Office Manager / Sekretär (m/w/d)

Partnerschaft auf Augenhöhe.
Wir stellen uns vor.

Seit nunmehr 20 Jahren stellen wir an unseren beiden Standorten in Bad Homburg und Darmstadt einen verlässlichen Partner dar – für unsere breitgefächerte Mandantschaft und allen voran für unser loyales, knapp 30-köpfiges Team. Wir sind der festen Überzeugung, dass Mitarbeiterzufriedenheit mit unserem Kanzleierfolg einhergeht, und geben unser Bestes, dies auch beizubehalten. Denn ein gutes Betriebsklima zu gewährleisten, liegt vor allem in der Hand der Kanzleiführung. Herausforderungen im Kollektiv anzugehen ist nicht nur förderlich für das Wohlbefinden innerhalb unserer Kanzlei – es ist auch noch die perfekte Grundlage für eine vielversprechende Karriere, bei der wir Dich selbstverständlich unterstützen werden.

So vielfältig wie das Steuerrecht.
Dein Aufgabengebiet.

Du fühlst Dich wohl, wenn Du Abläufe koordinierst und Menschen unterstützt? Im Sekretariat sorgst Du dafür, dass unsere Kanzlei reibungslos funktioniert, sei es am Empfang, am Telefon oder im Hintergrund bei der Organisation. Mit Deiner zuverlässigen und strukturierten Arbeitsweise unterstützt Du das gesamte Team und bist eine wichtige Schnittstelle zu unseren Mandant*innen. Uns ist bewusst, dass jeder Mensch unterschiedliche Stärken und Interessen hat, weshalb wir Dein genaues Tätigkeitsfeld in Abstimmung mit Dir erstellen. Hierbei erwarten Dich unter anderem die folgenden Aufgaben:

• Organisation des Kanzleialltags und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Büro
• Empfang und Betreuung unserer Mandant*innen – persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Schriftstücken sowie Dokumentenmanagement
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (digital und physisch)
• Pflege von Mandantenstammdaten, Fristenkontrolle und Kommunikation mit Behörden, Gerichten und Finanzämtern
• Erstellung von Honorarrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen
• Unterstützung bei steuerlichen Vorgängen, z. B. Zusammenstellung von Unterlagen für Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse
• Organisation kleinerer Projekte (z. B. Kanzlei- oder Mandantenevents) sowie Bestellwesen (Büromaterial, Fachliteratur etc.)

Wir bringen Dich weiter.
Und Du bringst ein paar Dinge mit.

Offene und ehrliche Zusammenarbeit mit Mitarbeiter*innen und Mandant*innen ist die Basis unserer Kanzlei. Viele langjährige Verbindungen bestätigen diesen Ansatz und daran möchten wir weiterhin anknüpfen. Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise sind daher für uns selbstverständlich. Darüber hinaus zeichnest du dich durch folgende Eigenschaften aus:

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit DATEV von Vorteil
• Organisationstalent und Freude an der Betreuung von Mandant*innen am Empfang, telefonisch und per E-Mail
• Zuverlässigkeit, Diskretion und eine sorgfältige Arbeitsweise
• Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Prozessen und neuen Abläufen

Wer etwas will, muss auch etwas zu bieten haben.
Und das haben wir!

Obstkörbe und Gratis-Kaffee sind zwar schön, aber sicherlich nicht der entscheidende Faktor, wenn es um die Zufriedenheit des Teams geht. Um einen attraktiven Arbeitgeber darzustellen, bedarf es spürbarer Benefits und Annehmlichkeiten, die sowohl das Berufs- als auch das Privatleben positiv beeinflussen und Dir den Alltag erleichtern. Dazu gehört beispielsweise, dass der Zusammenhalt und ein angenehmes Miteinander über dem Umsatz stehen sollten – Mitarbeiter*innen, die schlechte Stimmung verbreiten und ihre Ellbogen ausfahren, haben keinen Platz in unserer Mitte. Da gehen wir keine Kompromisse ein. Außerdem erwarten Dich:

• Work-Life-Balance:
  Arbeit ist wichtig, jedoch nicht das Wichtigste im Leben. Um Berufs- und Privatleben optimal unter einen Hut zu bekommen, bedarf es der Unterstützung Deines Arbeitgebers – auf uns kannst Du zählen.
• Team-Events:
  Nur eine Weihnachtsfeier und das war’s wieder für ein Jahr? Nicht bei uns – regelmäßige ausgefallene Veranstaltungen wie Städtetrips, Krimi-Dinner, Ski-Ausflüge und andere gemeinsame Happy Hours wie Restaurantbesuche sorgen dafür, dass es auch neben dem Kanzleialltag nie langweilig wird.
• Offene Kultur:
  In unserer Kanzlei wirst Du offene Türen, flache Hierarchien, kurze Kommunikations- und Entscheidungswege und eine wertschätzende Duz-Kultur vorfinden. Ein fachlicher Austausch mit den Berufsträger*innen ist nicht nur jederzeit möglich, sondern wird auch gern gesehen.
• Weitere Annehmlichkeiten:
  Kanzleieigene Parkplätze, monatliche Sachbezüge in Höhe von 50 € und eine betriebliche Altersvorsorge gestalten Deinen Alltag angenehmer – beruflich und privat!
• Was darf’s sonst noch sein?
  Wie schon bemerkt, sind alle Menschen verschieden. Wenn Dir etwas auf dem Herzen liegt, das Du gerne in unserem Benefit-Portfolio aufnehmen willst, sag uns einfach Bescheid. Wir können über alles reden: E-Bike? Firmenhandy? Lass es uns wissen!

Der Ball liegt nun bei Dir.

Wenn Dir gefällt, was Du liest, kannst Du Dich innerhalb weniger Minuten bei uns bewerben – vielleicht wird es ja DAS perfekte Match?
Wir freuen uns auf Dich!