PAUL macht Bestandsgebäude fit für eine klimaneutrale Zukunft. Als Technologieführer der Immobilienwirtschaft verbinden wir mit PAUL Net Zero künstliche Intelligenz, IoT-Hardware und Wärmepumpen zu einem intelligenten System für CO₂-neutrale Wärme. So bringen wir die Wärmewende direkt in den Gebäudebestand – schnell, skalierbar und ohne klassischen Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko für unsere Kunden.
Deine Mission wird es, administrative und operative Themen unserer Projekt- und Serviceorganisation so zu koordinieren, dass unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet werden. Dabei verbindest du Projektkoordination, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.
Klingt nach dir? Dann starte bei uns als
Administrative Unterstützung
• Du bearbeitest Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen und Rechnungserfassung
• Du pflegst Personalakten und erstellst interne Kommunikation und Aushänge
Projekt- & Prozessunterstützung
• Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner und unterstützt beim Reporting
• Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge und Terminschleifen
Personal- & Einsatzkoordination
• Du unterstützt die teamübergreifende Personaleinsatzplanung und koordinierst Ein-/Austritte
• Du verwaltest Monteur-Termine und operative Kalenderstrukturen
Material- & Ressourcensteuerung
• Du unterstützt bei Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien
• Du hältst Lagerbewegungen und Nachbestellungen nach
Fachlicher Hintergrund
• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist uns, was du kannst und mitbringst — typische Wege in diese Rolle sind dennoch: eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du kommst z. B. aus Rollen wie Projektassistenz, Disposition oder Teamassistenz Operations
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder Disposition
Erfahrung & Methoden
• Strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und Priorisierungsgespür
• Kommunikationsstärke und Verbindlichkeit in der Nachverfolgung offener Punkte
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Serviceorientierung im Tagesgeschäft
Tools, Systeme & Sprache
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
• Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• du viele operative Themen gleichzeitig sauber und verbindlich am Laufen hältst
• du mit Lösungsorientierung und Eigenverantwortung eigenständig Lösungen umsetzt
• du Proaktivität zeigst, auch wenn noch nicht jeder Prozess perfekt definiert ist
• du Exzellenz in Qualität und Wirtschaftlichkeit anstrebst
• du für Strukturierung und Skalierbarkeit komplexer Themen sorgst
• Sinnstiftende Tätigkeit mit echtem Impact — direkter Beitrag zur CO₂-Einsparung im Gebäudebestand
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. und 31.12. frei
• Private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss
• Firmenfitness, Firmenevents und Corporate Benefits
• Deutschlandticket
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