Remote Executive Assistant & Process Manager (Deutschsprachig)

Wir suchen eine hochorganisierte und detailorientierte Person, die als Executive Assistant & Process Manager in unserem Unternehmen tätig wird. Diese Rolle ist entscheidend, um die Effizienz und Effektivität unseres Tagesgeschäfts sicherzustellen und unsere internen Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

1. Tagesplanung & Organisation:

• Tägliche Abstimmung mit dem Geschäftsführer in einem kurzen morgendlichen oder abendlichen Call, um den Tagesplan zu organisieren.
• Verwaltung und Priorisierung der To-Dos des Geschäftsführers, inklusive regelmäßiger Updates und Statusberichte.

2. Meeting Management:

• Teilnahme an allen Meetings des Geschäftsführers, inklusive Protokollführung und Notizen.
• Dokumentation und Verfolgung der besprochenen Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle To-Dos erledigt werden.
• Organisation des Task-Managements und Gewährleistung, dass alle Aufgaben fristgerecht bearbeitet werden.

3. Administrative Unterstützung:

• Bearbeitung und Versendung von Verträgen sowie Organisation von Terminen.
• Verwaltung und Beantwortung von E-Mails im Namen des Geschäftsführers.
• Durchführung kleinerer administrativer Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen.

4. System- und Prozessmanagement:

• Dokumentation von internen Prozessen und Erstellung von Standard Operating Procedures (SOPs).
• Erstellung von Anleitungen und Trainingsmaterialien basierend auf den gezeigten Prozessen und Vorgängen.
• Kontinuierliche Verbesserung und Optimierung bestehender Prozesse und Systeme.

• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein Auge fürs Detail.
• Erfahrung im Management von Terminen, Aufgaben und administrativen Prozessen.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe Verlässlichkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Starkes Verständnis für System- und Prozessmanagement, inklusive Dokumentation und Optimierung.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten, mit einem Fokus auf Effizienz und Qualität.

• Remote-Arbeit: Du kannst flexibel von überall aus arbeiten und so deine Work-Life-Balance optimal gestalten.
• Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Du erhältst die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und aktiv an der Gestaltung und Optimierung unserer Prozesse mitzuwirken.
• Karriereentwicklung: Wir bieten dir die Chance, dich beruflich weiterzuentwickeln und deine Fähigkeiten in einem wachsenden Unternehmen kontinuierlich auszubauen.
• Innovative und dynamische Umgebung: Du arbeitest in einem innovativen und dynamischen Umfeld, in dem neue Ideen gefördert und umgesetzt werden.
• Enger Austausch mit der Geschäftsführung: Du wirst täglich im direkten Austausch mit dem Geschäftsführer stehen und dadurch wertvolle Einblicke in die Führung eines Unternehmens erhalten.
• Flache Hierarchien: In unserem Unternehmen gibt es kurze Entscheidungswege, die es dir ermöglichen, schnell und direkt Einfluss auf Projekte und Prozesse zu nehmen.

Diese Position erfordert jemanden, der in der Lage ist, eng mit dem Geschäftsführer zusammenzuarbeiten, um den Tagesablauf zu strukturieren und die Geschäftstätigkeiten reibungslos zu unterstützen. Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.