Office Management / Backoffice

Wir entwickeln und führen als Kommunikationsagentur personalkommunikative Projekte in den Themenfeldern Prävention, Gesundheit, Bildung und Soziales durch. Insgesamt 45 Mitarbeitende in Köln und Berlin arbeiten dazu mit rund 250 freiberuflichen Pädagog:innen und unseren regionalen Netzwerkpartner:innen bundesweit zusammen.

Wir suchen eine Ergänzung für unser Backoffice in Köln, welches die innerbetrieblichen Abläufe steuert, sodass die Arbeit in unseren Büros reibungslos ablaufen kann. Vor allem agiert das Backoffice als Kommunikationsschnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, Netzwerkpartner:innen und Auftraggeber:innen.

Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit zum 01.02.2025 oder früher zu besetzen und zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Option auf Verlängerung oder Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Sie ergänzt das bestehende Team von drei Personen.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Kommunikationsschnittstelle am Empfang für externe sowie interne Anliegen
• Administrative und operative Unterstützung interner Anliegen im Agentur-Alltag unserer Büros in Köln und Berlin und Optimierung der Arbeitsabläufe
• Beschaffung, Verwaltung und Instandhaltung von Büroausstattung, Verträgen und Lizenzen, sowie von Software und Hardware
• Technischer Support von Mitarbeitenden in Kooperation mit unserem externen IT-Dienstleister

Das bringen Sie mit

• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie Sorgfalt und Zuverlässigkeit im täglichen Arbeiten
• Motivation den Arbeitsbereich Empfang/Backoffice eigenverantwortlich mitzugestalten
• Freude an kommunikativer Arbeit, einem vielfältigen Arbeitsbereich sowie serviceorientiertem Denken und Handeln
• Technik-Affinität und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Eine eigenständige und zielorientierter Arbeitsweise

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit in gesellschaftlich relevanten Themenfeldern
• Ein wertschätzendes, engagiertes Team, das Sie tatkräftig unterstützt
• Ein unternehmerisches Umfeld mit profilbezogenen Aufgabenfeldern und viel Entwicklungs- und Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeiterfassung
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Homeoffice
• Individuelle Förderung durch interne wie externe Schulungsmöglichkeiten
• Gesundheitsförderung durch z. B. ein regelmäßiges Massageangebot
• Regelmäßige Firmenevents
• Zuschüsse für Urban Sports Club, betriebliche Krankenzusatzversicherung oder das Deutschland-Ticket nach der Probezeit

Bewerbung

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung.