CHARGE DE L'ACCUEIL

Les
Centres Sociaux Fidésiens recherchent un·e chargé·e d’accueil
en CDI – 30 heures hebdomadaires.

Contexte

L’association
des Centres Sociaux Fidésiens (CSF) gère deux centres sociaux et 2
établissements d’accueil de jeunes enfants.

Comme
association d’habitants, les CSF sont des équipements de
proximité. Ils sont ouverts à tous et participent à l’animation
de la vie sociale du territoire de Sainte Foy-lès-Lyon. Ils mènent
des activités éducatives et culturelles, des services en direction
des habitants, et notamment des familles. Les centres sociaux ont
pour objectif de développer le pouvoir d’agir des habitants en
suscitant leur participation et leur engagement dans la vie sociale
et locale. Ils ont vocation à être des lieux d’apprentissage, de
pratique de la citoyenneté et de construction du lien social et du
« Vivre Ensemble ». Ils défendent les valeurs de
solidarité, de respect de la dignité humaine, de la participation.
L’idéal poursuivi par l’association est
d’offrir un espace pour tous afin de réaliser ensemble des projets
partagés, créatifs, intergénérationnels respectant la diversité
et l’écoute.

Le
poste est localisé au centre social de la Gravière situé dans un
quartier caractérisés par :

• une
  richesse multiculturelle,
• des
  habitants à l’initiative de projets,
• une
  rencontre conviviale des habitants au centre social autour d‘un
  petit déjeuner hebdomadaire,
• une
  dynamique partenariale qui favorise le vivre ensemble.

Vous
souhaitez travailler dans une association dynamique, porteuse de
valeurs et de sens et contribuer à son idéal ? Vous souhaitez
intégrer une équipe pluridisciplinaire ? A l’heure où la
plupart des institutions ont transformé leur accueil en plateforme
téléphonique, comme nous, vous êtes persuadés que la fonction
accueil est essentielle pour faire vivre le lien social ? Alors,
nous vous invitons à découvrir les fonctions du poste ci-dessous et
à postuler !

Le·a chargé·e d’accueil est sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe. Il/Elle assure les fonctions suivantes :

• Assure l’accueil du centre social :
• Accueille et informe le public, les bénévoles, les partenaires

• Ecoute, informe et oriente le public, les bénévoles, les
  intervenants, les partenaires, les fournisseurs

• Gère les appels téléphoniques, les messages, les scans et la
  messagerie électronique de l’accueil
• Informe des personnes sur les activités des CSF (contenu,
  organisation etc.) et modalités d‘inscriptions

• Aide au remplissage de documents administratifs

• Identifie les demandes ou problématiques spécifiques et les
  oriente vers le responsable d’activités concerné ou la
  directrice adjointe

• Organise l’espace de l’accueil pour permettre un accueil
  convivial

• Est en charge des inscriptions, de la facturation et du suivi des
  paiements des activités adultes/familles au centre social

• Collecte les informations et modalités d’inscription (règlement
  intérieur, paramétrage, effectifs, âge, activités, règles etc.)
  pour chaque activité du centre social

• Informe les familles/adultes des règles de fonctionnement

• Effectue les inscriptions : collecte les documents nécessaires
  auprès des familles, signature du règlement intérieur, mise en
  place du règlement (selon la procédure interne d’inscription),
  enregistrement des inscriptions dans le logiciel
• Génère, vérifie et édite les factures
• Collecte les documents auprès des familles pour les prélèvements
• Encaisse et suit les paiements
• Assure le suivi des impayés et met en œuvre la procédure de
  relance si nécessaire
• Alerte la chargée d’accueil administratif en cas de difficultés
  de paiement avérées
• Gère les demandes de désinscriptions pour des raisons prévues
  dans le règlement de fonctionnement et les transmets à la chargée
  d’accueil administratif

• Assure le suivi de l’adhésion des bénévoles du centre social

• Gère une caisse

• Encaissements des inscriptions avec justificatifs
• Tient un journal de caisse

• Remet la caisse mensuellement à l’assistante RH

• Suit la gestion des locaux et les commandes
• Accueille les intervenants, associations utilisant les locaux
• Informe et s’assure du respect des procédures de prêt de locaux
  aux associations ou intervenants extérieurs
• Suit le respect des règles d’utilisation des locaux (publics et
  intervenants)

• Gère le planning d’utilisation des salles en fonction des
  demandes des responsables de secteur

• Effectue les commandes pour le centre social (recherche, comparaison
  de prix etc.) en lien avec la directrice adjointe
• Assure le lien avec les prestataires, suit les prestations liés aux
  locaux et réceptionne les commandes
• Sollicite la chargée d’accueil administratif pour la mise à
  disposition de clés pour les prestataires en fonction des horaires
  prévus d’intervention

• Informe la chargée d’accueil administratif et la directrice
  adjointe des besoins constatés de maintenance ou de réparation des
  mobiliers et locaux.

• Assure le lien avec l’agent d’entretien (cahier de liaison)

• Peut être amené à faire des achats de proximité

• Participe à la communication sur les activités du centre social
• Réalise les supports de communication (flyers, affiche etc.) en
  lien avec le référent de l’activité

• Propose/Met à jour le plan de distribution

• Organise la diffusion des outils de communication auprès du public
  participant aux activités
• Assure la gestion (plan de distribution) de la diffusion des outils
  de communication auprès des structures et partenaires de la Ville
• Collecte les photos d’activités ou évènements organisés par le
  centre social
• S’informe des activités et modalités d’inscriptions des
  activités de l’autre centre social et des activités de l’accueil
  de loisirs de la Ferme des Razes.
• Informe le chargé d’accueil de l’autre centre social des
  activités et modalités d’inscriptions du centre social
  d’affectation
• Gère l’affichage du centre social

• Participe aux temps d’information du public sur les activités
  (portes ouvertes, forum des associations etc.).

• Participe aux activités du centre social et aux temps forts de
  l’association
• Participe aux réunions d’équipe et à des réunions thématiques
  ou de bilan
• Prend part à l’élaboration du projet social
• Participe aux évènements organisés par les CSF

Formations et
connaissances

Niveau BTS gestion-administration,
assistant de gestion

Compétences /
Savoir être / Savoir faire

Connaissance
du logiciel Noé

Expérience
à un poste similaire souhaitée

Capacité
d‘organisation et à travailler en équipe

Force
de proposition

Polyvalence
et capacité d’adaptation

Capacité
d’écoute et de communication

Bonne
gestion du stress et capacité à gérer des situations
conflictuelles avec des publics

Sens
de la convivialité et de la confidentialité

Rigueur

Mutuelle prise en charge à 60%

Chèques cadeaux de fin d’année,
chèques culture

Possibilité d’accès à des
chèques vacances (période estivale)

Forfait mobilité durable pour le
trajet domicile-travail

Poste basé à Sainte Foy Lès Lyon

30h hebdomadaires

CDI

Rémunération selon grille
convention collective ALISFA (pesée 345 – soit 1513 euros/mois
pour 30h/semaine)

Date de prise de poste souhaitée :
01/04/2023