Assistant.e administratif.ve et événementiel - Stage 2025

Stage

Assistance, Secrétariat

Rejoignez l’Association Française des Fundraisers (AFF) et faites partie d’une aventure humaine et inspirante !

L’AFF est bien plus qu’une association : c’est une véritable communauté de professionnels passionnés par la générosité et le mécénat. Notre mission ? Accompagner les organismes d’intérêt général dans le développement de leurs compétences en collecte de fonds pour changer le monde, qu’ils agissent dans les domaines du social, de l’humanitaire, de la culture, de l’enseignement supérieur ou encore de la recherche.

Avec nous, c’est tout un écosystème qui s’anime : formations enrichissantes, événements captivants, partages d’expériences entre pairs, et une multitude de temps forts pour propager des pratiques innovantes et solidaires. Depuis 5 ans, nous portons également le Giving Tuesday, la journée dédiée à la générosité sous toutes ses formes, un mouvement qui résonne partout en France.

Nos 1 350 adhérents ne sont pas que des membres : ils sont au cœur de notre mission. À Paris et en région, grâce à des groupes et clubs animés par des bénévoles passionnés, nous bâtissons ensemble une association dynamique, riche d’échanges et de projets collectifs.

Aujourd’hui, dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons notre Assistant.e administratif.ve et événementiel. Ce stage transverse vous plongera au cœur de nos projets et vous permettra de collaborer avec toutes nos équipes, avec un focus particulier sur notre service formation.

Vous êtes curieux(se), polyvalent(e) et aimez donner du sens à votre quotidien ? Rejoignez une équipe soudée, dynamique et à taille humaine (13 personnes), prête à accueillir votre énergie et vos idées !

Les prochains grands évènements sont :

L’Assemblée Générale, le 03 juin 2025
Le séminaire de juin qui aura lieu les 25, 26 et 27 juin 2025
La conférence Culture et Collectivités, le 15 novembre 2025

Tâches

Missions liées à la relation clients et l’organisation d’évènements

Le soutien à l’organisation d’évènements implique une forte relation client : vous êtes au quotidien au contact des adhérents, des participants aux évènement, et vous aurez à cœur de les accompagner tout au long de leurs parcours d’offres au sein de l’AFF !

Information aux adhérents, participants aux évènements, participants des formations (stagiaires) : boite info, standard, e-mails, accueil lors des évènements
Gestion logistique des évènements en digital (swapcard, zoom) et en présentiel, implication active sur l’accueil des évènements de l’association (l’Assemblée Générale de l’AFF, séminaire, conférences, formations et de l’animation du réseau…) dont le séminaire de juin 2025 (600 personnes sur 3 jours).

Missions liées à l’administration des évènements

Gestion administrative des adhérents, acheteurs, participants aux évènements, Appui à la gestion administrative et financière des adhésions, des événements et formations (séminaires, conférences, petit-déjeuner, rencontres interprofessionnelles, formations…) : de l’inscription à la facturation
Rédaction de convention de partenariats liées aux évenements
Mise à jour de tableaux de bords et de la base de données
Taches administratives courantes

Missions liées à la gestion du CRM :

Vous êtes un appui dans la gestion du CRM pour faire vivre la base de données, l’enrichir en lien avec le pilotage stratégique et les évènements de l’AFF !

L’AFF a besoin d’appui dans la gestion de la base de données (Sugar CRM) et celle de l’espace client en ligne (site web interfacé avec CRM) :

Le maintien en qualité et l’enrichissement de la base de données des contacts et comptes, en relation avec les différentes activités de l’association (formation, événementiel : séminaire, secteur culture et collectivités, animation de réseau) et du service communication.
Faire vivre quotidiennement la base : actions de qualification et de restructuration des données.
Appui sur la gestion du site internet en lien avec le CRM.

L’équipe de l’AFF est à taille humaine (13 personnes) et a à cœur d’accompagner les stagiaires, les soutenir dans leur montée en compétences en leur donnant des missions polyvalentes et transverses.

Les missions sont amenées à évoluer (autonomie croissante, analyse de données etc..) si le ou la stagiaire souhaite être plus impliqué(e).

Nous recherchons une personne curieuse, dynamique, rigoureuse, partageant les valeurs de l’AFF (lien social, solidarité et partage, engagement, éthique, ouverture), ayant le sens du service, et souhaitant travailler dans le secteur de l’intérêt général.

L’esprit équipe est une qualité recherchée pour travailler au sein de cette équipe dynamique et engagée !