Die WORKS Kiefner GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit Sitz in Neckartenzlingen, Baden-Württemberg. Seit 1956 entwickeln und produzieren wir individuelle Arbeitskleidung für Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Als Hersteller mit über 90 % Produktion in Europa stehen wir für Qualität, Verlässlichkeit und persönliche Kundenbetreuung. Unsere Arbeitsweise ist geprägt von flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem lösungsorientierten Miteinander.
Zur gezielten Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine strukturierte, loyale und durchsetzungsfähige Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit erweiterten Aufgaben in der administrativen Steuerung von Personalangelegenheiten und der Überarbeitung interner Prozesse.
Klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung (z. B. Terminkoordination, Reisemanagement, Protokollführung)
Organisation und Koordination interner Abläufe, inkl. Ablage, Dokumentenmanagement und allgemeiner Korrespondenz
Eigenverantwortliche Steuerung des Bewerbermanagements: Sichtung von Unterlagen, Kommunikation mit Bewerber:innen, Terminkoordination, Teilnahme an Bewerbungsgesprächen
Vorbereitung und Erstellung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen und personalbezogenen Unterlagen
Onboarding neuer Mitarbeitender und organisatorische Begleitung beim Einstieg
Mitwirkung bei der Überarbeitung und Verbesserung interner Strukturen und Abläufe – insbesondere im Bereich Personal, Büroorganisation und Kommunikation
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategisch-operativen Tagesfragen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich, idealerweise mit Berührungspunkten zur Personalverwaltung
Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
Strukturierte, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise
Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Selbstsicheres, verbindliches Auftreten sowie Belastbarkeit in stressigen Situationen
Interesse an Prozessen, Strukturierung und administrativer Verantwortung
Eine zentrale Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
Viel Gestaltungsspielraum in einem sich entwickelnden mittelständischen Unternehmen
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege in einem familiären Umfeld
Ein langfristiges und sicheres Arbeitsverhältnis mit klar definiertem Verantwortungsbereich
Eine vielseitige Tätigkeit mit Schnittstellenfunktion zwischen Büroorganisation, Personalsteuerung und Unternehmensleitung
Moderne Arbeitsmittel und ein aufgeschlossenes Team
Sie möchten mit uns Strukturen gestalten und Verantwortung übernehmen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Unterlagen.