Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofort

Wir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert.

ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose:

Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden.

Damit wir dieses Ziel noch schneller erreichen, suchen wir eine Executive Assistant, die auf C-Level-Niveau arbeitet: strukturiert, vorausschauend, belastbar und absolut vertrauenswürdig.

Eine Person, die Organisation nicht „abarbeitet“, sondern führt, priorisiert und der Geschäftsführung den Rücken freihält.

Und das alles vor Ort – persönlich, nah am Puls des Unternehmens, in unserem neuen, hochmodernen Headquarter mit ergonomischen Arbeitsplätzen, höhenverstellbaren Tischen, modernen Meetingräumen und einer Arbeitsumgebung, die auf Fokus & Produktivität ausgelegt ist.

Deine Rolle – klar und auf den Punkt:

Als Executive Assistant to the CEO bist du die zentrale Steuerstelle zwischen Führung, Projekten und Teams.

Du sorgst dafür, dass Entscheidungen sauber vorbereitet, Aufgaben klar priorisiert und Projekte strukturiert vorangetrieben werden.

Deine Verantwortungsbereiche:

1. Prioritäten & Entscheidungen vorbereiten

• Informationen aus allen Bereichen filtern und strukturiert aufbereiten
• Relevantes verdichten, Unwichtiges ausfiltern
• Entscheidungen des CEOs in klare Schritte übersetzen

2. Projekt- & Aufgabensteuerung

• Projekte des CEOs koordinieren
• Fortschritte, Blockaden und Risiken transparent machen
• Deadlines im Blick behalten und Follow-Ups einfordern

3. Meeting- & Kommunikationssteuerung

• Agenda & Briefings vorbereiten
• Protokolle klar und ergebnisorientiert festhalten
• Teams synchronisieren und sicherstellen, dass nichts verlorengeht

4. Schnittstelle zwischen Geschäftsführung & Organisation

• Abstimmung mit Führungskräften
• klare Kommunikation nach innen und außen
• Schutzschild für den Fokus des CEOs

Diese Rolle ist entscheidend für den Erfolg von ZEINpharma. Du arbeitest eng, direkt und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen – immer vor Ort, immer auf Augenhöhe, immer strukturiert.

Was du mitbringen solltest:

Fachlich

• Mehrjährige Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer C-Level-nahen Rolle
• Hohe Struktur- und Priorisierungsstärke
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit modernen Office-Tools
• Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen und verständlich aufzubereiten

Persönlich

• Absolute Diskretion und Loyalität
• Belastbarkeit & Ruhe auch in hektischen Phasen
• klare, direkte Kommunikation
• Verantwortungsgefühl und Verlässlichkeit
• Freude daran, Ordnung ins Chaos zu bringen
• hohe Serviceorientierung ohne Ego

Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und den CEO entlastet – nicht jemanden, der nur Aufgaben verwaltet.

Was dich erwartet:

• Ein hochmodernes Headquarter mit ergonomischen, höhenverstellbaren Arbeitsplätzen
• Ein starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebt
• Ein Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet
• 50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
• Corporate Benefits & großzügige Ausstattung am Arbeitsplatz
• Ein familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter Mission

Bereit für eine Rolle, die Wirkung hat?

Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht.

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.