Executive Assistant (m/w/d) - CEO Office

Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofort

Wir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert.

ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose:

Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden.

Sie arbeiten eng mit unserem CEO zusammen und sorgen dafür, dass er sich auf die wesentlichen strategischen Entscheidungen konzentrieren kann. Als Executive Assistant strukturieren, priorisieren und koordinieren Sie die relevanten Informationen, Vorgänge und Abläufe – hochprofessionell, diskret und verbindlich.

Ihre Aufgaben

Informations- & Prioritätensteuerung

• Filtern, triagieren und bündeln aller CEO‑relevanten Themen
• Sicherstellen, dass der CEO die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält
• Selbstständiges Einholen von Informationen und Einschätzen der Relevanz

Meeting-Management & Follow-up

• Erstellung klarer Agenden
• Präzise Protokolle inkl. Owners & Deadlines
• Konsequentes Nachhalten offener Aufgaben
• Vermeidung unnötiger Schleifen oder CC‑Kaskaden

Case Board Management

• Strukturierte Steuerung von Themen in Recht, Bau, Versicherung und Projekten
• Aktualisierung von Fristen, Risiken und Dokumenten
• Vorbereitung der relevanten Entscheidungsunterlagen

Dokumentation & Entscheidungsgrundlagen

• Erstellung prägnanter 1‑Pager für Entscheidungen
• Erstellung von Präsentationen, Übersichten und Statusreports
• Sicherstellen einer sauberen, nachvollziehbaren Dokumentation

Externe Partner & Stakeholder

• Koordination von Anwälten, Agenturen, Dienstleistern
• Sicherstellung von Fristen, Deliverables und strukturierter Kommunikation

CEO Kalender & Shielding

• Effiziente Termin- und Ablaufplanung
• Schutz des CEOs vor operativen Ablenkungen
• Steuerung von Prioritäten und Zeitblöcken

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung auf C‑Level
• Erfahrung in unternehmerischen, dynamischen Umfeldern
• Routine im Umgang mit komplexen Strukturen (z.B. mehrere Gesellschaften, Projekte, Bau, Recht)
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote)
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Ihre Arbeitsweise

• Sehr schnelle Auffassungsgabe und hohes Umsetzungstempo
• Präzise schriftliche Kommunikation
• Strukturierte, saubere Dokumentation
• Proaktive Informationsbeschaffung
• KPI‑orientiertes Denken
• Klare Durchsetzungsfähigkeit ohne Lautstärke

Ihre Persönlichkeit

• Höchste Diskretion und Integrität
• Belastbar, stabil, zuverlässig
• Keine Selbstdarstellung, kein Mitsteuerungsanspruch
• Respektvoll und klar im Umgang
• Professionalität in stressigen Situationen

Was Sie erwartet:

• Eine Schlüsselposition nahe der Geschäftsführung
• Ein starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebt
• Ein Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet
• 50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
• Corporate Benefits & großzügige Ausstattung am Arbeitsplatz
• Ein familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter Mission

Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht.

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.