Assistenz der Geschäftsführung / Büromanagement (m/w/d) (Minijob)

Für unseren Kunden besetzten wir die folgende Position:

Die SWIFT-ACT GmbH ist die deutsche Niederlassung der SWIFT-ACT. Seit der Gründung im Jahr 2017 haben wir uns zum Ziel gesetzt, Embedded-Softwarelösungen in einer Vielzahl von Branchen neu zu definieren. Unsere Expertise kennt keine Grenzen und umfasst alles von der Automobil- und Medizintechnik bis hin zur Raumfahrt, Unterhaltungselektronik und dem Internet der Dinge (IoT). Wir sind nicht nur im Geschäft, um ein Produkt oder eine Dienstleistung anzubieten; wir gestalten Erlebnisse, die unsere Kunden beeindrucken. Unsere oberste Priorität ist der Erfolg. Wir bieten nicht nur Software an; wir liefern Ergebnisse.

Willkommen im Team! Wir sind auf der Suche nach einer engagierten und zuverlässigen Person, die uns als Assistenz der Geschäftsführung / Büromanagement (m/w/d) unterstützt. Wenn Du eine proaktive und organisierte Person bist, die eine wichtige Rolle in unserem Team spielen möchte, laden wir Dich herzlich ein, sich bei uns zu bewerben.

Du übernimmmt Verantwortung für folgende Aufgaben und arbeitest eng mit dem Management zusammen:

• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen (Tagungsräume, Restaurants, Messen, etc.)
• Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und Korrespondenz und allgemeine administrative Aufgaben zur Unterstützung der globalen Teams

Reiseorganisation:

• Unterstützung bei der Koordination von Reisen und deren Buchungen
• Erstellung von Einladungsschreiben
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen

Lieferanten- und Kundenbeziehungen:

• E-Mails, Telefonate und Korrespondenz mit Lieferanten und Kunden

• Angebote einholen, Bestellungen versenden, Nachverfolgung von Sendungen
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• Verwaltung und Pflege von administrativen Dokumenten und Dateien
• Dateneingabe und -pflege in unsere Systeme und Datenbanken (z.B. Odoo/Datev)

Wenn Du folgende Qualifikationen mitbringst, bist Du die richtige Person für uns:

• Bildungsweg: Studierende oder auch jemand mit kaufmännischer Ausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Gute Kenntnisse in den gängigen Büroanwendungen (z. B. MS Office, Google)
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu priorisieren
• Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich: Kenntnisse der arabischen Sprache

Wir bieten eine abwechslungsreiche Aufgabe! Zusammen mit unserem Team wirst Du sehr intensiv im Tagesgeschäft arbeiten. Du hast die Möglichkeit, in Kontakt mit unseren globalen Teams und Kunden zu kommen, und unterschiedliche Einblicke im Bereich der Softwareentwicklung zu erlangen.

Es erwartet Dich ein sehr kollegiales Team und eine positive Stimmung. Unser Büro ist im Düsseldorfer Architekturkomplex Medienhafen-Alto. Neben modernen Büros findest Du hier auch ein Café, eine Lounge, einen Fitnessraum und einer direkten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.

Du hast Interesse an dieser Tätigkeit?

Dann wollen wir Dich kennenlernen!

Dein Ansprechpartner Herr Andreas Wirtz erwartet Deine aussagekräftige Bewerbung in elektronischer Form.

Rückfragen beantwortet Dir Herr Andreas Wirtz gerne telefonisch unter 0177 – 8783 857.