Executive Assistant & Office Management

Über uns

Die Terra Immobilien GmbH ist ein dynamischer Projektentwickler im Immobiliensektor mit Fokus auf nachhaltige Mehrfamilienhäuser in Berlin. Seit 2019 haben wir ein Beteiligungsvolumen von 35 Millionen Euro aufgebaut und über 30 Wohnprojekte erfolgreich umgesetzt.

Unsere Geschäftsführung sucht eine organisationsstarke, proaktive Persönlichkeit, die als Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens fungiert und weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus Verantwortung übernimmt und auch inhaltlich an spannenden Projekten mitwirken.

Dein Verantwortungsbereich

Organisatorische Excellence (70%)

• Office Management: Organisation des Büroalltags und Optimierung aller Geschäftsprozesse
• Kommunikation: Professionelle Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und Behörden
• Buchhaltung & Finanzen: Vorbereitung von Unterlagen für den Steuerberater, Rechnungsstellung
• Personaladministration: Unterstützung bei Recruiting und Onboarding

Inhaltliche Mitarbeit (30%)

• Projektunterstützung: Recherche + Erstellung von Entscheidungsvorlagen für Immobilienprojekte
• Datenaufbereitung: Aufbereitung und Visualisierung von Projekt- und Finanzdaten
• Dokumentation: Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Prozessbeschreibungen
• Schnittstellenfunktion: Koordination zwischen verschiedenen Projektbeteiligten

Dein Profil

• Berufserfahrung: 3+ Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, (z.B. als Executive Assistant, Office Manager oder in einer organisatorisch anspruchsvollen Rolle)
• Organisationstalent: Du behältst auch in komplexen Situationen den Überblick
• Kommunikationsgeschick: Professionelles Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Selbständige Arbeitsweise: Du erkennst selbständig, was zu tun ist und setzt Prioritäten
• Digitale Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office und die Fähigkeit, Dich schnell in neue Software & AI Tools einzuarbeiten
• Diskretion: Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um

Unser Angebot

• Vielseitiger Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben
• Verantwortung & Gestaltungsspielraum für eigene Ideen
• Attraktive Arbeitsbedingungen: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, teilweise Remote-Möglichkeit
• Kurze Entscheidungswege durch direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Faire Vergütung: Attraktives Gehaltspaket plus Bonusmöglichkeiten
• Nachhaltiger Impact: Mitwirkung an zukunftsweisenden Immobilienprojekten

Bewerbungsprozess

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben)

Der Prozess umfasst:

1. Telefonisches Erstgespräch
2. Persönliches Gespräch mit dem Geschäftsführer
3. Praktischer Probearbeitstag, um einen realistischen Einblick in den Arbeitsalltag zu bekommen
4. Entscheidung und Vertragsangebot

Wir sind gespannt darauf, Dich kennenzulernen!