Office Manager:in & Teamassistenz (20-30h/Woche)

Du suchst einen Job mit Sinn, Verantwortung und echtem Gestaltungsspielraum?
Bei Wohnio arbeitest du an einer der größten Herausforderungen unserer Zeit: dem klimaneutralen Gebäudebestand. Du bist bei uns nicht nur ausführende Kraft, sondern aktiver Teil unseres Wachstums – mit echtem Impact.

Wir digitalisieren und dekarbonisieren Heizzentralen im mehrgeschossigen Wohnbau. Mit unserer KI-gestützten IoT-Lösung optimieren wir bestehende Heizsysteme, senken CO₂-Emissionen und sparen bis zu 30 % Heizenergie – ganz ohne große bauliche Eingriffe.

Werde Teil unseres interdisziplinären, wachsenden Teams aus Engineering, IoT, Softwareentwicklung, Produktdesign und Energiewirtschaft. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft des Wohnens!

Office Management

• Sicherstellung eines reibungslosen, strukturierten Büroalltags
• Verwaltung der Büroinfrastruktur sowie allgemeiner organisatorischer Belange

Finanzadministration & Buchhaltung

(in enger Abstimmung mit externer Buchhaltung und
Steuerberatung)

• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung und strukturierte Belegverwaltung
• Durchführung von Zahlungsläufen
• Schnittstelle zu Steuerberatung und Lohnverrechnung

Personaladministration & Team-Support

• Kommunikation mit der externen Lohnverrechnung (z. B. Freigabe von Gehaltszahlungen, Urlaubstage, Anpassungen laut Kollektivvertrag)
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Messen, Meetings und Team-Events

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

• Termin- und Kalendermanagement
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Förderabwicklung

• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Förderprojekten und Einreichungen

Das solltest du mitbringen:

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook und Excel
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und Zuverlässigkeit
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge aktiv mitzugestalten

Von Vorteil – aber kein Muss:

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Office Management, Assistenz)
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Lehre, HAK, HLW)
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen

• Jahresbruttogehalt von € 35.000 (auf Vollzeitbasis) – Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich; Anstellung im Ausmaß von 20–30 Wochenstunden
• Ein modernes Büro im Herzen Wiens
• Ein motiviertes, interdisziplinäres und internationales Team, in dem du als Mensch zählst und deine Ideen gehört werden
• Vielfältige Entwicklungschancen durch persönlichen und fachlichen Austausch mit Teammitgliedern, Expert:innen und Investor:innen.

Klingt spannend?

Dann ist jetzt der richtige Moment, um dich bei uns zu melden!

Wenn du Lust hast, Teil eines ambitionierten Teams zu werden und mit uns den Gebäudesektor klimafit zu machen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Bei Wohnio schätzen wir Vielfalt und setzen uns aktiv für Chancengleichheit ein. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe bereichern unser Team – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder körperlichen
Voraussetzungen. Was für uns zählt, ist deine Motivation, gemeinsam mit uns etwas zu bewegen.

Bewirb dich jetzt und gestalte mit uns die Zukunft des Wohnens.