Office & Operations Coordinator (m/w/d)

Werde das organisatorische Herzstück unseres Technologie-Teams!

Xioneer ist ein internationales Technologieunternehmen, das seit 2012 industrielle 3D-Drucklösungen entwickelt. Unser Portfolio umfasst industrielle 3D-Drucker, Peripheriegeräte und Materialien. Unser Team aus Ingenieuren arbeitet an innovativen Produkten für die Industrie – und du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Bei uns bist du mehr als „nur“ Assistenz: du bist Dreh- und Angelpunkt zwischen Geschäftsführung, Team, Partnern und Lieferanten. Deine Aufgaben sind vielfältig und spannend.

Jeden Euro im Blick behalten: Administration & Buchhaltung

• Bestellungen und Zahlungen vorbereiten – vom Einkauf von Chemikalien bis hin zu Finanzamtsüberweisungen.
• Belege, Monatslisten, Kontoauszüge und Dokumente für die Steuerberatung bereitstellen.
• Fristen im Blick behalten, z. B. für Umsatzsteuererklärungen oder Patentgebühren.
• Versicherungsfälle melden – etwa bei Transportschäden oder einem Wasserschaden im Büro.
• Vertragsentwürfe vorbereiten und bestehende Verträge überprüfen, z. B. Lieferanten-NDAs.

Ordnung schaffen: Dokumente & Strukturen

• Verträge, Dokumente und Projektunterlagen so ablegen, dass jeder sofort findet, was er braucht.
• Dokumentation für Behörden pflegen - z.B. das Arbeitsstoffverzeichnis für die AUVA.
• Office-Inventar im Blick behalten – von Büroklammern bis zu den Kaffeebohnen.
• Regelmäßige Prüfungen und Wartungen terminlich sicherstellen (z. B. Stapler, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten).

Von A nach B bringen: Logistik & Einkauf

• Lieferanten aus Europa, USA und Asien kontaktieren, Angebote anfordern, vergleichen und Liefertermine koordinieren.
• Rückfragen klären, wenn eine Rechnung nicht zum Wareneingang passt.
• Versand und Abholungen organisieren: von kleinen Mustern per Express bis zu großen Paletten mit Produktionsmaterialien.

Rücken freihalten: Team-Support & Projekte

• Meeting-Protokolle führen, Aufgaben und Deadlines für alle sichtbar festhalten.
• Zeiterfassungen und Krankmeldungen im Team kontrollieren.
• Dienstreisen planen – z. B. Hotel für eine Messe in Deutschland buchen oder Flugtickets für Meetings mit unseren Partnern.
• Kleine Büroarbeiten erledigen – etwa neues Büromaterial bestellen oder Reparaturen im Büro beauftragen.

Neue Erkenntnisse schaffen: Recherche & Analyse

• Neue Lieferanten und externe Dienstleister suchen und vergleichen – von Stahlproduzenten bis zu Designern für die neue Produktverpackung.
• Formulare für Banken oder Behörden mit aktuellen Umsatz- und Bilanzdaten erstellen.Kurze Zusammenfassungen erstellen, z. B. für eine Lieferantenbewertung oder eine Marktanalyse.

• Ausgezeichnetes Deutsch (schriftlich & mündlich), gutes Englisch.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Uni, FH, HAK, Bürokauffrau/-mann o. Ä.).
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Office-Management, vorbereitender Buchhaltung oder ähnlichem Bereich im deutschsprachigen Raum.
• Spaß an der Arbeit mit technikbegeisterten Kollegen.
• Freude an Organisation und vor allem Genauigkeit.
• Strukturierte, verantwortungsbewusste und selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit modernen IT-Tools (ChatGPT, Excel, digitale Dashboards), um Recherchen durchzuführen sowie Daten schnell und verständlich zu analysieren und aufzubereiten.

• Abwechslungsreiche Tätigkeit – von Rechnungen bis Reiseplanung, von Lieferantenkommunikation bis Vertragsentwürfen.
• Familiäres Umfeld mit einem kleinen, hochmotivierten Team aus Technik-Experten.
• Kurze und einfache Kommunikationswege, schnelle Unterstützung bei der Arbeit.
• Modernes Büro in Wien, hervorragende Ausstattung, moderne IT-Tools, Tiefgaragenparkplatz.
• Gut strukturiertes, stabiles Kleinunternehmen (kein Start-up).
• Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.300, - (Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation).

Wenn du Organisation liebst, Dinge gerne gewissenhaft und vollständig erledigst, dich ständig weiterentwickeln möchtest und Spaß daran hast, hinter den Kulissen für Ordnung zu sorgen, dann bist du bei uns genau richtig.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen!