ASSISTANT / GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DU SERVICE PROXIMITE

COOP Ivry Habitat recherche :

Au sein du service Proximité, le Gestionnaire de Proximité, contribue à la satisfaction des locataires et à la qualité du service rendu. Dans ce cadre, il/elle assure le suivi des indicateurs d’activité et participe au développement d’une communication de qualité, tant en interne qu’en externe. Acteur clé aux côtés du Responsable Proximité et des Chargés de Proximité, il/elle facilite l’organisation et le bon déroulement des activités.

Missions principales

Accueil téléphonique des locataires, gestionnaires d’immeuble et des entreprises :

• Gestion des appels téléphoniques : Rechercher des éléments de réponse et les transmettre, le cas échéant, auprès des chargés de proximité et/ou autres services

Suivi des indicateurs de gestion du service :

• Centraliser les informations relatives aux indicateurs de suivi,
• Établir et suivre les tableaux de bord correspondants (réclamations, courriers, etc.),
• Suivre périodiquement ces indicateurs et alerter en cas de dysfonctionnement,
• Proposer des améliorations possibles des processus et procédures.

Relation partenariale :

• Prendre en charge la relation avec les prestataires sous contrat forfaitaire (édition des BC, contrôle et validation des factures)
• Assurer le suivi des actions programmées avec ces prestataires.

Communication et relation avec les locataires et partenaires extérieurs :

• Participer à la fluidité de la communication auprès des locataires, en appui aux différents secteurs (affichages, courriers, etc.).

Secrétariat courant et gestion des plannings :

• Réaliser les tâches courantes de secrétariat (gestion des tableaux de bord, rédaction de courriers, archivage, etc.).
• Mettre à jour le planning des gestionnaires d’immeuble et assurer l’organisation des remplacements (vacances, congés, maladie) en collaboration avec le responsable de service, les chargés de proximité et le service ressources humaines

Participation à des projets transversaux :

• Participer aux réunions transversales relatives à son périmètre d’activités,
• Contribuer à l’élaboration et à l’analyse des marchés du service,
• Soutenir ponctuellement l’équipe dans l’utilisation des outils informatiques.

Titulaire d'un diplôme de niveau bac ou bac+2.
Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'équipe et d'initiative
Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, réactivité
Qualités relationnelles
Bonne syntaxe
Maîtrise de l'outil informatique (Word & Excel et power point)
Maîtrise du logiciel PIH (IMMOWARE)

- mutuelle d'entreprise

- titres restaurant

- CSE (oeuvres sociales)

- télétravail envisageable (1 jour/semaine)