Directiesecretaresse

Job Description

Heb jij een proactieve houding, ben je communicatief sterk, een kei in organiseren en laat jij ‘alles op rolletjes lopen’? Dan ben jij dé nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn!

Wat ga je doen als Directiesecretaresse bij RECO?

In deze functie ben je de spin-in-het-RECO-web én ontzorg je ons directieteam volledig. In grote lijn ben je bezig met zowel administratieve- als operationele- als beleidswerkzaamheden, maar eigenlijk is deze verzamelnaam een ‘understatement’! Je bent namelijk continue aan het schakelen op verschillende niveaus met interne afdelingen, klanten en externe relaties. Je zal werkzaam zijn op de afdeling (directie)secretariaat, wat momenteel bestaat uit 4 dames én waar jij ook de leiding over hebt. Jouw meest voorkomende werkzaamheden zijn:

• Dagelijkse aansturing Secretariaat en Receptie; zodat klanten en bezoekers vriendelijk en goed worden geholpen en de telefonische bereikbaarheid geborgd is;
• Agendabeheer directieleden & coördineren van afspraken;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, zet vragen- of informatie via de juiste kanalen uit en bewaakt de follow-up;
• Voorbereiden van (management) overleggen/RvC vergaderingen, maken van presentaties, bijhouden van actielijsten, prioriteren van werkzaamheden en het bewaken van de opvolging hiervan;
• Opstellen en redigeren van (vertrouwelijke) correspondentie, aankondigingen, nieuwsbrieven, speeches en documenten;
• Verantwoordelijk voor het organiseren van personeels- en klantevents samen met je team
• Optimaliseren van interne processen binnen het secretariaat, met een focus op digitalisering en efficiëntieverbetering;
• Overkoepelend verantwoordelijk voor schades, verzekeringen, contractbeheer systeem en facilitaire leveranciers;

Kortom; een hele afwisselende functie, waarbij jij de spin-in-het-web bent voor de directie, maar het secretariaat is dat eigenlijk voor de gehele organisatie.

Bij RECO willen we jou blij maken met

✅ Een salaris afhankelijk van ervaring en expertise;

✅ Een afwisselende baan in een dynamisch, informeel en groeiend bedrijf waar jij écht gezien wordt;

✅ Wij vinden het belangrijk dat je jezelf kunt ontwikkelen, vertel daarom graag aan ons jouw ambities. Een lange termijn relatie is waar wij voor gaan;

✅ 28 – 31 vakantiedagen per jaar, zodat je ook kunt genieten van je vrije tijd;

✅ Goede pensioenregeling, maar 3,3% eigen bijdrage, de rest betaalt RECO!

✅ Een hoop leuke uitjes en events (elk bedrijf roept dat, maar hier ervaar je het echt – lees er meer over op onze pagina ‘’)’.

Requirements

Wat wij van jou verwachten:

• Je bent 24 tot 40 uur per week beschikbaar;
• Je bent stressbestendig, assertief en flexibel. Je kunt tevens snel schakelen en bent daarbij oplossings- en resultaatgericht;
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie en leidinggevende ervaring;
• Je hebt goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;