Office Manager

CosaVostra est une agence de conseil tech et créative qui accompagne ses clients dans leur stratégie digitale pour qu’ils gagnent en : visibilité, en singularité, en efficacité.

Nous pratiquons un conseil activable, avec des solutions pragmatiques que nous appliquons d’abord à nous mêmes et à nos projets entrepreneuriaux. Et ce depuis 2013, à Paris, mais aussi Londres, Bordeaux et Tunis.

De l’idée originale à la monétisation, nous mobilisons la précision du code, la passion du design et le don de raconter des histoires.

CosaVostra recherche un(e) Office Manager avec une grande sensibilité administrative et comptable.

Piloté.e par notre CEO et la responsable des ressources humaines, vos principales missions seront de :

-> Assurer le day-to-day RH

Faciliter la vie de l'équipe et créer les conditions idéales pour travailler ensemble !

• Gérer les onboarding et offboarding
• Gérer les variables de paie et le suivi des notes de frais, en lien avec notre cabinet comptable
• Apporter un soutien aux collaborateurs pour leurs déplacements pro (exp : préparation dossier visa)
• Répondre aux diverses demandes RH et s’assurer de notre conformité en la matière

-> Gérer les bureaux

Nous souhaitons proposer à nos collaborateurs des bureaux accueillants

• Créer et maintenir un environnement de travail sécurisé, fonctionnel, accueillant, professionnel et convivial : gérer l’approvisionnement des consommables et les interventions techniques éventuelles
• Faire en sorte que les bureaux soient toujours présentables pour les visiteurs
• Organiser nos moments festifs, et ainsi animer les temps forts de notre vie d’équipe ! Nous laissons libre cours à votre imagination.
• Participer à insuffler la culture CosaVostra !

-> Participer au pilotage financier et administratif de CosaVostra

En collaboration avec l’office Manager de Paris, gérer les sujets comptables, juridiques et administratifs.

• Facturation Client :
• Participer aux points bi-mensuel avec les Directeurs conseil afin de valider la facturation client à émettre
• Émettre la facturation, procéder aux pré-relances et relances
• Mettre à jour les reportings de suivi de facturation et de suivi des paiements
• Facturation Fournisseurs
• Réception des factures
• Centralisation et dépôt au cabinet comptable
• Mise en paiement des factures
• Mettre à jour le reporting de suivi des dépenses.

-> Optimiser notre organisation, participer au développement de CosaVostra !

Améliorer notre fonctionnement avec le pilotage de divers projets :

• Gérer notre parc informatique (commande / suivi du prestataire de maintenance)
• Gérer les commandes et fournisseurs (frais généraux)
• Participer à la mise en place d’outils (SIRH, Gestion de NDF, etc) et de process simples et efficaces.
• Accompagner les projets de développement, en lien avec votre métier

• Vous avez une expérience de minimum 2 ans, en Office Management, sur des missions similaires
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes sensibilisé.e aux outils SaaS
• Vous maîtrisez les bases de la comptabilité, juridique et RH
• Vous êtes reconnu.e pour votre polyvalence, votre organisation et votre gestion des priorités
• Vous disposez d’une grande empathie et d’un excellent relationnel, tout en ayant le sens de la confidentialité
• Vous avez un état d’esprit très positif et l’envie de vous investir à fond au sein d’une agence en pleine croissance.