Office & Operations Manager:in

Wer wir sind

Pfeffermind ist eine führende Agentur für Gamification & Serious Games. Seit 2013 entwickeln wir spielerische Anwendungen und Games mit Mehrwert für Unternehmen, Organisationen, Bildung und Kultur. Unsere Mission: Die Welt ein bisschen verspielter machen – und Must-do-Tasks in Wanna-do-Tasks verwandeln.

In 100+ Projekten haben wir Lernen, Arbeit, Gesundheit und Kommunikation motivierender gemacht. Kunden wie SAP, BMW oder das Goethe-Institut vertrauen auf unsere Expertise. Ob Escape Game im Museum, Awareness-Kampagne zur Cybersicherheit oder App zur Stressbewältigung: Unsere Lösungen machen ernsthafte Themen spielerisch erlebbar.

Kurzum: Wir machen viele coole Sachen. Und brauchen dich, damit du im Hintergrund dafür sorgst, dass der Laden läuft.

🎯 Mission: Halte als Orga-Talent den Laden zusammen
💼 Bereich: Operations, HR, Office Management, Team-Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung
📍 Standort: Berlin
📅 Start: Q3 2025 (flexibel)
🕐 Umfang: Teilzeit (16 oder 24 h pro Woche)

Deine Aufgaben

• Backoffice: Du kümmerst dich um Verträge, Belege & die Koordination mit Buchhaltung, Steuerberatung & Co.
• HR & Onboarding: Du unterstützt bei der Personalsuche, kümmerst dich um Onboardings und bist erste Ansprechperson für das Team.
• Struktur & Prozesse: Du hilfst mit, unsere internen Abläufe sauber zu halten – vom richtigen Ablagesystem bis zur Pflege unseres Notion-Workspaces.
• Management-Support: Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und übernimmst die Kommunikation mit externen Partnern.
• Office Management: Du schaust, dass wir uns in unserem Office wohlfühlen und kümmerst dich um unsere Pflanzen, die Einkäufe, ankommende Lieferungen, etc.
• Projekt-Support: Du unterstützt die Producerteams innerhalb der Projekte, mit organisatorischen Aufgaben und bei Abrechnungen & Dokumentation.

Was du mitbringst

• Organisationstalent: Du hast ein gutes Gespür für Abläufe, bist strukturiert und arbeitest zuverlässig – ohne dass dir ständig jemand hinterherrennen muss.
• Hands-on-Mentalität: Du packst mit an, arbeitest lösungsorientiert und hast keine Angst vor Routineaufgaben oder pragmatischen Lösungen.
• Kommunikationsfähigkeit: Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich – mit dem Team, mit Dienstleistern und bei organisatorischen Rückfragen.
• Office-/Admin-Erfahrung: Du hast erste Erfahrung in Assistenz, Projektorganisation oder Office-Management – und weißt, was Backoffice bedeutet.
• Tool-Kompetenz: Du kommst mit Tools wie Google Drive, Notion, Trello oder Ähnlichem gut zurecht – oder lernst sie schnell.
• Eigenverantwortung: Du kannst deine Aufgaben selbst priorisieren und sauber abarbeiten – auch, wenn du zwischendurch allein im Büro bist.
• Interesse an Gamification: Du musst nicht gamen – aber solltest neugierig auf unsere Themenwelt sein und offen für Neues.

Was wir bieten

• Spannende & sinnvolle Projekte: Arbeite an innovativen und abwechslungsreichen Projekten mit namhaften Kunden – vom Konzern bis zur Bildungseinrichtung.
• Flexibles Arbeiten & Teilzeitmodell: Wir bieten viele Freiheiten und finden gemeinsam eine passende Lösung!
• Schnelle Entwicklung: Regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche und zeitnahe Leitung eigener Projekte mit Verantwortung.
• … und ein paar Extras: Monatliche Team-Events, voller Charitea-Kühlschrank und eine Credit Card für den monatlichen steuerfreien Sachbezug.

Das klingt so, als ob wir zusammenpassen könnten? Dann freuen wir uns über deine Bewerbung!