizieren und den Dialog aktiv zu suchen.

Ein verbindlicher Code of Conduct (aktuell in Überarbeitung) sowie eine externe Awareness-Person unterstützen uns dabei, einen Raum zu gestalten, in dem gegenseitige Unterstützung nicht nur gewünscht, sondern aktiv gelebt wird. Daher laden wir alle Mitarbeitenden und Bewerbenden ein, sich mit dem Code of Conduct auseinanderzusetzen und mit uns ins Gespräch zu kommen.

Unsere Büroräume weisen einige mögliche Barrieren auf. Wenn du dich vor deiner Bewerbung darüber informieren möchtest, wende dich gerne anuns.Wir setzen uns dafür ein, allen Menschen die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zu bieten und arbeiten gerne an individuellen Lösungen.

Der Prozess besteht aus zwei Vorstellungsgesprächen, die virtuell und/oder vor Ort bei uns im Büro stattfinden.

Dein Einsatz bei uns erfolgt idealerweise ab Juli 2025 und ist zunächst befristet bis zum 31.12.2027 mit der Möglichkeit zur Verlängerung. Die Stelle kann in Teilzeit (75%) ausgeführt werden.

Das Vollzeitäquivalent für das Jahresbruttogehalt für diese Position beträgt zwischen 42.000 und 45.000 Euro, basierend auf Erfahrung und Qualifikation. Wir sind gespannt auf deine Bewerbung!