Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice (m/w/d)
Sicherheitslösungen mit Struktur
Rock am Ring, die NBA Berlin Games, der World Health Summit: Wenn große Momente passieren, sind wir oft schon da, bevor das erste Licht angeht. PPS-Berlin ist der Sicherheitsdienstleister, auf den sich internationale Marken, Festivals und Institutionen verlassen. Für Partner wie Nike, Spotify, Amazon und JW Marriott sorgen wir dafür, dass Events, Tourneen und Business-Termine sicher und reibungslos laufen. Unser Spektrum reicht vom Personenschutz über Festival-Security bis zum Shuttle für Künstler*innen.
Wir sind ein Berliner Team mit kurzen Wegen, viel Verantwortung und einem Alltag, der garantiert nicht langweilig wird. Heute Konzertbackstage, morgen ein internationaler Gipfel: Bei uns bist du mittendrin statt nur dabei.
Damit hinter den Kulissen alles läuft, suchen wir jetzt Verstärkung als Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice (m/w/d).
Ihre Aufgaben im Alltag
Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung
Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gesellschafter- und Aufsichtsratssitzungen (Unterlagen, Protokolle, Nachverfolgung von To-dos)
Organisation von Geschäftsreisen inkl. Buchung und Reisekostenabrechnung
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
Bearbeitung der Korrespondenz
Allgemeine Büroorganisation, Post- und Ablagemanagement (digital und analog)
Pflege von Verträgen, Fristen und Dokumentationen (z. B. Vertragsdatenbank)
Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung: Rechnungsprüfung, Kontierung, Weiterleitung an Steuerberatung
Das bringen Sie mit
Sie bringen relevante Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Assistenzposition oder dem Sekretariatsbereich mit. Strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und ein sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen zeichnen Ihr Profil aus.
Ihr Arbeitsumfeld und Extras
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice
Firmenlaptop für die tägliche Arbeit
Bezuschussung für öffentliche Verkehrsmittel
Fitnessabo sowie verschiedene Gutscheine und Ermäßigungen
Bezahlte Krankheitstage und die Option, Haustiere mitzubringen
