Office Management Assistant F/H/X

À propos de nous

Symrise est un fournisseur mondial de parfums, d'arômes, d'ingrédients alimentaires, nutritionnels et cosmétiques. Ses clients sont des fabricants de parfums, de cosmétiques, d'aliments et de boissons, de produits pharmaceutiques et des producteurs de compléments nutritionnels et d'aliments pour animaux de compagnie. Avec un chiffre d'affaires de 5 milliards d'euros pour l'exercice 2024, Symrise est un fournisseur mondial de premier plan. Basé à Holzminden, en Allemagne, le groupe est représenté par plus de 100 sites en Europe, en Afrique, au Moyen-Orient, en Asie, aux États-Unis et en Amérique latine.

Symrise travaille avec ses clients pour développer de nouvelles idées et des concepts prêts à être commercialisés pour des produits qui font partie intégrante de la vie quotidienne. Dans le cadre de ce processus, la réussite économique et la responsabilité de l'entreprise sont inextricablement liées.

Vous assurez l’accueil du site, incluant la réception des livraisons, l’accueil des visiteurs et la gestion du standard téléphonique. Vous prenez en charge le courrier postal et les expéditions entrantes et sortantes, y compris les boîtes mails génériques, ainsi que le suivi des fournisseurs (courrier, fournitures de bureau).

Vous gérez et coordonnez les services partagés : salles de réunion (préparation, rangement, aide à la réservation), véhicules de service et de location, station de recharge. Vous organisez ponctuellement des déjeuners sur place pour les réunions et pouvez assurer des réservations externes (salles, événements, taxis, hôtels) pour les visiteurs et collaborateurs.

Vous soutenez les équipes dans la création de commandes dans SAP, gérez les cartes d’accès et participez à la formation des nouveaux employés aux outils internes (Concur, Havas, Symportal).

Vous organisez l’onboarding (informations site, kit de bienvenue) et tenez à jour les listes de contacts (employés, hôtels, restaurants, prestataires).

Vous veillez au respect des règles de gestion du site (work café, déchets, sécurité…) et contribuez au déploiement des communications internes. Enfin, vous pouvez être amené(e) à réaliser toute autre mission relevant des services généraux.

Doté(e) d’une expérience confirmée sur un poste similaire—idéalement au sein d’un grand groupe—vous faites preuve d’un grand sens du service et d’une forte aisance relationnelle. Reconnu(e) pour votre organisation, votre communication, ainsi que pour votre jovialité et votre état d’esprit très positif, vous travaillez avec rigueur et autonomie. Vous savez prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément avec fluidité, réactivité et une excellente gestion du stress. Vous appréciez le travail en équipe et contribuez positivement au collectif.

Vous parlez anglais couramment.

· Rejoindre un grand groupe international, reconnu pour son expertise et ses perspectives d’évolution.

· Évoluer au cœur d’un environnement dynamique, en interaction quotidienne avec l’ensemble des services de l’entreprise.

· Travailler dans des locaux flambant neufs, pensés pour le confort, la collaboration et le bien-être au travail

· CDD (remplacement congé maternité) – Temps plein

· Poste basé à Rennes

· Prise de poste : dès que possible

· Rémunération : 28–30 K€

· Carte déjeuner

· RTT

· Intéressement & participation