Bildungsverwaltungsprogramme

Wikimedia Deutschland e.V.

51-200

Recruiting Manager

Deutschland

Wikimedia Deutschland e.V. – wir befreien Wissen! 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia-Aktive den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin, der inzwischen aus über 110.000 Mitgliedern und 190 hauptamtlichen Mitarbeiter\*innen besteht.  

Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit. Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Million Artikel. Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software, wie z. B. Wikidata und setzen uns beim Zugang zu Wissen, der Öffnung von Bildung und Forschung und mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein.  

Für unser Team Office Management mit Sitz in Berlin, suchen wir eine unbefristete **Empfangskraft / Office Assistenz (all genders)**, in Teilzeit für **28 Wochenstunden** ab **01.01.2026** oder früher.  

Diese Position ist als **Vor-Ort-Arbeitsmodell** mit Präsenz Montag bis Freitag in unserer Geschäftsstelle in **Berlin** angelegt.

## Aufgaben

Zur Verstärkung unseres 4-köpfigen Office Management Teams suchen wir Sie als eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, Sie unterstützten Ihre Kolleg\*innen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen.  

Das bewirken Sie bei uns:

*   Sie sind verantwortlich für den Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst\*innen und Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5–6 Stunden innerhalb unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00 Uhr).
*   Sie bereiten unsere Meetingräume vor und unterstützen die Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft.
*   Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und zuverlässig weiter.
*   Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang und stellen sicher, dass alles gut digitalisiert wird, und nehmen die Lieferung von Waren in unserer Geschäftsstelle in Empfang.
*   Sie kümmern sich um interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien. Außerdem übernehmen Sie die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen.
*   Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten damit Entscheidungsvorlagen vor.
*   Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleister\*innen (wie z.B. Handwerksbetriebe oder Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern.
*   Sie unterstützen das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben (z.B. Vertretungsweise Office-Tour am Welcome Day) sowie Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zur effizienten Büroorganisation bei.

## Qualifikation

*   Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit. 
*   Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert.
*   Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 28 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Wochentage.
*   Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten an die richtige Stelle.
*   Außerdem bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an Selbstorganisation mit. 
*   Sie arbeiten gerne im Team, zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
*   Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
*   Sie gehen sicher mit MS-Office-ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.

Interesse?

Bitte bewerben Sie sich inkl. Motivationsschreiben **bis zum 28. November 2025** (ja, wir lesen Motivationsschreiben), Lebenslauf und ggf. Arbeitszeugnisse über unser Jobportal. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wir planen damit, die Erstgespräche vor Ort voraussichtlich Anfang KW 49 und den Kennenlerntag vor Ort voraussichtlich Ende KW 49 durchzuführen.

Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchen Wunschnamen Sie gerne angesprochen werden möchten.

Angestellte/r

Berufserfahren

Wikimedia Deutschland e.V. – wir befreien Wissen! 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia-Aktive den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin, der inzwischen aus über 110.000 Mitgliedern und 190 hauptamtlichen Mitarbeiter*innen besteht. 
Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit. Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Million Artikel. Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software, wie z. B. Wikidata und setzen uns beim Zugang zu Wissen, der Öffnung von Bildung und Forschung und mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein. 
Für unser Team Office Management mit Sitz in Berlin, suchen wir eine unbefristete Empfangskraft / Office Assistenz (all genders), in Teilzeit für 28 Wochenstunden ab 01.01.2026 oder früher. 
Diese Position ist als Vor-Ort-Arbeitsmodell mit Präsenz Montag bis Freitag in unserer Geschäftsstelle in Berlin angelegt.
<h2 id="aufgaben">Aufgaben</h2>
Zur Verstärkung unseres 4-köpfigen Office Management Teams suchen wir Sie als eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, Sie unterstützten Ihre Kolleg*innen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen. 
Das bewirken Sie bei uns:
<ul>
<li>Sie sind verantwortlich für den Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst*innen und Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5–6 Stunden innerhalb unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00 Uhr).</li>
<li>Sie bereiten unsere Meetingräume vor und unterstützen die Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft.</li>
<li>Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und zuverlässig weiter.</li>
<li>Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang und stellen sicher, dass alles gut digitalisiert wird, und nehmen die Lieferung von Waren in unserer Geschäftsstelle in Empfang.</li>
<li>Sie kümmern sich um interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien. Außerdem übernehmen Sie die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen.</li>
<li>Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten damit Entscheidungsvorlagen vor.</li>
<li>Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleister*innen (wie z.B. Handwerksbetriebe oder Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern.</li>
<li>Sie unterstützen das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben (z.B. Vertretungsweise Office-Tour am Welcome Day) sowie Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zur effizienten Büroorganisation bei.</li>
</ul>
<h2 id="qualifikation">Qualifikation</h2>
<ul>
<li>Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit. </li>
<li>Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert.</li>
<li>Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 28 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Wochentage.</li>
<li>Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten an die richtige Stelle.</li>
<li>Außerdem bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an Selbstorganisation mit. </li>
<li>Sie arbeiten gerne im Team, zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.</li>
<li>Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.</li>
<li>Sie gehen sicher mit MS-Office-ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.</li>
</ul>
Interesse?
Bitte bewerben Sie sich inkl. Motivationsschreiben bis zum 28. November 2025 (ja, wir lesen Motivationsschreiben), Lebenslauf und ggf. Arbeitszeugnisse über unser Jobportal. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Wir planen damit, die Erstgespräche vor Ort voraussichtlich Anfang KW 49 und den Kennenlerntag vor Ort voraussichtlich Ende KW 49 durchzuführen.
Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchen Wunschnamen Sie gerne angesprochen werden möchten.

Empfangskraft / Office Assistenz (all genders)

Head of UX & Research (all genders) 

Wikimedia Deutschland e.V. logo

user JOIN

Es gelten die Google {privacyLink} und {termsLink}.

Benefits

Medien

Wir haben aktuell keine offenen Stellen zu besetzen

Keine offenen Stellen

Büros

Offene Stellen

Werte

Videos

Du hast eine Frage?

Initiativbewerbung

Wir senden dir per E-Mail einen Link zu diesem Job.

Gerade keine Zeit? Bewirb dich später!

Wir prüfen derzeit Ihr Konto. Sobald unsere Manager es freischalten, können sich die Bewerber für diese Stelle bewerben.

Änderungen werden erst sichtbar, wenn Sie Ihre Stelle veröffentlichen.

Dies ist eine Vorschau Ihrer Stellenanzeige.

Interessiert?

Die Stelle {jobTitle} wurde archiviert oder die Bewerbungsfrist ist abgelaufen.

Diese Stelle ist nicht mehr verfügbar

Recruiting Team

Unsere anderen offenen Positionen

Bitte berücksichtigen Sie unsere offenen Stellen.

Wir akzeptieren keine Initiativbewerbungen mehr

Sind Sie eine professionelle Fachkraft auf der Suche nach dem nächsten beruflichen Abenteuer? Bei {companyName} schätzen wir engagierte Personen, die eine neue Perspektive in unser Team einbringen können.

Auch wenn wir derzeit keine offene Stelle haben, die Ihren Anforderungen entspricht, könnten Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen vielleicht in Zukunft hervorragend zu uns passen.

Zur Einreichung Ihrer Initiativbewerbung, verwenden Sie bitte das Bewerbungsformular auf der rechten Seite, um Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben hochzuladen. Achten Sie darauf, dass Sie die gewünschte Position im Anschreiben erwähnen.

Unser engagiertes Recruiting-Team wird sich an Sie wenden, sobald es eine Stelle gefunden hat, die perfekt zu Ihren Fähigkeiten passt.

So bewerben Sie sich

Alle offenen Stellen und Jobs von {companyName}. {companyName} wartet auf deine Bewerbung!

Jobs bei {companyName}: Entdecke alle unserer {jobsCount} offenen Stellen und werde Teil unseres Teams!

Jobs bei {companyName}: Entdecke unsere {jobsCount} offenen Stellen! Mach den nächsten Karriereschritt und bewirb dich noch heute!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen Verstärkung! Entdecke alle {jobsCount} offenen Stellen und werde Teil unseres Teams. Bewirb dich noch heute!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen {jobsCount} neue Mitarbeitende zur Verstärkung unseres Unternehmens. Bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen Verstärkung für unser wachsendes Team - Entdecke alle unsere aktuell {jobsCount} offenen Stellen und bewirb dich noch heute!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen Verstärkung für unser wachsendes Team. Entdecke alle unsere derzeit {jobsCount} offenen Positionen und bewirb dich noch heute!

Wir suchen {jobsCount} neue Mitarbeitende für unser Unternehmen. Bereit für den nächsten Karriereschritt? Dann bewirb dich noch heute und werde Teil unseres Teams!

Keine passenden Stellen bei {companyName} verfügbar? Du musst nicht warten: Bewerbe dich noch heute initiativ und eröffne neue Karrierechancen für morgen!