Family Office Assistenz (m/w/d)

Die 2002 gegründete TRAFFIC Productions GmbH, mit Offices in Berlin, Hamburg und München ist eine inhabergeführte Kommunikations- und Produktionsagentur mit ca. 80 Mitarbeitern.

Für das Family Office unseres Gesellschafters (in der Region am Rhein-Mosel-Gebiet) suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauende Unterstützung im Backoffice Management - gerne auch remote.

In dieser vertrauensvollen Position übernimmst du eine Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben – sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext – und hältst dabei alle Fäden zusammen.

• Reiseorganisation (buchhalterisch & operativ) – geschäftlich & privat
• Kalenderorganisation: Terminkoordination und Zeitmanagement, Planung von Meetings
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
• Erstellung von Präsentationen, Recherche, Auswertung und Aufbereitung von Informationen
• Markenanmeldung und -überwachung (dpma und EUIPO)
• Officemanagement (Bestellungen, Fuhrpark, Kuriere, IT, etc.)
• Immobilien- & Projektkoordination
• Organisation des Immobilien-Portfolios, wie z.B. Besichtigungen, Inseraten und Übergaben, sowie die Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
• Korrespondenz mit Anwälten, Notaren und Behörden
• Unterstützung bei steuerlichen Themen, Versicherungen & Finanzfragen
• Organisation privater Anliegen (z.  Reisen, Dokumente, Verträge, Besorgungen, Events)

• Du hast bereits Erfahrung in der persönlichen Assistenz idealerweise in einer Agentur
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
• Organisationstalent mit Blick für’s Detail und Gespür für Menschen
• Hohe Diskretion, Loyalität und Selbstständigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Mac, Adobe Acrobat etc.)
• Freude an einem vielfältigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung

• Arbeiten in einem kreativen, wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien
• Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Einen Arbeitsplatz, der Beruf und Privatleben respektvoll miteinander verbindet
• Du erhältst Mitarbeitervorteile wie z.B. eine Urban Sportsclub Mitgliedschaft, einen Zuschuss für den ÖPNV sowie die betriebliche Altersvorsorge

Du erkennst dich in dieser Position wieder? Dann freut sich unser HR-Team auf deine Bewerbung.