Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wenn du ein Organisationstalent bist, gerne Dinge ins Laufen bringst und den Überblick behältst, während andere schon gestresst sind, dann ist das genau die richtige Rolle für dich.

VIAMA wächst – schnell, sichtbar und getragen von großen Themen wie NIS2, Cybersecurity, Compliance und Organisationsentwicklung.

Wir liefern Geschäftsleitungen in 30 Tagen Klarheit, Orientierung und haftungssichere Entscheidungen.

Doch: Wachstum scheitert nie an Strategie.
Es scheitert immer an fehlender operativer Entlastung.

Wie viele Unternehmer verbringe auch ich täglich 2–4 Stunden mit notwendigen, aber nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten:

Organisation, Kalender, Follow-ups

• Unterlagen, Recherchen, Vorbereitungen
• Koordination mit Kunden und Partnern
• kleinen Aufgaben, die Momentum fressen

Diese Zeit fehlt für Strategie, Produktentwicklung, Kundenarbeit und Wachstum.

Deshalb suche ich jetzt eine professionelle Assistenz, die Struktur schafft, mich operativ entlastet und dafür sorgt, dass VIAMA jeden Monat einen Gang höher schaltet.

1. Executive Unterstützung – rechte Hand des Gründers

Du sorgst dafür, dass mein Tag strukturiert ist und Prioritäten klar sind:

Kalender- und Prioritätenmanagement

• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Calls & Workshops
• Organisation und Strukturierung meiner Woche
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und E-Mails
• Recherchen, Analysen und Vorauswahl für Entscheidungen
• Offene Punkte nachhalten („Open Loops“ schließen)

2. Organisation & Backoffice – du hältst das Fundament stabil

Rechnungen vorbereiten, Belege sammeln, einfache Buchhaltungstätigkeiten

• Dokumente organisieren, sortieren, ordnen (digital & physisch)
• Post, Pakete, Bestellungen, Recherchen
• Reiseplanung, Hotelbuchungen, Logistik
• Vorformulieren und Beantworten einfacher E-Mails
• Organisatorische Abstimmungen (Versicherung, Dienstleister etc.)

Kurz:

Alles, was Zeit zieht – und nichts, was strategisch ist.

3. Projekt- & Kundenkoordination – du hältst die Fäden zusammen

Abstimmung mit Kunden & Partnern

• Organisation von Workshops, Terminen und Follow-ups
• Bereitstellung und Verwaltung von Unterlagen & Templates
• Nachverfolgung von To-Dos und Deadlines

4. Kommunikation & Branding Support

Vorbereitung kleiner Texte, Snippets, Notizen

• Unterstützung bei LinkedIn-Uploads und Content-Organisation
• Event- und Materialorganisation
• Verwaltung von Präsentationen, Templates & Unterlagen

Du passt perfekt, wenn du…

Verantwortung liebst statt auf Ansagen zu warten

• sehr gut organisierst und noch besser kommunizierst
• Struktur, Ordnung und Prioritätensetzung im Blut hast
• proaktiv arbeitest und Dinge vorantreibst
• gerne nah am Gründer arbeitest und echte Wirkung erzeugen willst
• souverän, freundlich und verbindlich auftrittst

Must-Haves

Sehr starke Kommunikations-Skills (Telefon, E-Mail, LinkedIn)

• Exzellente Organisation & Selbstmanagement
• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Schnelle Auffassungsgabe für neue Themen
• Professioneller Umgang mit Kunden & Partnern
• Sicherer Umgang mit Office, Kalender, Dokumentationstools

Nice-to-Haves

Erfahrung in Assistenz, Office Management, PMO oder Projektkoordination

• Erfahrung mit Digitalisierung, Organisation oder Beratung
• Erfahrung im Startup- oder schnell wachsenden Umfeld

Arbeiten direkt mit dem Gründer: maximaler Lerneffekt

• Karrierepfad Assistenz → Office Manager → Business Manager
• Hohe Eigenverantwortung
• Remote möglich
• Klare Prioritäten, moderne Tools
• Echte Wirkung: dein Beitrag hat direkte Business-Relevanz

Warum diese Rolle gerade jetzt entscheidend ist

Wir skalieren von einem Gründer-getriebenen Modell zu einem strukturierten, wiederholbaren System. Dafür müssen operative, organisatorische und kommunikative Aufgaben professionell delegiert werden.

Diese Rolle ist mehr als Backoffice.
Sie ist der zentrale Wachstumsmultiplikator für VIAMA in 2025/26.

Wenn du Struktur liebst, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, ein wachsendes Unternehmen wirklich voranzubringen, dann freue ich mich auf deine Bewerbung.

Egal ob du aus Assistenz, Office Management oder Organisation kommst: Entscheidend sind Haltung, Klarheit und Motivation.