Teamlead Office Management & Administration (m/w/d)

Wir entwickeln seit über 35 Jahren Quartiere und Immobilien immer mit Blick auf das, was Menschen und Städte wirklich brauchen. Die Balance zwischen wirtschaftlichem Erfolg und gesellschaftlicher Verantwortung steht dabei stets im Vordergrund. Unser Team vereint die Bereiche Immobilienverwaltung, Architektur, Stadtentwicklung und Projektentwicklung unter einem Dach – mitten in Hamburg im Paulihaus. In unserem modernen Büro schätzen wir kurze Entscheidungswege, eine offene Kommunikationskultur und echten Teamzusammenhalt.

Im Zuge unseres Wachstums zur Unternehmensgruppe gestalten wir derzeit Strukturen und Prozesse neu. Dafür suchen wir eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit, die das Office Management mit Offenheit, Führungskompetenz, Organisationstalent und Gestaltungsfreude weiterentwickelt und Verantwortung für den zentralen Verwaltungsbereich übernimmt. Wenn Sie Freude daran haben, Strukturen zu optimieren, Abläufe zu koordinieren und als zentrale Anlaufstelle für ein wachsendes Team zu wirken, freuen wir uns auf Sie als Teamlead Office Management & Administration (m/w/d).

• Gesamtverantwortung für den Empfangs- und Verwaltungsbereich
• Sicherstellung effizienter, strukturierter Büro- und Organisationsabläufe
• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Optimierung und Aufbau administrativer Prozesse sowie Einbringung eigener Ideen zur Weiterentwicklung interner Strukturen
• Verantwortung für die Themen Datenschutz und Arbeitssicherheit im Unternehmen, inkl. Überwachung, Umsetzung und kontinuierlicher Verbesserung relevanter Prozesse

Empfangs- & Besuchermanagement

• Professioneller Empfang und Betreuung von Besucher:innen und Mieter:innen
• Sicherstellung eines repräsentativen und serviceorientierten Auftretens des Unternehmens
• Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonaten, E-Mails und allgemeinen Anfragen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings (Raumplanung, Technik, Bewirtung etc.)

Administrative Verantwortung

• Bearbeitung und digitale Ablage von Rechnungen (ELO)
• Pflege, Verwaltung und Unterstützung im Vertragsmanagement
• Planung und Umsetzung kleiner interner Veranstaltungen und Meetings
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien inkl. Bestandskontrolle

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, alternativ ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige, fundierte Erfahrung im Office-Management oder in einer vergleichbaren Position. Idealerweise mit Leitungsverantwortung
• Sehr hohe Kompetenz im Umgang mit EDV-Programmen (insbesondere Office 365)
• Erfahrung im Besucher- und Meeting-Management sowie in der Organisation kleinerer Veranstaltungen
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Arbeitssicherheit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr hohe Beratungskompetenz sowie ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke, freundliches und souveränes Auftreten
• Hohe Diskretion, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Begeisterungsfähigkeit, Teamgeist sowie ausgeprägte Sozialkompetenz

• Spannende und abwechslungsreiche Projekte
  Bei uns arbeiten Sie an vielfältigen Projekten mit echten Gestaltungsmöglichkeiten. Sie übernehmen abwechslungsreiche Aufgaben in einem zukunftsorientierten Unternehmen, in dem Ihre Ideen gefragt sind und Sie aktiv an der Weiterentwicklung unserer Organisation mitwirken können.
• Arbeiten mitten im Herzen von Hamburg
  Unser modern ausgestattetes Büro liegt in bester Lage zwischen St. Pauli und dem Schanzenviertel – umgeben von Cafés, Restaurants und dem kreativen Flair des Viertels. Ein inspirierender Ort, um produktiv zu arbeiten und nach Feierabend das Hamburger Stadtleben zu genießen.
• Ein offenes Team mit kurzen Wegen
  Es erwartet Sie ein dynamisches, kollegiales Team, das Wert auf Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und offene Kommunikation legt. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege sorgen dafür, dass Ideen schnell umgesetzt werden können.
• Raum für Eigeninitiative und Entwicklung
  Wir freuen uns über Menschen, die Verantwortung übernehmen und neue Ideen einbringen. Bei uns haben Sie den Freiraum, Dinge aktiv mitzugestalten, Ihre Stärken weiterzuentwickeln und sich sowohl fachlich als auch persönlich weiterzuentfalten.
• Deutschlandticket inklusive
  Damit Sie entspannt und nachhaltig zur Arbeit kommen, stellen wir Ihnen ein kostenloses Deutschlandticket zur Verfügung.
• Gemeinsam unterwegs: unsere Studienreisen
  Regelmäßig unternehmen wir gemeinsame Studienreisen, um neue Impulse zu sammeln, spannende Orte kennenzulernen und als Team weiter zusammenzuwachsen.
• Team-Events und gemeinsame Aktivitäten
  Ob interne Veranstaltungen, After-Work-Treffen oder gemeinsame Feiern - wir nehmen uns regelmäßig Zeit für Austausch, Inspiration und gute gemeinsame Momente.
• Arbeiten mit Ausblick
  Unsere Dachterrasse mit 360°-Blick über St. Pauli ist der perfekte Ort für eine Pause, einen kurzen Austausch im Team oder einen Kaffee mit Blick über die Stadt.

Sie denken mit, handeln proaktiv und behalten auch in dynamischen Situationen stets den Überblick. Als Organisationstalent mit Führungskompetenz verstehen Sie es, Servicequalität auf höchstem Niveau sicherzustellen und gleichzeitig effiziente Strukturen zu schaffen. Mit Ihrer positiven Ausstrahlung und Ihrem professionellen Auftreten prägen Sie maßgeblich den ersten Eindruck unseres Unternehmens