Assistenz der Geschäftsführung (f/m/d) in Teilzeit

Build the future of Knowledge Management.

Seit 2021 unterstützen wir mittelständische Unternehmen in den Bereichen Digitalisierung und KI mit innovativen Softwarelösungen im Enterprise Knowledge Management. Mit MAIA integrieren wir Künstliche Intelligenz nahtlos in die Unternehmensprozesse, um sowohl Effizienz als auch Arbeitsqualität signifikant zu verbessern und so die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben.

Unser Team besteht aus strukturierten Organisationstalenten, kreativen Köpfen und technologiebegeisterten Softwareentwicklern, alle mit mehrjähriger Erfahrung und Spezialisierung im Bereich B2B SaaS und KI.

Als wachsendes Team suchen wir eine zuverlässige Unterstützung für unsere Geschäftsführung.

Was Du bei uns bewegen kannst:

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung: Du arbeitest eng mit den Geschäftsführern zusammen und entlastest sie bei operativen Aufgaben.
• Vielseitige administrative Aufgaben: Du übernimmst ein breites Spektrum an Aufgaben - von der Überprüfung von Briefen und Verträgen über das Verwalten von Kontobelegen bis hin zur Organisation von Reisen inkl. Buchung von Zugtickets und Hotels sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
• Schnittstellenfunktion: Du fungierst als zentrale Ansprechperson zwischen der Geschäftsführung und internen Abteilungen sowie externen Partnern wie Steuerberatern und Lohnbuchhaltern.
• Datenpflege und Dokumentenmanagement: Du sorgst für Ordnung in unseren digitalen Systemen (Sharepoint, Confluence, Hubspot) und verwaltest vertrauliche Unterlagen und Dokumente.
• HR-Unterstützung: Du hilfst bei Personalthemen, schreibst Stellenanzeigen und unterstützt im Recruiting-Prozess.
• Kundenbeziehungsmanagement: Du kümmerst dich um wichtige Details wie das Versenden von Weihnachtskarten an Kunden und unterstützt bei der Pflege unserer Kundenbeziehungen.

Wonach wir suchen:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium der Betriebswirtschaft oder in einem vergleichbaren Bereich.
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position mit.
• Du arbeitest verlässlich, fleißig und strukturiert mit ausgeprägtem Organisationstalent.
• Du besitzt ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität.
• Du bist IT-affin mit sehr guten Kenntnissen in MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) und hast Erfahrung im Umgang mit ChatGPT oder anderen KI-Tools.
• Du verfügst über hervorragende Deutschkenntnisse (Muttersprache oder C2 Niveau) und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bringst Begeisterung für Technologie und Innovation, vor allem im Bereich Software und Künstliche Intelligenz mit.

Was wir Dir bieten:

• Eine Teilzeitposition (30%-50%) mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, innerhalb von Deutschland remote zu arbeiten
• Eine verantwortungsvolle Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung eines aufstrebenden Tech-Startups.
• Kurze Entscheidungswege, Eigenverantwortung und einen starken Teamgeist.
• Die Arbeit mit aktuellster KI-Technologie und zahlreiche, relevante Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Ein innovatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit, aktiv an der Unternehmensentwicklung mitzuwirken.
• Die Chance, durch deine Arbeit entscheidend zum Unternehmenserfolg beizutragen.
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur, die Proaktivität und eigene Ideen fördert.
• Attraktive Vergütung und Zugang zu einer Wellpass-Mitgliedschaft für dein körperliches und mentales Wohlbefinden.

Wir arbeiten hauptsächlich aus der wunderschönen alten Baumwollspinnerei in Leipzig. Einige unserer Teammitglieder sind auch in der Region Zürich ansässig. Wenn du jedoch nicht vor Ort bist, ist das kein Problem – 100% Remote-Arbeit innerhalb von Deutschland ist bei uns jederzeit möglich.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!