Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Büroorganisation & Backoffice

Bei QMH Consulting sind Beratungen lebendig und nahbar – Gefahrenmanagement ist bei uns keine Geisterbahn, unsere Trainings spielen in der ersten Liga und auch bei Audits darf gelacht werden.

Wir unterstützen Unternehmen aus Automotive, MedTech, Maschinenbau und regulierten Branchen bei anspruchsvollen Projekten im Qualitäts- und Managementsystemumfeld.

Zur persönlichen und organisatorischen Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit ca. 25 Stunden pro Woche.

Du hältst unserer Geschäftsleitung im Arbeitsalltag den Rücken frei, organisierst vorausschauend und sorgst dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen. Dabei bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Backoffice und internen Ansprechpartnern.

Aktuell befindet sich unser Büro in Norderstedt.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination des Arbeitsalltags unserer Geschäftsleitung
• Planung, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Flügen, Hotels und Mietwagen
• Organisation und Abstimmung von Terminen und Besprechungen
• Vorausschauende Vorbereitung von Terminen, Reisen und organisatorischen Abläufen
• Enge Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung und Backoffice
• Koordination und Nachverfolgung interner organisatorischer Themen und Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Unterlagen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderthemen
• Sicherstellung, dass relevante Informationen und Aufgaben zuverlässig nachgehalten werden

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, persönliche Assistenz oder Executive Assistant
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen, mitzudenken und selbstständig zu handeln
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten in Abstimmung mit der Geschäftsleitung

Darauf kannst du dich freuen

• Faire und pünktliche Bezahlung
• Teilzeitposition mit ca. 25 Stunden pro Woche
• Flexible Arbeitszeiten in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung
• Hybrides Arbeiten nach Absprache möglich
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
• Ein herzliches Team mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation

Du organisierst gerne, denkst mit und erkennst im besten Fall schon, was gebraucht wird, bevor jemand danach fragen muss?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Die Position ist mit ca. 25 Stunden pro Woche vorgesehen. Die konkrete Verteilung und Gestaltung der Arbeitszeiten besprechen wir persönlich im Bewerbungsgespräch – uns ist wichtig, dass die Zusammenarbeit für beide Seiten gut funktioniert.

Wir freuen uns auf dich und darauf, gemeinsam den Arbeitsalltag unserer Geschäftsleitung strukturiert und effizient zu gestalten.