Assistenz der Geschäftsführung / Office & Operations (m/w/d)

30-40 Stunden · Salzburg · Vor Ort

Als Assistenz der Geschäftsführung/Office & Operations bist du unser organisatorisches Rückgrat.
Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, hältst administrative Prozesse aufrecht und stellst sicher, dass das Büro, die Abläufe und die interne Koordination effizient und zuverlässig funktionieren.

Diese Rolle vereint klassisches Office Management mit einer nahen Assistenzfunktion für die Geschäftsführung – serviceorientiert, strukturiert und mit viel Verantwortung.

Assistenz der Geschäftsführung & Organisation

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Koordination und administrativen Aufgaben
• Pflege und Organisation von Kalendern, Timings und internen Planungen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und internen Abstimmungen

Office Management & Agenturorganisation

• Zentrale Anlaufstelle im Office für Kolleg:innen, Kund:innen und Gäste
• Organisation des Büroalltags inkl. Materialbestellungen, Verpflegung und Ordnung
• Koordination von Meetingräumen, internen Terminen und kleineren Events
• Kommunikation mit externen Dienstleistern (z. B. Reinigung, Technik, Versand)

Administration & Backoffice

• Erstellung und Versand von Angeboten in Abstimmung mit Projektleitung und Geschäftsführung
• Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Rechnungen
• Pflege von Übersichten, Dokumenten, Listen und Vorlagen
• Unterstützung der Buchhaltung bei vorbereitenden Tätigkeiten (Belege, Ablage, Abstimmung)

Struktur & interne Abläufe

• Sicherstellung klarer Office-Standards (Ordnung, Ablage, Prozesse)
• Unterstützung bei Onboarding-Themen und internen Abläufen
• Erste Ansprechperson für organisatorische Fragen aus dem Team

Fachlich

• Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder Administration
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace von Vorteil)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Persönlich

• Serviceorientierte, freundliche und professionelle Art
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge sauber umzusetzen

Tools & Arbeitsweise

• Google Workspace (Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides)
• Projekt- und Zeitplanungstools (z. B. Asana, MOCO – von Vorteil)
• Telefon- und Office-Infrastruktur

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Klar definierte Verantwortung und wichtige Schlüsselrolle im Alltag
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Struktur und Sinn
• Arbeiten in einem professionellen, wertschätzenden Agenturumfeld
• Teilzeit- oder Vollzeitmodell (30–40 Stunden) mit klarer Präsenz im Office in Salzburg